Microsoft 365: 5 redenen voor het MKB om het niet te kiezen in 2020

Is Microsoft 365 de juiste cloudoplossing voor mijn organisatie? Deze vraag krijg ik geregeld van mkb-bedrijven. Gaat u op internet zoeken, dan struikelt u over de geweldige voordelen van Microsoft 365, voorheen Office 365. Maar zitten er ook nadelen aan? 

In dit blog geven we u 5 redenen waarom het voor uw organisatie wellicht niet verstandig is om te gaan werken in de cloud met Microsoft 365.

Het is goed om te weten dat er verschillende abonnementsvormen van Microsoft 365 zijn. De meest gekozen abonnementsvorm onder onze MKB klanten is Microsoft 365 business. Deze blog baseer ik op de ervaringen daarmee. Overigens heette het eerst Office 365, dus als u zich afvraagt wat het verschil is: dat is er niet.

1. Het is geen totaalpakket

Als u Microsoft 365 afneemt, neemt u een aantal diensten en services af. Denk aan: Word, Excel, Outlook, Teams, OneDrive en SharePoint. Bij Word, Excel en Outlook betreft dat als het ware een licentie voor de software. De software gebruikt u doorgaans lokaal, dus op uw computer of laptop. U moet het zelf installeren. Nu is dat voor uw thuiscomputer niet zo ingewikkeld, maar voor bedrijfsmatig gebruik ligt dat wat anders. Dan vraagt het om tijd en expertise om het goed en professioneel te installeren, te updaten en in te richten voor de hele organisatie. Daarbij komt ook de veiligheid om de hoek kijken. Het is dus niet zo dat de hele IT van uw bedrijf op orde is, wanneer u Microsoft 365 afneemt. We merken dat managers nog wel eens de kosten van een Microsoft 365 account vergelijken met die van een online werkplek. Lees hier over de 5 verschillen tussen Microsoft 365 en Citrix Cloud werkplek.

2. Traagheid van data

Wat medewerkers vaak gewend zijn, is om via  de verkenner door mappen heen te bladeren en zonder enige vertraging een document te openen. Dat kan met name als de data op een eigen server staat. Deelt u echter de bestanden via OneDrive en SharePoint dan werkt dat anders. Klikt u dan een bestand open, dan wordt  de data eerst gedownload. De data staat namelijk in de cloud, op een externe server. Het downloaden  kost niet veel tijd, maar wanneer  u veel met zulke documenten werkt is telkens een paar seconden toch storend. En met grote bestanden, zoals grote tekeningen en afbeeldingen, kan het nog wat langer duren.

Wilt u lezen alles lezen over de cloud voor uw bedrijf? In het e-book worden de voordelen en de nadelen besproken van de cloud. 

3. Een andere manier van werken

U kunt ook online werken in SharePoint. U werkt dan volledig webbased en slaat lokaal niets op. Navigeren gaat ook via de browser en niet meer via de verkenner van uw computer. Vooral aan het begin kan deze manier van werken voor irritaties en frustraties zorgen bij medewerkers. Het is immers niet zoals ze gewend zijn. Een andere manier van werken stuit vaak op wat weerstand.

4. Synchonisatieproblemen met OneDrive

Een andere mogelijkheid is om bestanden te synchroniseren met OneDrive, zodat ze lokaal op uw computer staan. U kunt deze bestanden zonder vertraging openen. Tenminste, als u OneDrive niet met teveel mensen gebruikt. Werkt u met meer dan 50 collega’s en gebruiken jullie veel verschillende documenten dan ontstaat er veel download- en uploadverkeer. Ook dat kan er voor zorgen dat het langer duurt. De ene collega zegt dan dat het document klaarstaat, maar bij de andere collega is het nog niet zichtbaar. Microsoft werkt aan deze techniek en het verbetert steeds, maar het gaat nog niet perfect. Uw internetsnelheid heeft daar ook invloed op.

Het komt helaas ook voor dat de synchronisatie kuren vertoont. Daardoor zijn bepaalde mappen of bestanden niet meer zichtbaar op de computer. Door middel van herinstallatie van OneDrive of een fix van Microsoft is dit gelukkig te herstellen.

5. Afhankelijkheid van Microsoft

Het Microsoft 365 platform is van Microsoft. Daarom bent u bij calamiteiten ook van hen afhankelijk. Is er een probleem, dan sluit u achteraan in de rij. Dat komt vaak voor bij een organisatie van dat formaat.

Als Microsoft partner hebben wij directe toegang tot hulp, maar ook wij  wachten soms een paar uur. Dat “wachten” kostte een klant onlangs een halve dag aan werktijd voor 29 medewerkers. Het duurde namelijk 3 uur, voordat we bij Microsoft de juiste persoon aan de lijn hadden. Terwijl we het probleem op onze eigen servers in 5 minuten hadden kunnen oplossen.

Nu beweren we niet dat er dagelijks problemen zijn met Microsoft, integendeel. Maar het is wel goed om te beseffen dat de beheersing van probleem afhandeling voor een deel buiten uw eigen controle ligt.

Wat telt voor u?

Hoe pakken de voor- en nadelen van Microsoft 365 voor uw bedrijf uit? Allereerst is het belangrijk waar u Microsoft 365 mee vergelijkt! Ten tweede is uw huidige werkwijze van belang. Ook de grootte van uw organisatie speelt een rol. En als laatste telt mee met welke bedrijfsspecifieke software u werkt. Misschien wilt u wel gebruikmaken van bepaalde Microsoft software, maar is het beter om het te integreren in een online werkplek.

Of Office 365 geschikt is voor uw organisatie is afhankelijk van verschillende factoren. Met onze cloud scan brengen wij in kaart wat de mogelijkheden voor uw organisatie zijn en welke stappen u het beste kunt nemen.