Whitepaper

Werken in de cloud voor advocatuur

1. Veranderingen in de advocatuur

Er is veel aan de gang in de wereld van de advocatuur. Trends, nieuwe kansen, maar ook nieuwe bedreigingen, volgen elkaar in rap tempo op. Het vakgebied lijkt nooit stil te staan, en dan hebben we het niet eens over de continue veranderingen in wetgeving en jurisprudentie..

In de markt is de concurrentie flink aan het toenemen, van verschillende kanten. We zien buitenlandse kantoren die meer en meer de strijd aangaan met lokale partijen, aan de andere kant van de markt zien we juist de accountantskantoren die zich meer en meer met juridisch advies bezighouden en de opkomst van juridische adviesbureaus die met concurrerende tarieven werken.

Buiten deze werkingen in de markt zien we ook veranderingen bredere in de maatschappij. Er komen steeds meer gespecialiseerde zelfstandigen beschikbaar in de arbeidsmarkt, zelfstandigen die gemakkelijk als een flexibiel schil om het bureau gelegd kunnen worden. Daarnaast is ook zeker de digitalisering een trend die ook de advocatuur raakt. Het platform Dutch Legal Tech jaagt de innovatie en de start-ups in de juridische markt aan.

Het goed kunnen profiteren van een dergelijke verandering in de markt, vraagt om veel flexibiliteit. De advocatenkantoren die zich op de juiste manier georganiseerd hebben, kunnen daardoor sneller op zo’n verandering in springen. Advocatenkantoren die deze flexibiliteit nog niet hadden, doen er goed aan om zichzelf nu alsnog zo snel mogelijk flexibeler in te gaan richten. Waarom? Omdat de snelheid van verandering zich als maar lijkt te verhogen. De ene na de andere markt wordt ‘gedisrupt’ door nieuwe spelers.

Deze veranderingen kunnen voor veel onzekerheid zorgen. Bestaat mijn markt straks nog in dezelfde vorm? Maar weinigen kunnen hier een stellig ‘nee’ op antwoorden. Het goed kunnen inspringen en meebewegen met veranderingen is daarom ‘key’ geworden in het bedrijfsleven van vandaag. Maar hoe flexibel bent u eigenlijk? Ook goed is uw organisatie bestand tegen veranderingen? Hoe goed is uw kantoor bestand tegen onzekerheid?

In dit whitepaper gaan we in op een deel van de oplossing voor het flexibeler inrichten van u advocatenkantoor, namelijk met behulp van de cloud. In het eerste deel van het whitepaper gaan we in op de positieve effecten van een overstap naar de cloud; effecten die ook ver buiten uw IT-afdeling merkbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan recruitment, personeelsbehoud, klantprocessen en zeker ook de algehele flexibiliteit van uw kantoor. In het tweede en derde deel van de whitepaper duiken we dieper de techniek in. Hoe draagt een overstap naar de cloud bij het terugdringen van onzekerheden? Denk hierbij aan goede beveiliging van uw data en de data van uw klanten of het voorspelbaarder maken van uw kosten.

Na het lezen van dit whitepaper weet u het waarom, hoe en wat van een overstap naar de cloud. Weg met onzekerheid en op naar flexibiliteit!

2. Waarom naar de cloud als advocatenkantoor?

De cloud staat al jarenlang in de belangstelling als veelbelovende oplossing in de IT. Een korte omschrijving van de cloud is dat uw bedrijf software, gegevens en andere bestanden opslaat op een locatie anders dan de eigen locatie. Ook voor de advocatenbranche zijn er tal van goede redenen om over te gaan naar de cloud, zowel vanuit bedrijfskundige overwegingen als vanuit het oogpunt van ICT en beveiliging. In dit hoofdstuk bespreken we vier manieren waarop een overstap naar de cloud uw advocatenkantoor helpt om de concurrentie voor te blijven.

Hoe de cloud het advocatenkantoor helpt samen te werken

Het klinkt u vast bekend in de oren. Uw kantoor heeft een grote nieuwe klant binnen gehaald. Al uw medewerkers maken al overuren en u komt in de knel. U heeft niet de tijd om nieuwe mensen aan te nemen. U kunt zelf nog langer gaan werken, maar dit gaat dan wel ten koste van uw privéleven.

