Whitepaper

Altijd grip op uw bedrijfsdata in de cloud met Citrix ShareFile

1. Inleiding

Of u nu een accountantskantoor heeft, een logistiek dienstverlener bent of een groothandel runt, één ding hebben al deze typen bedrijven met elkaar gemeen. De informatievoorziening speelt een steeds belangrijke
rol in uw bedrijfsvoering. Als gevolg van informatievoorziening en - uitwisseling kunnen processen steeds sneller verlopen.

We kunnen tegenwoordig in real-time communiceren met andere bedrijven, ook als deze zich aan de andere kant van de wereld bevinden. Ook wordt het steeds eenvoudiger en goedkoper om data te genereren over uw eigen bedrijf. Aan de andere kant betekent dat er binnen uw organisatie dagelijks duizenden bestanden worden gemaakt, geopend en rondgestuurd. Allen met hun eigen waarde en sensitiviteit. Contracten, ontwerpen voor nieuwe producten, de notulen van de MT-vergadering, de poster voor de nieuwe marketingcampagne en nog veel meer. Dit maakt het makkelijk om het overzicht te verliezen.

Toegang tot bestanden

Hoe gaat het in uw bedrijf? Staan er soms mensen voor een dichte deur? Of zijn er juist te veel pasjes in omloop waardoor mensen rond kunnen neuzen in ruimtes waar zij niets te zoeken hebben? Of zijn er wellicht nog ex-medewerkers die nog een pasje op zak hebben dat niet is uitgeschakeld? Net als bij uw toegangspasjes, wilt u ook uw bestanden zodanig beheren dat iedereen precies toegang heeft tot datgene dat hij of zij nodig heeft om het werk te doen.

Met bestandsbeheer kunt u echter meer dan alleen de toegang tot informatie bepalen. Het opent ook de mogelijkheid om uw bedrijfsprocessen slimmer te organiseren. Worden uw werkprocessen gekenmerkt door stapels printjes of lange e-mailkettingen met bijlagen in verschillende versies? Een goed bestandsbeheer maakt het mogelijk om werkprocessen beter te structureren. Daarnaast kunt u op professionele wijze samen werken met externe partijen, waar ook ter wereld.

Wat kunt u verwachten?

In dit whitepaper leest u alles over het slim beheren van uw bestanden. Hoe zorgt u er eenvoudig voor dat uw bestanden goed toegankelijk zijn? En hoe waarborgt u de veiligheid van uw bedrijfsgegevens? Tot slot leest u hoe een goed bestandsbeheer de werkprocessen in uw organisatie kan verbeteren. Hierbij kijken wij zowel naar het delen van bestanden binnen uw organisatie, als naar het samenwerken met andere partijen, zoals klanten, leveranciers en partners.

2. Zijn uw bestanden toegankelijk?

Uw jurist moet snel in een contract kijken dat acht jaar geleden is afgesloten. Uw accountmanager moet tijdens de lunch even opzoeken wat een bepaald onderdeel in de inkoop kost, omdat hij anders geen goed voorstel kan doen aan de klant. Een ontwerper moet even terugkijken in een oude versie van een ontwerp, omdat een oplossing die zij daar bedacht had toch wel heel handig was. Kan dit met de manier waarop u nu uw bestanden beheert? Zo nee, waar schort het dan aan?

Overal toegang

Een eerste vereiste van een goed bestandssysteem is dat het zorgt dat de medewerkers zelf bij die bestanden kunnen die zij nodig hebben voor hun werk. Verreweg de handigste oplossing daarvoor is om alle bestanden op een centrale plek op te slaan. Als deze centrale plek makkelijk toegankelijk is, kunnen uw medewerkers altijd bij alle bestanden. Daarnaast kunnen nieuwe bestanden eenvoudig op een logische plek worden toegevoegd.

Moderne bestandssystemen slaan in basis al uw bestanden op in de cloud. De cloud is in feite niets anders dan een centrale opslagplaats die toegankelijk is vanaf ieder apparaat met een internetverbinding. Een belangrijk voordeel van opslag in de cloud is dat uw gegevens altijd en overal toegankelijk zijn. Als gevolg kunnen uw medewerkers overal ter wereld werken.

