Waarom Citrix ShareFile beter is dan Dropbox, Google Drive en OneDrive

In veel werkplekken is het versturen van bestanden met personen buiten het bedrijf mogelijk door gebruik te maken van e-mail. Het versturen van een grote bijlage per mail is echter vaak niet mogelijk door een beperking in de grootte van de bijlage, doorgaans 10 of 20MB. Een oplossing kan zijn de te delen bestanden uploaden naar een cloud filesharing dienst en de hyperlink van deze bestanden per mail versturen naar de betreffende persoon.

De bestanden die u uploadt naar de cloud, die worden ergens opgeslagen. Maar u weet niet waar dat is, u weet niet eens in welk land uw gegevens worden opgeslagen en welke (privacy)wetgeving hierop van toepassing is. Als het vertrouwelijke bestanden betreft is cruciaal om te weten waar uw data is opgeslagen, zeker in de financiële sector en als u zaken doet met overheidsinstanties. Als het kleine vertrouwelijke bestanden betreft denkt u misschien, ik gebruik geen clouddienst maar stuur de bestanden gewoon als bijlage in de email, dan hoef ik de vertrouwelijke bestanden niet te uploaden naar een clouddienst. Echter heeft ook dit een beveiligingsrisico.

Zakelijke bestanden op uw mobiel

Met de opkomst van smartphones en tablets ontvangen veel mensen de zakelijke email ook op deze apparaten, inclusief de vertrouwelijke bijlages. Als u even snel de bijlage op uw smartphone bekijkt, wordt deze eerst opgeslagen op uw telefoon. Dit opgeslagen bestand blijft echter op de telefoon staan, ook als u de email sluit of zou verwijderen. In sommige gevallen worden de bijlages door een telefoon zelfs automatisch opgeslagen, ook als u de betreffende email niet opent.

Uit onderzoek van cloud-veiligheid bedrijf SkyHigh blijkt dat van alle bedrijfsgevoelige informatie die wordt geüpload via de cloud, 39 procent verwant is aan cloud filesharing diensten. Veel van deze diensten zoals Dropbox, OneDrive for Business en Google Drive bieden de mogelijkheden voor het delen van bestanden, echter worden de te delen bestanden opgeslagen op servers van deze diensten. Dit betekent dat uw gevoelige bedrijfsinformatie buiten uw bedrijf wordt opgeslagen op publiek toegankelijke locaties, wat als een datalek kan worden gezien.

Citrix ShareFile

Met ShareFile heeft Citrix een product ontwikkeld dat een oplossing biedt voor al deze problemen. Net als Dropbox, OneDrive for Business en Google Drive kan ShareFile bestanden delen door een hyperlink in de email te plakken. Echter heeft Citrix ShareFile een aantal belangrijke pluspunten ten opzichte van Dropbox, OneDrive for Business en Google Drive:

1. Opslaglocatie

In tegenstelling tot de andere cloud diensten die in deze blog zijn genoemd kunnen bedrijven en (cloud)leveranciers zoals Hupra met Citrix ShareFile een enterprise kwaliteit filesharing oplossing aanbieden op een eigen opslaglocatie. Zo heeft u altijd grip op uw gedeelde bedrijfsdata en is het altijd duidelijk op welke locatie uw bedrijfsdata is opgeslagen.

2. Beveiliging

ShareFile maakt gebruik van de nieuwste beveiligingstechnieken om uw bestanden te beschermen, zo worden gedeelde bestanden bijvoorbeeld met encryptie en wachtwoord beveiligd. Ook is het mogelijk om bestanden op een veilige manier middels smartphone of tablet te bekijken en bewerken. Dit kan ook met andere clouddiensten echter blijft uw bedrijf met ShareFile volledig in controle over de gedeelde data doordat het mogelijk is om alle bedrijfsgegevens op afstand van deze mobiele apparaten te wissen mocht een apparaat kwijt raken of gestolen zijn.

Een ander verschil is dat ShareFile de mogelijkheid heeft om uw bedrijfsdata met encryptie op te slaan op uw telefoon, tablet of computer waardoor derden nooit ongeoorloofd toegang kunnen krijgen tot uw bedrijfsdata. Ook is het mogelijk om vooraf restricties voor mobiele apparaten in te stellen zoals het automatisch blokkeren van apparaten waarvan de systeemsoftware is aangepast of gehackt. Veiligheid is bij de ontwikkeling van ShareFile het belangrijkste criterium geweest. Een aantal van de veiligheidsfuncties heeft u net kunnen lezen, wanneer u meer informatie over de veiligheidsfuncties van ShareFile wenst kunt u altijd contact met mij opnemen.

Bent u ook benieuwd naar de mogelijkheden van ShareFile voor uw organisatie?
Download ons gratis whitepaper over het verbeteren van uw bestandsbeheer met Citrix ShareFile.

3. Grote bestanden

Clouddiensten als Dropbox en OneDrive for Business hebben vaak een limiet als het gaat om de bestandsgrootte die gedeeld kan worden. De hoogte van dit limiet is vaak afhankelijk van het abonnement dat u bij deze clouddiensten afsluit. In tegenstelling tot de eerder genoemde diensten is het met ShareFile mogelijk om bestanden te delen die tot wel 100GB groot zijn!

4. Integratie in bestaande (cloud)werkplek

Doordat de data van ShareFile op een eigen gekozen locatie kan worden opgeslagen is het mogelijk om de dienst te integreren binnen bestaande werkplekken zoals de Citrix cloud werkplek van Hupra. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om uw bestanden welke zijn opgeslagen binnen de cloud werkplek op een veilige manier te benaderen op uw mobiele apparaat of externe computer zonder dat deze bestanden naar een USB stick of publieke cloud dienst hoeven te worden gekopieerd. Dit heeft ook het functionele voordeel dat u nooit meerdere versies van hetzelfde bestand in gebruik heeft, u heeft tenslotte beveiligd toegang tot de originele bestanden, waar u ook bent.

5. Support

U heeft een vraag of probleem met het gebruik van een publieke clouddienst zoals Dropbox of Google Drive, wat doet u dan? Het is altijd prettig om telefonisch contact op te kunnen nemen bij vragen of problemen. Dit is bij Dropbox, OneDrive for Business en Google Drive beperkt mogelijk in het geval van betaalde abonnementen en deze support is dan vaak in het Engels. In tegenstelling tot de eerder genoemde clouddiensten is Hupra gewoon telefonisch te bereiken om uw vragen over het gebruik van Citrix ShareFile te beantwoorden.

6. Productiviteit

Met ShareFile stelt u uw werknemers in staat om op een veilige manier toegang te krijgen tot gegevens, gesynchroniseerd tussen alle apparaten, en helpt u de productiviteit en samenwerking te verbeteren door een oplossing aan te bieden voor het veilig delen van bestanden met externe personen.  

Met de ShareFile Outlook plugin kunt u rechtstreeks vanuit Outlook met een enkele klik bestanden delen. Een andere functie van deze Oulook integratie de mogelijkheid om vanuit de “Verzonden items” in Outlook gedeelde bestanden op te heffen waardoor de ontvanger geen toegang meer heeft tot het gedeelde document. Zo blijft u altijd grip houden op de gedeelde bedrijfsdocumenten.

Bent u ook benieuwd naar de mogelijkheden van ShareFile voor uw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op of download ons gratis whitepaper over het verbeteren van uw bestandsbeheer met Citrix ShareFile.