Cloudportaal
Stuur een WhatsApp bericht
Plan een adviesgesprek
Automatisering & AI
Adoptie & change
Een nieuwe AI-oplossing beschikbaar maken is één ding. Zorgen dat medewerkers ermee gaan werken is iets anders. Met adoptie & change helpt Hupra medewerkers begrijpen wat nieuwe AI- en automatiseringsmogelijkheden voor hun werk betekenen, hoe ze die verantwoord gebruiken en waar bestaande werkwijzen moeten veranderen.
.png)
Wanneer is dit relevant voor jouw organisatie?
Microsoft 365 Copilot is beschikbaar, maar een deel van de medewerkers gebruikt het nauwelijks. Anderen experimenteren volop, terwijl collega's niet goed weten wat ze ermee mogen. Of er is een nieuwe AI-toepassing geïntroduceerd, maar iedereen blijft werken zoals daarvoor. Dat zijn herkenbare signalen dat techniek alleen niet genoeg is.
Nieuwe technologie roept namelijk praktische vragen op. Wat heb ik hier in mijn functie aan? Wanneer gebruik ik AI wel en wanneer niet? Welke informatie mag ik invoeren? Kan ik het resultaat vertrouwen? En wat verandert er eigenlijk in mijn dagelijkse werk? Adoptie & change is relevant wanneer je wilt voorkomen dat een nieuwe toepassing technisch beschikbaar is, maar in de praktijk onvoldoende of ondoordacht wordt gebruikt.
Wat verandert er in de praktijk?
Medewerkers krijgen meer houvast bij het gebruik van nieuwe technologie. Dat betekent niet dat iedereen AI op precies dezelfde manier moet gebruiken. Een medewerker op finance heeft andere werkzaamheden dan iemand in sales, HR of operations. Het gaat erom dat mensen begrijpen waar de technologie hen kan ondersteunen en welke afspraken daarbij gelden.
Daardoor kunnen toepassingen onderdeel worden van het dagelijkse werk in plaats van iets waar alleen een kleine groep enthousiastelingen mee experimenteert. Tegelijk wordt zichtbaar waar gebruik vastloopt. Soms ontbreekt kennis. Soms zijn afspraken niet duidelijk. En soms past een toepassing simpelweg nog niet goed bij de manier waarop een team werkt.
Wat Hupra voor je doet
Hupra kijkt naar de stap tussen technologie beschikbaar maken en technologie daadwerkelijk gebruiken. Daarbij kijken we naar de medewerkers die ermee gaan werken, hun dagelijkse werkzaamheden en de vragen die bij het gebruik ontstaan. Welke mogelijkheden zijn relevant voor hun werk? Waar zit onzekerheid? Welke kennis ontbreekt? En welke afspraken moeten voor iedereen duidelijk zijn?
Afhankelijk van de situatie kan ondersteuning bijvoorbeeld bestaan uit training, begeleiding en praktische aandacht voor het werken met Copilot of andere AI-toepassingen. Welke vorm passend is, hangt af van de technologie, de gebruikers en wat je organisatie ermee wil bereiken. We houden daarbij ook rekening met de omgeving achter de toepassing. Toegang, data, security en bestaande richtlijnen hebben immers invloed op wat medewerkers kunnen en mogen doen.
Waar staat jouw organisatie nu?
Breng je basis op orde.
Krijg inzicht in processen, systemen en afhankelijkheden.
Cornel van Westen
Directeur
-88.jpg)
Hoe werkt de aanpak?
Verandering begint bij wat medewerkers op een gewone werkdag tegenkomen. Daarom kijken we naar herkenbare werkzaamheden en situaties. Een medewerker maakt bijvoorbeeld regelmatig samenvattingen van documenten, bereidt klantgesprekken voor of zoekt informatie verspreid over verschillende bestanden. Dan wordt concreet waar AI mogelijk kan ondersteunen en welke nieuwe werkwijze daarbij past.
Vervolgens kijken we naar wat medewerkers nodig hebben om daar verantwoord mee te werken. Dat kan kennis zijn over de mogelijkheden, maar ook duidelijkheid over privacy, informatiegebruik, controle van resultaten of interne afspraken. Daarbij houden we rekening met verschillen tussen teams en functies. Niet iedere medewerker heeft dezelfde toepassing nodig en niet iedere verandering vraagt dezelfde begeleiding.
-83.jpg)
Voor management
Een licentie of nieuwe toepassing zegt weinig over wat er uiteindelijk in de organisatie verandert. Voor management is daarom vooral interessant wat er in het gebruik gebeurt. Wordt de toepassing daadwerkelijk ingezet? Begrijpen medewerkers waarvoor ze haar kunnen gebruiken? Veranderen werkzaamheden op een nuttige manier? En waar blijft ondersteuning nodig?
Ook verwachtingen verdienen aandacht. AI kan medewerkers helpen bij bepaalde werkzaamheden, maar maakt niet ieder proces automatisch sneller of beter. Door gebruik en gewenste verandering met elkaar te verbinden, ontstaat een realistischer beeld van wat nodig is om een investering ook in de praktijk betekenis te geven.
