Vergelijking: Met welke oplossing kunt u gegevens veilig e-mailen?

Gegevens die accountants via de e-mail versturen moeten wel beveiligd zijn. De standaardmailprogramma’s schieten daarin te kort. Wij vergelijken 3 oplossingen voor veilig mailen: zivver, filecap en sharefile.

Wanneer is e-mailen nu echt veilig?

Drie belangrijke oorzaken van een datalek zijn:

• E-mailboxen die gehackt worden.

• Onveilige verbindingen waardoor berichten onderschept worden.

• Berichten die per ongeluk naar de verkeerde persoon verstuurd worden.

Deze datalekken kunt u niet voorkomen met alleen versleuteld e-mailverkeer. Onderschepping blijft vrij gemakkelijk. In de eerste helft van 2019 ontving de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) 11.906 meldingen van datalekken. Datalekken leiden tot een vertrouwensbreuk met uw klant en in het uiterste geval tot een boete van de privacywaakhond. Om wel aan de huidige veiligheidseisen (waaronder de AVG-wetgeving) te voldoen, moet u twee-factor authenticatie inzetten. De gebruikelijke mailprogramma’s, zoals Microsoft Outlook, hebben deze mogelijkheid echter niet.

De oplossing voor veilig mailen

Gelukkig zijn er een aantal goede softwareoplossingen die wél werken met  uw vertrouwde mailprogramma. Zo blijft u mailen zoals u gewend bent. Met software als Zivver, Sharefile en FileCap kiest u duidelijk voor een veilige verzending. Het bericht zelf of alleen de bijlage wordt dan versleuteld en beveiligd verzonden. U stelt zelf in dat alle berichten vanuit uw kantoor veilig verzonden worden of dat medewerkers de keuze per bericht maken. De ontvanger krijgt vervolgens een link en seperaat een wachtwoord.Als de mail in verkeerde handen valt, kan de ontvanger het bericht en de gegevens nog niet lezen.

Drie veelgebruikte softwareoplossingen voor veilig mailen

Voor u zoomen we in op drie softwareoplossingen die geschikt zijn voor een accountantskantoor en bespreken de overeenkomsten en verschillen.

1. Zivver is misschien wel de bekendste oplossing. Deze Nederlandse startup, in 2015 opgericht, richt zich volledig op veilig e-mailen.
2. FileCap is van Contec, een IT leverancier in de Benelux. Net als Zivver is FileCap volledig gericht op veilig e-mailen.
3. Citrix ShareFile is in bredere zin gericht op veilig databeheer en biedt een breed scala aan mogelijkheden, waaronder ook een module voor veilig e-mailen.

Wat zijn de belangrijkste verschillen?

Met Zivver, FileCap en ShareFile voldoet u aan de huidige veiligheidseisen. Ook functioneel kan een accountantskantoor met alle drie uit de voeten. Natuurlijk zijn er verschillen in bijvoorbeeld de grootte van bestanden die verzonden kunnen worden. Maar in alle gevallen liggen de waardes zo hoog dat een accountantskantoor er prima  mee kan werken. Er zijn wel relevante verschillen tussen deze 3 hulpprogramma’s voor veilig e-mailen. En wel de volgende drie:  

1.    Alleen veilig e-mailen of meer functionaliteiten?

Zivver en FileCap bieden alleen functionaliteiten voor veilig e-mailen. ShareFile biedt veel meer functionaliteiten, gericht op veilig databeheer in brede zin. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld gezamenlijk aan bestanden werken in een beveiligde map, waar bestanden versleuteld zijn opgeslagen. Handig wanneer u samenwerkt met iemand buiten uw eigen organisatie of als u met een klant bestanden wilt uitwisselen. En wilt u op locatie gegevens presenteren? Dan biedt ShareFile een veilige oplossing door data beschikbaar te maken op willekeurige devices, zonder dat er gegevens lokaal worden opgeslagen. De keerzijde van het brede aanbod van ShareFile is dan ook het bijbehorende prijskaartje. Kiest u alleen voor  de module voor veilig e-mailen, dan bent u  bij ShareFile duurder uit dan in vergelijking met  Zivver en FileCap.

2.    Externe hosting of uw eigen cloud?

Bij FileCap en ShareFile heeft u de keuze; host u de gegevens in uw eigen cloud of extern? Bij Zivver is alleen externe hosting beschikbaar, oftewel: uw data staat bij Zivver. Uiteraard ligt hun beveiliging op een hoog niveau en voldoet aan alle voor nu gestelde veiligheidseisen. Concreet houdt het in, dat het beheer buiten uw controle ligt.

Vooroplopen in de ontwikkelingen

Wat innovatie betreft loopt Zivver voorop. Kiest u voor Zivver, dan profiteert u dus van een continue doorontwikkeling van de dienst. Zo is Zivver verder in de ontwikkeling van tekstherkenning, waarmee bepaald kan worden of een bericht beveiligd verzonden moet worden. Tevens  hadden ze als eerste de optie om per sms een code naar de ontvanger te sturen. FileCap heeft dat inmiddels (nov’19) ook. Zivver is vaak de eerste met nieuwe ontwikkelingen.

Wat is de beste oplossing voor uw accountantskantoor?

Wilt u niet alleen veilig e-mailen maar ook de veiligheid van uw data breder instellen? Dan is ShareFile een aantrekkelijke keuze.

Wilt u alleen een oplossing voor veilig e-mailen? Dan zijn vanuit het kostenoogpunt Zivver en FileCap een goede keuze. De continue doorontwikkeling van Zivver is een duidelijk pluspunt. De mogelijkheid om uw eigen cloud te gebruiken is een pluspunt van FileCap. 

Is er een totaalpakket voor accountants?

Alle 3 de oplossingen voor veilig mailen passen in de Hupracloud voor acccountants. Met dit totaalpakket kunt u alle kanten op: veilig mailen, veilige opslag, overal beschikbaar op elk device. In de praktijk werken we veel met ShareFile vanwege het brede pakket aan oplossingen voor dataveiligheid. Het mooie van de Hupracloud voor accountants is dat wij, voor u, alle benodigde & gewenste veiligheidsmaatregelen kunnen integreren, terwijl gebruikers hun vertrouwde beeldscherm en programma’s behouden. U blijft gewoon Outlook gebruiken maar mailt wel veilig.