Goed om te weten is dat u met Citrix ShareFile niet direct verplicht bent om ook al uw bestanden in public cloud op te slaan. U kunt namelijk ook gewoon uw eigen lokale server (on-premise), uw eigen cloud server (private cloud) of een tussenvorm (hybrid cloud) gebruiken. Zo heeft u altijd een oplossing die bij u past en kunt u net zoveel grip hebben op waar uw bestanden zich daadwerkelijk bevinden als dat u goeddunkt.

Uw medewerkers moeten toegang hebben tot alle benodigde bestanden vanaf elke plaats in de wereld. Hierbij moet het niet uit maken wat voor apparaat zij gebruiken. Als een medewerker op haar smartphone haar e-mail aan het bekijken is, moet zij bij de bestanden kunnen. Als zij op zakenreis is, wil zij toegang hebben tot alle bestanden op haar Windows werklaptop. Werkt zij een dag thuis omdat de loodgieter langskomt, dan werkt zij het liefst op haar iMac.

Een cloudoplossing als Citrix ShareFile biedt hier twee belangrijke voordelen. Als eerste biedt ShareFile uw medewerkers de mogelijkheid om op elk systeem te werken. Zij kunnen eenvoudig de app of de client voor hun systeem downloaden en aan het werk. Daarnaast is het mogelijk om in te loggen via de webclient van Citrix. Dit betekent dat uw medewerkers snel aan de slag kunnen.

Het gemak waarmee de bestanden toegankelijk zijn komt ook de veiligheid ten goede. Uw medewerkers zullen bestanden niet meer zo snel lokaal gaan opslaan. Bovendien bieden de (web)clients & apps allerlei extra veiligheidsmaatregelen die u niet kunt bieden als een medewerker van afstand inlogt op een server.

Opslag in de cloud

Het opslaan van bestanden in de cloud biedt veel voordelen voor u als bedrijf. Een cloudoplossing is goedkoper dan een on-premise oplossing, omdat u zelf niet hoeft te investeren in servers en andere infrastructuur. Daarnaast kunt u vertrouwen op de kennis van de experts van de leverancier. Zij zorgen ervoor dat uw bestanden altijd toegankelijk zijn voor uw medewerkers. Dit betekent dat u de handen vrij heeft om te doen waar uw bedrijf goed in is.

Tegelijkertijd biedt opslag in de cloud allerlei schaalvoordelen die u als bedrijf niet zo eenvoudig kunt realiseren. Denk bijvoorbeeld aan uitzonderlijk hoge up-time garanties of 24/7 monitoring, zodat snel ingegrepen kan worden als er iets fout gaat.

De voordelen van toegankelijkheid

Uw medewerkers willen altijd en overal toegang tot hun bestanden. Een moderne cloudoplossing als Citrix ShareFile zorgt ervoor dat uw medewerkers altijd en overal bij hun bestanden kunnen. Een cloud oplossing is hiermee niet alleen veel makkelijker voor uw medewerkers, ook voor uw bedrijf wordt het makkelijker. De volledige infrastructuur wordt immers voor u geregeld.

3. Zijn uw bestanden veilig?

Er zijn zaken waar u liever niet over nadenkt. Een van uw productontwikkelaars gaat uit dienst. Een paar maanden later komt het bedrijf waar hij nu werkt met een product dat wel heel erg lijkt op uw producten. Een accountmanager gaat uit dienst en zij benadert
systematisch alle klanten van uw bedrijf.

Wat er in de hoofden van uw oud-medewerkers zit, krijgt u er niet meer uit. Maar u kunt in ieder geval voorkomen dat uw medewerkers toegang houden tot uw gegevens. Vermoedt u dat een van uw medewerkers toch misbruik heeft gemaakt van uw gegevens? Dan kunt eenvoudig zijn of haar gangen nagaan. Hoe u dat kunt doet?