Door over te stappen naar de cloud kunt u beter gebruik maken van de bestaande personeelsleden. Uw medewerkers kunnen hun werk altijd en overal ter wereld doen. Met behulp van videoconferencing programma’s kunnen uw advocaten eenvoudig met elkaar vergaderen zonder op kantoor te hoeven komen. Tijdelijk een specialist op het gebied van erfrecht in Indonesië? U kan samenwerken alsof het uw directe collega is.

Deze manier van samenwerken heeft niet alleen voordelen voor u, maar ook voor uw klanten. U kunt uw klanten beter helpen op de manier en de tijden die zij wensen.

Uw advocaten op andere locaties kunnen makkelijker even sparren met collega’s op kantoor en hebben eenvoudig toegang tot alle informatie binnen uw bedrijf. Met andere woorden, u kunt uw klanten een nog betere service bieden.

Hoe de cloud het advocatenkantoor wendbaarder maakt

De wereld om ons verandert steeds sneller. Technologische ontwikkelingen, wetswijzigingen en andere veranderingen volgen elkaar in rap tempo op. Dit vraagt ook iets van uw kantoor. Als uw bedrijf wendbaar en flexibel is, kunt u sneller inspelen op deze veranderingen.

Een overgang naar de cloud kan u helpen om sneller in te spelen op veranderingen. Moet u tijdelijk personeel inschakelen om een klus af te ronden? Alles wat u nodig heeft is een laptop of een computer met internetverbinding en uw tijdelijke medewerkers kunnen aan het werk. Gaan de tijdelijke medewerkers weer weg, dan hoeft u alleen maar hun account op te zeggen.

Ook op andere vlakken wordt uw bedrijf veel flexibeler. U heeft geen servers en andere apparatuur meer nodig op kantoor. Verhuist uw bedrijf, dan hoeft u alleen maar te zorgen dat er een werkende internetverbinding is in het nieuwe kantoor. Ook maakt het werken in de cloud het makkelijker om papierloos te werken. Kortom, uw bedrijf wordt veel wendbaarder.

Kiest u voor een complete Desktop-as-a-Service (DaaS) oplossing, dan sluiten uw bedrijfsapplicaties naadloos op elkaar aan. Waar losse web-based-oplossingen vaak net niet goed op elkaar aansluiten, biedt een complete DaaS-oplossing een ecosysteem van applicaties die met elkaar samenwerken. Specifieke applicaties voor uw bedrijf kunnen eenvoudig geïntegreerd worden.

Binnen een DaaS-oplossing kunt u de bestaande workflows in uw organisatie beter organiseren. Uw documenten worden op een centrale plek opgeslagen en dankzij versiebeheer is altijd duidelijk wat de laatste versie van het bestand is. Daarnaast zijn bestanden eenvoudig te delen, ook met uw klanten, door het gebruik van links. Uw medewerkers zijn eindelijk verlost van het eindeloze heen en weer mailen van bijlagen.

Hoe de cloud zorgt voor een betere werk-privé balans

Uw medewerkers zijn allemaal verschillend. De ene medewerker werkt het liefst tot diep in de nacht door, terwijl een andere medewerker het liefst nog voor de openingstijden van het kantoor zou beginnen. Andere medewerkers combineren hun baan met de zorg voor hun gezin of een familielid. Heeft u uw IT-systemen on-premise geregeld, dan betekent dit dat al deze medewerkers alleen kunnen werken wanneer zij op het kantoor aanwezig zijn.

Dit is voor geen uw medewerkers ideaal. Zowel de vroege vogel als de nachtuil missen een paar van hun meest productieve uren. Andere medewerkers moeten allerlei toeren uithalen om ervoor te zorgen dat hun kind op tijd op de opvang is

En tot overmaat van ramp komen al deze medewerkers in de ochtendspits terecht, waardoor ze veel tijd verliezen in de file. Of ze komen gestrest aan omdat ze zich in een overvolle trein hebben moeten wurmen.

