Maakt SaaS uw eigen server overbodig?

Steeds meer software voor accountants wordt als SaaS aangeboden. Dat maakt het voor u mogelijk om uw kantoor vrijwel volledig op SaaS applicaties te draaien. Het lijkt er daarom op dat een eigen server en werkplekbeheer niet langer nodig zijn. U heeft alles immers veilig in de cloud staan. Maar is dat echt zo?

1. Wat is SaaS?
2. Kan een accountantskantoor veilig werken met Saas?
3. Welke risico’s hangen er aan SaaS software?
4. Beveiligd u de kluis of het huis?
5. Veiligheid centraal regelen met een cloudwerkplek
6. Met uw kantoor in de cloud

Wat is SaaS?

SaaS staat voor: Software as a Service. Het is software die als een online dienst wordt aangeboden. De applicatie staat op de servers van de leverancier en is toegankelijk via internet. U wordt geen eigenaar van het softwarepakket, maar betaalt voor het gebruik ervan. Vaak wordt SaaS als abonnement aangeboden en verrekent per maand en per gebruiker. De SaaS leverancier neemt de installatie, het onderhoud, de doorontwikkeling en de beveiliging voor u uit handen.

Kan een accountantskantoor veilig werken met SaaS?

Alle SaaS leveranciers garanderen de veiligheid van uw gegevens. En toch zijn er een aantal veiligheidsrisico’s die makkelijk over het hoofd worden gezien bij het gebruik van SaaS applicaties. Elke applicatie heeft namelijk zijn eigen cloud, waardoor er een multi-cloud ontstaat. Dat betekent voor u dat het beheer versnipperd raakt en u minder controle hierover heeft.

Welke risico’s hangen er aan SaaS software?

1. Decentraal wachtwoordbeheer

Een accountantskantoor gebruikt al gauw 10 tot 20 verschillende applicaties. Dat betekent dus dat iedere medewerker evenveel verschillende logins heeft en al deze wachtwoorden moet onthouden. Dat is niet alleen onhandig, het is ook nog eens onveilig. Medewerkers kiezen al snel voor makkelijke wachtwoorden, gebruiken overal hetzelfde wachtwoord, of schrijven het ergens op. Niet bepaald de manier waarop u de gegevens van uw klanten wilt beschermen, toch?

2. Decentraal toegangsbeheer

Onder controle hebben wie, waar en wanneer toegang heeft tot de gegevens valt niet mee wanneer het beheer versnipperd raakt over zoveel applicaties. Dan raakt het overzicht al snel zoek en bovendien is het veel werk om dit allemaal te monitoren. Het klinkt natuurlijk mooi om altijd en overal in te kunnen loggen, maar geen controle hebben over de veiligheid van alle laptops, tablets en telefoons waarop uw medewerkers kunnen werken is niet gewenst. Bijvoorbeeld nog even in het weekend iets doen voor een klant op een thuiscomputer, kan al gemakkelijk leiden tot een datalek. Nog een tijdrovende bijkomstigheid: wanneer een medewerker uit dienst treedt, moet bij alle applicaties de toegang handmatig ontzegd worden.

3. Decentralisatie van uw data

Versiebeheer is lastig, al helemaal wanneer er documenten in verschillende applicaties staan en ook nog lokaal worden opgeslagen. Waar wordt de data uit een SaaS applicatie eigenlijk opgeslagen? Neem bijvoorbeeld een PDF van een jaarverslag. Slaat een medewerker die op zijn computer op, voordat hij hem naar de klant verstuurd? Hij heeft de meest recente versie? Het is bijna onmogelijk om te voorkomen dat er op deze manier data op onbeveiligde devices terechtkomt en onjuiste documenten worden gedeeld.

Beveiligt u de kluis of het huis?