Beheer de toegang tot bestanden

Het is belangrijk dat uw medewerkers bij de bestanden kunnen die zij nodig hebben. Maar het is wellicht nog belangrijker om ervoor te zorgen dat zij niet te veel gegevens kunnen zien. Om deze reden is het mogelijk om de toegang tot bestanden op verschillende manieren te beperken.

Citrix ShareFile beschikt over verschillende beveiligingsmechanismen om ervoor te zorgen dat uw medewerkers geen toegang hebben tot bestanden die zij niet nodig hebben.

De meest eenvoudige maatregel is het autoriseren van medewerkers voor bepaalde mappen. Alleen de medewerkers van HRM mogen bij de personeelsdossiers. Alleen de financiële administratie mag bij de financiële gegevens. Deze vorm van autorisatie is ook mogelijk op een server.

Heeft u het vermoeden dat er misbruik is gemaakt van uw bestanden? Of hebben mappen met gevoelige gegevens opengestaan voor meer medewerkers dan de bedoeling was? Vanuit de beheersmodule van Citrix ShareFile is het eenvoudig mogelijk om na te gaan wie de bestanden in deze mappen heeft geopend. Als u vermoedt dat een medewerker zijn boekje te buiten is gegaan, kunt u eenvoudig een rapport maken met daarin alle bestanden die de medewerker in de afgelopen tijd heeft geraadpleegd.

Controle buiten de muren van uw bedrijf

De mogelijkheden die ShareFile biedt gaan nog een stuk verder dan dat. Met behulp van de Information Rights Management (IRM) techniek, kunt u voorkomen dat derden toegang krijgen tot uw bestanden. Zelfs als uw bestanden zich buiten uw omgeving bevinden, omdat ze als bijlage verstuurd zijn, of omdat ze op een USB-stick zijn gezet, kunt u ervoor zorgen dat alleen de juiste medewerkers toegang krijgen tot uw bestanden. Als iemand het bestand wil openen, zal deze eerst moeten inloggen bij ShareFile.

Verliest een van uw medewerkers een computer of een telefoon waar bestanden op staan? Met behulp van de ‘remote wipe’ mogelijkheid van ShareFile kunnen alle bestanden in een keer gewist worden van het verdwenen apparaat. Ook kan ingesteld worden dat alle lokaal opgeslagen gegevens na een bepaalde tijd automatisch verwijderd worden.

Veilig informatie vergaren

Een ander belangrijk vraagstuk voor veel organisaties is hoe vertrouwelijke gegevens veilig het systeem binnen kunnen komen. Wellicht heeft u voor een bepaald bedrijfsproces officiële documenten nodig van uw klanten, zoals kopieën van identiteitsbewijzen of bankmachtigingen. Met behulp van Secure File Upload kunnen uw klanten, partners of leveranciers eenvoudig bestanden uploaden in uw bestandsbeheersysteem. Indien gewenst ontvangt u hier een notificatie van, gelijk nadat er op ‘verzenden’ is geklikt.

Hoe veilig is de cloud?

Wellicht vraagt u zich dan af hoe de veiligheid geborgd is als u uw bestanden opslaat in een systeem als Citrix ShareFile. Hoe is gewaarborgd dat derden zich geen toegang verschaffen tot uw bestanden? De systemen van ShareFile zijn beveiligd met de nieuwste technieken. Zo worden alle bestanden opgeslagen in datacenters die SSAE Type II geaccrediteerd zijn. Alle bestanden worden opgeslagen met een 256-bit versleuteling.

Dit betekent dat er verschillende maatregelen zijn genomen om de veiligheid te waarborgen. Zo worden de beveiligingssleutels van de ShareFile servers niet in de serverruimte bewaard. Iemand die zichzelf toegang weet te verschaffen tot de serverruimte, kan dus nog steeds niet bij de bestanden. Wie kan er op dit moment eigenlijk allemaal in uw serverruimte komen?