Als uw bedrijf in de cloud gaat werken, kunt u uw medewerkers een betere werk-privé balans bieden. Uiteraard zullen uw medewerkers op gezette tijden vergaderingen hebben met klanten. En natuurlijk zal ook de noodzaak voor uw medewerkers om af en toe eens op kantoor te komen niet verdwijnen. Maar buiten deze afspraken om kunnen uw medewerkers hun tijd helemaal zelf indelen.

Het spreekt voor zich dat een betere werk-privé balans leidt tot gelukkige medewerkers. Gelukkige medewerkers zijn productiever en loyaler.

De cloud als oplossing.

De overstap naar de cloud helpt u als advocatenkantoor om concurrerend te blijven. Enerzijds kunt u uw medewerkers meer vrijheid bieden in de manier waarop zij werken en leven. Dit maakt uw medewerkers productiever. Met behulp van de verschillende applicaties die naadloos op elkaar aansluiten worden uw werkprocessen efficiënter. Tegelijkertijd kunt u als bedrijf snel inspelen op veranderingen in de buitenwereld. Met deze combinatie blijft u uw concurrenten altijd een stap voor.

3. Het kiezen van een cloudoplossing & aanbieder

We hebben eerder al gezien dat een overstap naar de cloud grote voordelen biedt voor u als advocatenkantoor. Uw bedrijf is meer wendbaar en het biedt gemak in de werkzaamheden van uw werknemers. Een aantal vragen zijn nog onbeantwoord: hoe maakt u optimaal gebruik van een overstap naar de cloud? En hoe betrouwbaar is een cloudoplossing eigenlijk? We geven hierop antwoord in dit hoofdstuk.

Veiligheid & Beveiliging

Informatieveiligheid wordt een steeds belangrijkere zorg voor bedrijven. Dit kent verschillende niveaus. Allereerst zijn er zorgen over aanvallen met bijvoorbeeld ransomware. Ransomware is software die bestanden op de computers van bedrijven of particulieren gijzelt. Gebruikers krijgen (mogelijk) pas weer toegang tot deze gegevens als zij een bepaald bedrag betalen aan de computercriminelen die de ransomware hebben ontwikkeld. Van tijd tot tijd zijn er grote aanvallen met ransomware, zoals de aanval met het programma Wannacry in mei 2017. Bij deze aanval raakten honderdduizenden computers wereldwijd gegijzeld en sommige bedrijven hadden dagen nodig om weer volledig te kunnen functioneren.

Een andere zorg voor veel bedrijven is de toegang tot privacygevoelige data. Als advocatenkantoor heeft u toegang tot de meest gevoelige gegevens van uw klanten. Uw klanten vertrouwen erop dat deze gegevens bij u veilig zijn. Mocht een kwaadwillende toegang krijgen tot de persoonsgegevens die u van uw klanten bewaart, dan heeft u wat uit te leggen aan uw klanten. In het ergste geval lekken er persoonsgegevens van de klanten van uw klant.

Een belangrijke ontwikkeling op het gebied van wet en regelgeving is de aankomende Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), welke in mei 2018 van kracht wordt. Deze verordening stelt strenge eisen aan de manier waarop bedrijven omgaan met gevoelige informatie van klanten. Een van de belangrijkste eisen van de AVG is dat de gegevens beschermd worden volgens de stand van de techniek.

Gebruiksvriendelijkheid

Informatieveiligheid is belangrijk, maar u wilt wel dat medewerkers en derden eenvoudig online met elkaar kunnen samenwerken. Aanbieders van clouddiensten hebben daarom oplossingen ontwikkeld waarmee u veilig bestanden kunt delen met mensen binnen en buiten uw organisatie. Ook grote bestanden (tot 100GB) kunnen eenvoudig gedeeld worden met derden, bijvoorbeeld via speciale plug-ins voor Microsoft Outlook. De toegang die derden tot de bestanden hebben, kunt u ten alle tijden intrekken op het moment dat dit niet meer noodzakelijk is.