Voor IT
Voor IT brengt de introductie van AI vaak een nieuw soort ondersteuningsvragen met zich mee. Medewerkers willen weten welke toepassingen beschikbaar zijn, waarom bepaalde informatie wel of niet toegankelijk is en wat ze met gegevens mogen doen. Daarnaast kunnen verschillen in identity, rechten en toegang rechtstreeks invloed hebben op wat iemand binnen een AI-toepassing kan gebruiken.
Adoptie raakt daarom ook aan de technische en organisatorische inrichting. Denk aan security, datatoegang, beschikbare functionaliteit, beheer en bestaande richtlijnen. Door die onderwerpen samen met het gebruik te bekijken, voorkom je dat medewerkers iets wordt aangeleerd wat technisch niet beschikbaar, niet wenselijk of niet passend ingericht is.
Waarom Hupra?
Een training kan medewerkers laten zien waar een knop zit. Dat betekent nog niet dat ze weten wanneer ze erop moeten drukken. Hupra kijkt daarom verder dan uitleg over functionaliteit. We verbinden de technologie met dagelijkse werkzaamheden, de mensen die ermee werken en de IT-omgeving waarin dat gebeurt.
Daarbij horen ook de minder zichtbare onderdelen. Welke data kan een toepassing gebruiken? Kloppen de toegangsrechten? Zijn medewerkers zich bewust van wat ze met AI delen? En zijn er afspraken over verantwoord gebruik? Zo behandelen we adoptie niet als het sluitstuk na een technische implementatie, maar als onderdeel van het succesvol inzetten van nieuwe technologie.
Als het vraagstuk breder wordt
Tijdens een adoptietraject kunnen vragen naar boven komen die niet alleen over gebruik gaan. Misschien blijkt dat medewerkers meer duidelijkheid nodig hebben over verantwoord AI-gebruik. Dan kan AI governance en compliance een belangrijker onderwerp worden. Bij Microsoft 365 Copilot kunnen inrichting, data en toegangsrechten verdere aandacht vragen. En wanneer medewerkers kansen zien voor eigen AI-agents of automatiseringen, ontstaat mogelijk een nieuw technisch vraagstuk.
Hupra ICT helpt om die onderwerpen in samenhang te bekijken. Wanneer aanvullende expertise nodig is, kunnen we vanuit TechOne Group kennis betrekken die past bij de situatie.
9/10
Van Veldhuizen Logistiek
"Als Hupra niet flexibel zou zijn, zou het geen goede partner voor ons zijn."
Hupra in beeld
Eerst je IT op orde, dan pas AI
Hoe houd je grip op security en compliance?
Hoe richt je AI-governance goed in?
Hoe bestuur je AI binnen een organisatie?
Veelgestelde vragen
Wat wil je weten over adoptie & change?
Voor wie is adoptie & change relevant?
Adoptie & change is relevant voor organisaties die nieuwe AI- of automatiseringsmogelijkheden introduceren en willen dat medewerkers daar bewust en praktisch mee leren werken.
Het kan ook relevant zijn wanneer technologie al beschikbaar is, maar het gebruik achterblijft, sterk verschilt tussen teams of vragen oproept over wat medewerkers wel en niet mogen doen.
Is adoptie & change hetzelfde als een training?
Niet helemaal. Training kan onderdeel zijn van adoptie, maar alleen uitleg geven over functionaliteit is vaak niet voldoende.
Bij adoptie kijken we ook naar dagelijkse werkzaamheden, verschillen tussen gebruikers, interne afspraken en mogelijke drempels bij het gebruik. Welke ondersteuning nodig is, hangt af van de situatie.
Kan adoptie & change worden ingezet voor Microsoft 365 Copilot?
Ja, adoptie kan relevant zijn bij de introductie en het verdere gebruik van Microsoft 365 Copilot.
Daarbij kan aandacht worden besteed aan wat medewerkers ermee kunnen doen, hoe zij de mogelijkheden toepassen in hun eigen werk en welke afspraken belangrijk zijn voor verantwoord gebruik.
Moet IT betrokken zijn bij adoptie?
IT hoeft niet iedere verandering in het dagelijkse werk te begeleiden, maar speelt bij AI wel een belangrijke rol.
Toegang, identity, rechten, security en beschikbare data bepalen mede wat een toepassing kan. Door IT tijdig te betrekken, kunnen uitleg aan medewerkers en de technische werkelijkheid beter op elkaar aansluiten.
Wanneer is adoptie geslaagd?
Dat hangt af van wat je met de toepassing wilt bereiken. Veel gebruik is op zichzelf niet automatisch een goed resultaat.
Belangrijker is of medewerkers begrijpen wanneer de toepassing nuttig is, er verantwoord mee omgaan en de technologie helpt bij de werkzaamheden waarvoor deze is ingezet. Welke signalen daarbij relevant zijn, verschilt per organisatie en toepassing.