4. Uw bestanden geschikt voor samenwerking?

Alle bestanden in uw bedrijf zijn onderdeel van een werkproces. Een van uw medewerkers levert een declaratie in. Deze wordt goedgekeurd door zijn leidinggevende, waarna de financiële administratie overgaat tot betaling. Een verkoper stelt een contract op voor een klant. Deze gaat naar de afdeling juridische zaken. Deze stuurt het contract terug met een aanmerking, waarna deze getekend wordt door de klant.

Uw hele bedrijf hangt aan elkaar van dergelijke bedrijfsprocessen. Bovenstaande voorbeelden zijn vrij simpel, maar in andere gevallen gaan de processen over tientallen verschillende schijven voordat ze afgerond zijn. Hoe gaat dit er in uw bedrijf aan toe?

Laten we het voorbeeld nemen van het contract dat opgesteld is. Wat gebeurt hiermee? Stuurt de verkoper een e-mail naar de afdeling juridische zaken om de overeenkomst te laten controleren? Of wordt dit contract wellicht zelfs uitgeprint en in een postvakje gelegd? Stel dat het contract meerdere keren heen en weer gaat tussen juridische zaken en de verkoper; hoe wordt dan geborgd dat uiteindelijk de juiste versie van het document wordt gebruikt?

Het eindeloze heen en weer mailen of het uitprinten van documenten gaat een keer fout. Een e-mailtje gaat een eigen leven leiden omdat er ook iets anders in wordt besproken en vertrouwelijke informatie komt terecht bij de verkeerde collega’s. Een bezoeker ziet een printje liggen met gevoelige informatie en maakt snel een foto met zijn smartphone. Een medewerker gebruikt een verkeerde versie van een bestand met alle gevolgen van dien.

Bedrijfsprocessen stroomlijnen

Citrix ShareFile beschikt standaard over een aantal oplossingen die het mogelijk maken om uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Een van de mogelijkheden die ShareFile biedt is om automatische workflows in te richten voor standaardprocedures.

Een goed voorbeeld hiervan is de declaratie. In veel bedrijven wordt een declaratie goedgekeurd door de leidinggevende en door de financiële administratie. De leidinggevende weet immers of de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. De financiële administratie weet of de declaratie aan alle eisen voldoet.

In ShareFile is het middels Workflow Management mogelijk om dit proces te stroomlijnen. Op het moment dat een medewerker een declaratie indient, wordt de leidinggevende hiervan op de hoogte gesteld. Nadat de declaratie is goedgekeurd door de leidinggevende, krijgt de financiële administratie een notificatie. Keuren zij de declaratie goed, dan krijgt de medewerker die de betalingen verricht weer bericht.

In sommige gevallen eindigt een procedure met een ondertekend document. Denk aan een situatie waarbij een inkoopovereenkomst ondertekend moet worden door iemand van het managementteam. Ook dit kan digitaal dankzij de e-signature module in Citrix ShareFile.

Samenwerken voor betere kwaliteit

Ook als de werkprocessen niet zo afgebakend zijn, kunt u deze wel structureren. Een voorbeeld hiervan is een contractvoorstel.

Binnen uw bedrijf zijn wellicht meerdere personen die naar een contractvoorstel moeten kijken voordat deze de deur uit kan. Iedereen kijkt er naar vanuit zijn eigen specialisme: de jurist, de controller en natuurlijk de accountmanager zelf. Daarnaast bestaat wellicht de afspraak dat ieder contractvoorstel ook even wordt bekeken door een van de andere accountmanagers. In sommige gevallen (bijvoorbeeld bij grote contracten) is ook een goedkeuring vanuit het management vereist.

Ook dergelijke reviewprocessen zijn eenvoudig te organiseren. Met behulp van een approval (goedkeurings) workflow kan de verkopende accountmanager het contractvoorstel eenvoudig uitzetten bij de juiste jurist, bij een andere accountmanager en indien nodig bij het management. Alle opmerkingen op het contractvoorstel komen gestructureerd binnen op een overzichtspagina. Daarnaast blijven ook eventuele tweede en volgende versies van het document via dezelfde link toegankelijk. Zo wordt voorkomen dat er meerdere versies van het document gaan circuleren.