Daarnaast werken uw medewerkers op verschillende apparaten. Of het nu gaat om het werken op een laptop, het werken met een tablet in de trein of het versturen van e-mails via de smartphone, uw medewerkers hebben wel toegang nodig tot de meest recente gegevens. U doet uw werknemers een groot plezier als u kiest voor een oplossing waarbij gegevens altijd gesynchroniseerd worden tussen verschillende apparaten.

BBij het kiezen van een cloudoplossing, is het belangrijk om hier rekening mee te houden. Goede cloudoplossingen ondersteunen niet alleen de nieuwe manier van werken en samenwerken, maar helpen u ook om op eenvoudige wijze te voldoen aan de eisen die gesteld worden door de AVG. Alle bestanden worden versleuteld, zowel lokaal als online. Wordt een van uw apparaten gestolen, dan is het mogelijk om de lokaal opgeslagen gegevens te verwijderen. U weet dat uw gegevens bij een cloudaanbieder in goede handen zijn als zij voldoen aan beveiligingsstandaarden zoals PCI-DSS.

Snelheid & Betrouwbaarheid

Een overstap naar de cloud betekent dat u bepaalde zaken moet loslaten. De server die nu wellicht in de kelder staat te brommen wordt vervangen door routers en switches. Uw gegevens staan niet meer op locatie, maar in een datacentrum ergens ver weg. Wellicht is dit een beetje beangstigend. Bij problemen is het niet meer mogelijk om simpelweg een kabeltje in te pluggen en zo toegang te verkrijgen tot uw gegevens.

Wellicht geeft het u rust dat de toegang van uw gegevens nog beter gegarandeerd is dan wanneer u de gegevens lokaal zou opslaan. Datacenters van cloudaanbieders beschikken bijvoorbeeld over generatoren waardoor de stroomvoorziening ook gegarandeerd is bij een stroomstoring. De datacenters zijn aardbevingsbestendig gebouwd en bevatten beveiligingen tegen bijvoorbeeld brand. Ook beschikken cloudaanbieders over verschillende verbindingen met het internet, waardoor een storing bij één provider geen invloed heeft op uw verbinding.

Ook over de snelheid van de cloud hoeft u zich geen zorgen te maken. Het werken in de cloud gaat heel snel, mits het op de juiste manier is ingericht. Uw gegevens worden opgeslagen op enterprise hardwarecomponenten, waardoor deze snel uit te lezen zijn. Dankzij de schaalbaarheid van de cloud heeft één zwaar proces op één computer geen invloed op de prestaties van andere computers. Uw medewerkers hoeven deze zware processen, zoals het binnenhalen van data uit een facturatiesysteem van uw klant, dus niet meer buiten kantooruren te doen.

Onderhoud & Support

Over kantooruren gesproken: waarschijnlijk circuleren er nu regelmatig mailtjes binnen uw organisatie met de mededeling dat er onderhoud zal worden gepleegd aan de systemen. Dit heeft gefrustreerde medewerkers en overwerkende systeembeheerders tot gevolg. Overstappen naar de cloud lost dit probleem op. De cloud aanbieder voert het onderhoud voor u uit en zorgt ervoor dat noodzakelijke updates tijdig doorgevoerd worden. Deze worden uiteraard uitvoerig getest. Hierdoor weet u zeker dat uw systemen ook na een update blijven functioneren. En de downtime als gevolg van een update? Die is er niet.

Ook als uw problemen ondervindt met een bepaalde applicatie, is er altijd een supportmedewerker aanwezig. De meeste cloudproviders bieden 24 uur per dag, zeven dagen per week telefonische ondersteuning. Afhankelijk van uw service level agreement met de cloudprovider, worden problemen ook altijd binnen een bepaalde termijn opgelost. Op deze manier weet u zeker dat u altijd aan het werk kunt.

De kracht van de cloud is dan ook dat er altijd beheerders en supportpersoneel beschikbaar zijn. Wanneer er een kritieke update geïnstalleerd moet worden, bent u dus niet afhankelijk van de systeembeheerder die precies dan op vakantie is. De leverancier van de cloudoplossing is altijd bereikbaar voor het installeren van kritieke updates en kan op elk gewenst moment vragen van uw medewerkers beantwoorden.

