On-premises versus private cloud. Wie rekent zich rijk?

Als accountant wil je IT-beheer niet alleen super betrouwbaar geregeld hebben, maar ook kosteneffectief. Wat is dan beter: de cloud of eigen serverbeheer?

Als wij, voor u álle kosten inzichtelijk maken, komt de cloud er waarschijnlijker gunstiger uit. 

Voor een accountant zijn twee dingen ontzettend belangrijk in de beeldvorming naar klanten. Vertrouwen en een juiste verhouding tussen prijs en kwaliteit. Daar waar het gaat om discretie, privacy en veiligheid van zijn gegevens wil de klant blind op de accountant kunnen vertrouwen. En de klant rekent erop dat de accountant altijd probeert om voor zo min mogelijk geld het beste resultaat te halen. Die twee zaken vragen nogal wat van de bedrijfsvoering in een accountantskantoor.

In dit blog zetten we de verschillen in kosten van een server op locatie en een private cloudoplossing voor u op een rijtje. Hiermee kunt u dan zelf het rekensommetje maken.

Natuurlijk gaan we u als accountant niet voorrekenen wat iets kost. Dat kunt u zelf immers veel beter. Wat we als ICT-specialist wel kunnen, is inzicht bieden in de kostenposten, zodat u zich niet per ongeluk rijk rekent en later voor vervelende verrassingen komt te staan. De waarde van veiligheid, risico’s en zorg tellen vanzelfsprekend ook mee. Als u daar meer over wilt weten, verwijzen we u naar het whitepaper dat u gratis kunt downloaden.

Kosten in de praktijk

Wat we vaak in de praktijk tegenkomen, is dat de abonnementskosten van werken in de cloud wordt afgezet tegen de afschrijvingskosten van een server. In de ICT schrijven we gemiddeld genomen een server in vijf jaar af, dus wordt het aanschafbedrag door 5 x 12 = 60 maanden gedeeld. Als we dat bedrag weer delen door het aantal medewerkers, hebben we het bedrag dat we kunnen afzetten tegen de fixed fee per gebruiker per maand voor een cloudoplossing. Dat klinkt allemaal heel logisch, maar in dit staatje wordt een aantal kostenposten, zoals migratie, licentiekosten en onderhoud vergeten.

Kosten van migratie en onderhoud

De eerste kostenpost is de migratie van server naar server. Als u elke vijf jaar van server verandert, kost dat elke keer tijd en expertise. Wanneer u kiest voor de cloud, dan is dat éénmalig. Daarna gaat elke update en upgrade vanzelf en is dat in de vaste prijs, de zogenaamde fee opgenomen. De tweede post is het onderhoudscontract. Een vaste server heeft onderhoud nodig, wat u waarschijnlijk uitbesteedt. We hebben het dan bijvoorbeeld over het uitvoeren van updates en het onderhouden van back-ups. Dit onderhoudscontract zit bij server in de cloud inbegrepen.

Kosten van support en back-up

Heeft u een servicecontract voor extra support of rekent u dat af op basis van uren? Feit is dat een server op locatie storingen kan geven of dat gebruikers extra ondersteuning nodig hebben. Bij een private cloud abonnement, waarbij alle infrastructuur exclusief voor u is ingericht, is die service ook bij de fee inbegrepen. En hoe zit dat met de recoverytijd als uw systeem uitvalt? Natuurlijk heeft u allerlei vormen van back-up georganiseerd, maar de vraag is hoe lang het duurt voordat alle data weer beschikbaar is en iedereen aan het werk kan. Als u in de cloud werkt is de kans op uitvallen van het systeem klein. Daarin zijn zoveel zekerheden ingebouwd. Het ergst wat er kan gebeuren, is dat het internet uitvalt. Gelukkig kunnen we dan terugvallen op een 4G of andere back-up internetverbinding.

Kosten van licenties en… stroom

Heeft u het besturingssysteem van uw kantoorautomatisering op abonnementsbasis of als licentie aangeschaft? Vergeet u niet ook die kosten mee te nemen in uw rekensom. Bij een private cloudservice zijn ook die kosten al verwerkt in de fixed fee per maand en u heeft de garantie dat u altijd werkt met de meest recente –lees meest veilige- versie. Updates worden voor u gedaan; daar heeft u geen omkijken meer naar. En weet u eigenlijk hoeveel stroom uw server gebruikt? Elke keer als we met een klant aan tafel zitten en die vraag stellen, krijgen we als antwoord dat het waarschijnlijk om enkele tientjes zal gaan. Schrikt u niet… een reguliere server voor een kantoor met 25 medewerkers verbruikt jaarlijks zo’n € 500,- aan energie. En dat is nog exclusief verkoelen (airco) van de ruimte, dat kan deze kosten zelfs verdubbelen.

Hulp bij een goed vergelijk

Natuurlijk zijn het niet alleen de kosten die doorslaggevend zijn in de keuze tussen on premise en de private cloud. Vandaar dat we graag met u aan tafel gaan om alle aspecten goed op een rijtje te krijgen. Maak vandaag daarom nog een afspraak met uw persoonlijke adviseur. Wilt u alvast meer weten over de verschillen en de mogelijkheden? Download dan ons vergelijkingsdocument.