Faciliteer een goede samenwerking

Een groot deel van de werkprocessen binnen uw bedrijf gebeurt volgens een vast stramien. Soms is dit vastgelegd en soms is dit zo gegroeid. Bestandssystemen als Citrix FileShare bieden u de mogelijkheid om deze processen nog strakker te organiseren. Standaardprocedures kunnen ingeregeld worden met behulp van Workflow Management, eventueel aangevuld met een elektronische ondertekening. Ook als minder strak ingeregeld is hoe het proces loopt, dan kunt u dit toch goed organiseren. Dankzij approval workflow kunt u de juiste medewerkers samen aan een document laten werken, zonder dat er ruis op de lijn komt.

5. Zijn uw bestanden deelbaar?

Bedrijven werken steeds meer met hun klanten, in plaats van voor hun klanten. Medewerkers van uw bedrijf werken samen met medewerkers van uw klant aan oplossingen. Net zoals u uw eigen bedrijfsprocessen geolied wil laten verlopen, geldt dit natuurlijk ook voor de samenwerking met uw klanten. Sterker nog, het belang van een goed georganiseerde werkwijze is hier zo mogelijk nog groter; u wilt immers professioneel overkomen.

Toch zijn veel organisaties niet berekend op het samenwerken met klanten, leveranciers en andere partijen. Gevoelige bedrijfsinformatie wordt onversleuteld rondgestuurd naar klanten of leveranciers. Grote bestanden worden op USB-sticks gezet of rondgestuurd met consumentendiensten (bijvoorbeeld WeTransfer). Komt een bestand eenmaal in verkeerde handen, dan is er geen mogelijkheid meer om nog te controleren wie toegang heeft gehad tot de bestanden.

Hoe deelt u veilig bestanden?

Gelukkig kunt u ook bij de samenwerking met anderen de controle houden over uw bestanden. Citrix ShareFile heeft hiervoor een aantal standaardoplossingen waarmee uw bestanden beveiligd worden zonder dat dit extra werk oplevert voor uw medewerkers.

De meest gebruikte manier om te communiceren met andere bedrijven is ongetwijfeld per e-mail. U wilt er hierbij wel zorgen dat alleen degene die het bericht behoort te ontvangen ook toegang heeft tot de e-mail. En belangrijker, eventuele bijlagen moeten ook goed beveiligd zijn.

Veilig mailen

De Secure E-mail functionaliteit van Citrix ShareFile maakt uw e-mail weer veilig. Zowel de inhoud van de e-mail als eventuele bijlagen worden versleuteld opgeslagen. Ook de antwoorden op uw e-mails worden versleuteld, ook als uw klant zelf geen ShareFile gebruikt. Dit wordt eenvoudig gerealiseerd door uw klant te laten inloggen op een beveiligde omgeving.

Af en toe heeft u bestanden die te groot zijn om als bijlage bij een e-mail te versturen. Denkt u hierbij aan een video met promotiemateriaal of een AutoCAD-tekening met een ontwerp van een nieuw product. Met de ShareFile plugin, die onder andere met Outlook werkt, kunnen uw medewerkers eenvoudig een beveiligde link in de e-mail plakken. De ontvanger kan nadat hij of zij ingelogd heeft het bestand eenvoudig downloaden. Op deze manier kunt u bestanden tot wel 100GB veilig versturen.

Inkomende bestanden

Van tijd tot tijd heeft u ook gevoelige informatie nodig van uw klanten. Financiële dienstverleners hebben bijvoorbeeld kopieën nodig van identiteitsbewijzen van hun klanten. Uiteraard wilt u er alles aan doen om te voorkomen dat deze gegevens toegankelijk worden voor derden.

Met het Client Portal van Citrix ShareFile kunnen klanten en andere partners deze documenten uploaden in hun eigen beveiligde omgeving. Vanuit deze omgeving hebben zij ook toegang tot bestanden die voor hen relevant zijn, zoals hun facturen of handleidingen. Waar nodig krijgen uw medewerkers een notificatie zodra er een bestand is toegevoegd door een klant. Zo kunnen zij hier zo snel mogelijk op acteren.