Investering & ROI

Natuurlijk tellen ook de kosten mee in een beslissing over een overstap naar de cloud. In deze berekening beperken wij ons tot de besturingssystemen, basisapplicaties en de opslag van data.

Maakt u de overstap naar de cloud, dan zijn de kosten duidelijk. U betaalt een vast bedrag per gebruiker. Voor dit bedrag hebben uw medewerkers toegang tot een werkend besturingssysteem, tot applicaties als Microsoft Word, Excel en Outlook en hebben zij de beschikking over een bijna ongelimiteerde hoeveelheid opslagruimte. De computerprogramma’s worden continu geüpdatet terwijl de beveiliging maximaal geregeld is dankzij technieken als encryptie en autorisatiebeheer.

De kosten van systemen in eigen beheer zijn lastiger in te schatten. Uiteraard betaalt u licentiekosten voor de besturingssystemen en voor Microsoft Office. Daarnaast heeft u hardware nodig op locatie zoals servers en opslagruimte. U heeft iemand nodig die nodige updates uit kan voeren en die problemen bij gebruikers kan verhelpen. Daarnaast zijn er nog tal van verborgen kosten, zoals de kosten van de elektriciteit voor het draaiende houden van de servers.

Daarnaast moet uw systeembeheerder zich continu blijven opleiden om er zeker van te zijn dat hij op de hoogte is van de laatste technieken en veranderingen in wet- en regelgeving op het gebied van IT.

Wat levert een overstap naar de cloud op voor uw advocatenkantoor?

Een overstap naar de cloud is een investering in drie grote voordelen voor uw bedrijf. Als eerste kunt u de kosten voor uw ICT inzichtelijk maken en naar beneden brengen. In de cloud betaalt u een vaste lage prijs per medewerker per maand. Op deze manier weet u precies hoeveel geld u kwijt bent. Daarnaast verdwijnen veel verborgen kosten die samenhangen met het onderhouden van systemen in eigen beheer.

Een tweede voordeel heeft te maken met het minimaliseren van de risico’s voor uw advocatenkantoor. Uw IT-systemen overdragen aan een externe partij klinkt als een groot risico, maar dit is het niet. De cloudprovider zorgt ervoor dat u voldoet aan de eisen die gesteld worden vanuit de AVG en zorgt ervoor dat uw gegevens en die van uw klanten veilig zijn. Daarnaast zijn uw systemen altijd up-to-date en bent u afhankelijk van de aanwezigheid van een systeembeheerder.

Het derde en misschien wel belangrijkste voordeel is dat u uw kantoor flexibeler en wendbaarder maakt. U kunt makkelijker inspelen op veranderingen. U kunt extra medewerkers aannemen in drukke periodes en vrij eenvoudig inkrimpen als het even wat minder gaat. Uw medewerkers kunnen hun werktijden beter zelf indelen, wat weer ten goede komt van productiviteit en tevredenheid. Kortom, met de cloud blijft u de concurrentie voor!

4. De cloudoplossing van Hupra

De cloudoplossing van Hupra is een Windows desktop werkplek die altijd en overal toegankelijk is. U logt in en heeft direct toegang tot uw eigen beveiligde omgeving waar alles wat u nodig heeft zich bevindt. U vindt hier alle applicaties waar u graag mee werkt, zoals Google Chrome, Word, Excel, Outlook, PowerPoint. Uiteraard is dit geheel naar wens aan te passen en uit te breiden met applicaties naar uw wens, dankzij de inrichting van een aparte virtual server.

Firewalls, antivirus-oplossingen en backups zorgen dat u gerust aan het werk kan. Het plaatje wordt compleet gemaakt met doorlopend beheer & onderhoud en 24-uurs support van onze gecertificeerde IT-consultants en Support Engineers.