SaaS applicaties garanderen de veiligheid van hun software, maar niet van uw eigen device. Het is vergelijkbaar met verschillende kluizen in uw huis zetten, maar uw huis zelf niet beveiligen. Zodra er iets uit de kluis gaat, bent u kwetsbaar. Denk maar eens aan het downloaden van een bestand op een computer, of het versturen van gegevens per e-mail. Bovendien zijn al die verschillende kluizen met allemaal hun eigen wachtwoorden en instellingen vreselijk inefficiënt. Kortom: u bent veiligheid decentraal aan het regelen, terwijl het ook centraal kan.

Veiligheid centraal regelen met een cloudwerkplek

Met een cloudwerkplek regelt u de digitale veiligheid van uw accountantskantoor centraal. Een andere term voor de cloudwerkplek is DaaS: Desktop as a Service. U kunt nog steeds gebruik maken van SaaS applicaties, maar deze komen allemaal in de virtuele werkplek te staan. De virtuele werkplek is als het ware het huis dat u beveiligt. Ongeacht op welke laptop, tablet of telefoon de werkplek benaderd wordt, de veiligheidsmaatregelen blijven van kracht. En dat zonder een eigen server of andere apparatuur op uw locatie.

Laten we nog een keer kijken naar het wachtwoordbeheer, het toegangsbeheer en de centralisatie van data. Maar dan met het gebruik van de Hupra Online werkplek.

1. Centraal wachtwoordbeheer

Bij de online werkplek hoeft elke medewerker maar één keer in te loggen dankzij een Single Sign On. Hij heeft dan toegang tot alle e-mail, data en de applicaties die in de werkplek geïnstalleerd zijn. De veiligheid van Single Sign On wordt gewaarborgd door two-factor authentication (2FA). Naast het invoeren van het wachtwoord, bevestigt de medewerker zijn identiteit ook via een app op zijn smartphone. Het is een extra handeling die de veiligheid verhoogt. Aangezien deze methode tegenwoordig heel gebruikelijk is, is het extra fijn om dat niet voor elke applicatie apart te hoeven doen. Een Single Sign On maakt het wachtwoordbeheer dus zo veilig mogelijk voor u én zo makkelijk mogelijk voor uw medewerkers.

2. Centraal toegangsbeheer

Binnen de Hupra Online werkplek is het eenvoudig om medewerkers toegang te geven of juist toegang te ontzeggen. Dat regelt u namelijk in één keer. Treedt een medewerker uit dienst, dan sluit u de cloudwerkplek simpelweg af.

3. Centralisatie van uw data

De Hupra Online werkplek laat alle applicaties naadloos op elkaar aansluiten. De applicaties werken met elkaar samen en specifieke applicaties voor uw bedrijf kunnen eenvoudig
geïntegreerd worden. Het grote voordeel: het maakt het voor u makkelijker om de bestaande werkprocessen in uw accountantskantoor beter te organiseren en te monitoren. Alle documenten worden op één centrale plek opgeslagen en dankzij versiebeheer ziet u altijd wat de laatste versie van het bestand is. Bestanden kunt u eenvoudig delen, ook met uw klanten, door het gebruik van deelbare links. Het heen en weer mailen van bestanden is vanaf nu verleden tijd. Wij horen een zucht van opluchting. 

Met uw kantoor in de cloud

Hupra ICT kent de accountancy branche door en door en heeft jarenlange ervaring met specifieke applicaties voor accountants. Eén van de veelgevraagde oplossingen is onze accountancy cloud. Wij brengen daar alle SaaS-, mobiele en gevirtualiseerde applicaties en bestanden samen in een centraal beheerde werkomgeving, toegespitst op de accountant van nu.

Wilt u weten wat de ervaringen zijn van andere accountantskantoren? Lees dit artikel. Hierin worden ervaringen gedeeld die u wellicht inspireren om uw accountancykantoor naar een hoger niveau te tillen. 

Wilt u verder doorspreken over de accountancy cloud? Vraag  hier een gratis en vrijblijvend adviesgesprek aan! Wij nemen graag uw ICT zorgen uit handen.