Deelbaarheid als sleutel tot succes

Het beschermen van de veiligheid van bestanden houdt niet op buiten de muren van uw bedrijf. De bestanden die u naar klanten, partners en andere partijen stuurt moeten ook goed beschermd blijven. De bescherming van de gegevens van uw klanten is wellicht nog belangrijker. Citrix ShareFile biedt veel mogelijkheden om veilig bestanden te kunnen versturen en ontvangen, zelfs als deze bestanden erg groot zijn. Zo blijven uw bestanden en die van uw partners en klanten veilig.

6. De noodzaak van een goed bestandsbeheerssysteem

We begonnen dit whitepaper met de constatering dat informatievoorziening een steeds belangrijkere rol speelt in alle bedrijven van enige omvang. Het is dan ook van groot belang om ervoor te zorgen dat deze informatievoorziening op een goede manier gestructureerd wordt.

Hierbij zijn verschillende aspecten van belang. Enerzijds moeten uw medewerkers toegang hebben tot de bestanden die zij nodig hebben voor het uitvoeren van hun werk. Anderzijds moeten uw medewerkers geen toegang hebben tot bestanden waar zij niets mee te maken hebben. Hier werd de vergelijking gemaakt met de toegangspasjes. Welke deuren kunnen uw medewerkers openen met hun pasjes? Hoeveel medewerkers hebben eigenlijk een pasje.

Een bestandsbeheerssysteem als Citrix ShareFile werkt net als een pasjessysteem. U kunt precies bepalen wie toegang heeft tot welke bestanden en wie niet. Net als bij pasjes kunt u zien welk pasje is gebruikt om welke deuren te openen. Gaat een medewerker uit dienst, dan kunt u gelijk het pasje deblokkeren. De pasjes zijn versleuteld, waardoor het niet mogelijk is voor derden om deze te kraken. Tot slot heeft u bezoekerspassen waarmee uw mensen buiten uw bedrijf toegang geeft tot precies die bestanden die zij nodig hebben.

De mogelijkheden van een bestandsbeheerssysteem gaan verder dan dat. Het systeem stelt u in staat om de processen binnen uw bedrijf te structureren. Vergelijkbare documenten kunnen zo altijd dezelfde route volgen. Dit voorkomt allerlei problemen zoals rondslingerende printjes, bergen e-mails en verkeerde versies. De processen verlopen sneller, efficiënter en er worden minder fouten gemaakt. ShareFile heeft daarnaast een ingebouwde systematiek om de kwaliteitscontrole van documenten te structureren.

Ook buiten uw organisatie kunnen uw medewerkers veilig samenwerken. Zowel grote als kleine bestanden kunnen verstuurd worden. Bijlagen van e-mails zijn alleen maar toegankelijk voor die mensen waarvoor dit bedoeld is. Omgekeerd kunnen uw klanten ook eenvoudig gegevens toevoegen aan uw systeem.

Maak het uzelf makkelijk; kies voor Citrix ShareFile

Met een goed bestandsbeheerssysteem legt u een stevig fundament voor het verbeteren van de informatievoorziening binnen uw bedrijf. Niet alleen de toegang tot de bestanden en de beveiliging is goed geregeld, er zijn ook legio mogelijkheden om de samenwerking binnen en buiten uw bedrijf te verbeteren.

Citrix ShareFile is een compleet bestandbeheerssysteem dat u de mogelijkheid geeft om het bestandsbeheer volledig naar uw hand te zetten. U kunt het beheer van het systeem volledig uit handen geven, terwijl u tegelijkertijd kosten bespaart. U heeft immers zelf geen infrastructuur of technische kennis meer nodig. Wilt u uw bestanden op een eenvoudige manier beter beheren? Kies dan voor Citrix ShareFile!

Hupra helpt u graag verder.

Neem contact op Terug naar het overzicht

Download als pdf om later te lezen

€ 0,00 | direct beschikbaar

Ebook Download

gripopbedrijfsdata_ctabutton