Uw werkplek draait op de modernste server-, storage- en netwerktechnologieën in een veilig ISO-gecertificeerd datacenter in Nederland. Uw werkplek is volledig redundant uitgevoerd, wat betekent dat er continu een kopie van uw omgeving draait waar doorlopend back-ups mee gemaakt worden en waarop terug gevallen kan worden mochten issues zich voordoen.

Onder de motorkap

Wat maakt de cloudoplossing van Hupra nou zo uniek? Dat zit ‘m in de combinatie van werelds beste technologieën afkomstig van onder andere VM-ware, Microsoft en Citrix. Twee van deze technologieën lichten we toe: Citrix XenDesktop en Citrix ShareFile.

Citrix XenDesktop

Citrix XenDesktop is een complete oplossing die ons in staat stelt werkplekken flexibel en toch solide in te richten in de cloud. De oplossing voldoet op alle vlakken aan wensen voor veiligheid, al bij het ontwerp en de bouw van de oplossing werd rekening gehouden met security (Security by Design). Ook is de oplossing gecertificeerd volgens de Common Criteria en FIPS 140-2 standaarden.

Integraal onderdeel van XenDesktop zijn onder andere de Citrix HDX techniek en Citrix Receiver. De HDX-techniek maakt het mogelijk om ook met tragere internetverbindingen (bijvoorbeeld 3G) zonder vertraging te hoeven werken.

Citrix Receiver is het onderdeel dat het mogelijk maakt dat u en uw medewerkers daadwerkelijke met elk apparaat toegang kunnen krijgen met hun werkplek, ongeacht of dit gaat om een gloednieuwe MacBook Pro met macOS of een budget smartphone met Android. De receiver zorgt voor een optimale desktop-ervaring. Mocht er, om wat voor reden dan ook, geen mogelijkheid zijn deze te installeren, dan kan ook gebruik worden gemaakt van een online HTML5 Receiver die direct vanuit de browser werkt. Zo kunt u dus echt altijd en overal gerust aan het werk.

Veiligheid

Niet alleen de hoge toegankelijkheid van Citrix Receiver zorgt ervoor dat u overal gerust aan het werk kan, ook de veiligheid draagt hieraan bij. De omgeving wordt terugkerend getest op veiligheidsinbreuken en op kwetsbare elementen van zowel apparatuur als software.

Citrix ShareFile (Citrix Files)

Citrix ShareFile is een zeer gebruiksvriendelijke en veilige manier van filesharing. Bestanden komen veilig op de juiste plaats en zijn alleen toegankelijk voor de personen voor wie deze bedoeld zijn. Rechten en passwords voor toegang tot bestandsmappen kunnen flexibel worden ingesteld over alle lagen. SSL/TLS protocollen met 256-bit encryptie zorgen ervoor dat bestand versleuteld zijn en blijven wanneer deze toch in verkeerde handen komen. Tot slot zijn ook de brede mogelijkheden voor metadata (data over data) een belangrijk pluspunt, waardoor bestanden snel te vinden zijn en gebruik / misbruik makkelijk te achterhalen is.

Daarnaast zijn er brede mogelijkheden binnen Citrix Sharefile waardoor u efficiënter kunt werken, bestanden snel te vinden zijn en gebruik / misbruik makkelijk te achterhalen is. Denk bijvoorbeeld aan de integratie met Outlook, die ervoor zorgt dat bijlagen uit Outlook automatisch gedetecteerd en ge-upload worden naar uw Sharefile account. Dankzij de integratie met e-Signature, wordt ook het digitaal ondertekenen van documenten makkelijker. Tot slot biedt ShareFile Workflows uitkomst voor het maken van workflows met meerdere acties, triggers en gecustomiseerde formulieren.

De cloudoplossing van Hupra is de perfecte oplossing voor advocaten die willen groeien en willen profiteren van de mogelijkheden die technologie ons tegenwoordig biedt.

Hupra icon Benieuwd wat de cloud voor uw advocatenkantoor kan betekenen? Plan een afspraak →

Hupra helpt u graag verder.

Neem contact op Terug naar het overzicht

Download als pdf om later te lezen

€ 0,00 | direct beschikbaar

Ebook Download

cloudadvocatuur_ctabutton