Cloudportaal
Stuur een WhatsApp bericht
Plan een adviesgesprek
Automatisering & AI
Integraties
Je organisatie gebruikt verschillende applicaties voor verschillende werkzaamheden. Maar als medewerkers informatie steeds handmatig tussen die systemen moeten overnemen, ontstaat onnodig werk. Met integraties zorgen we dat systemen gegevens en acties automatisch met elkaar kunnen uitwisselen
Wanneer is dit relevant voor jouw organisatie?
Worden gegevens uit het ene systeem regelmatig opnieuw ingevoerd in een ander systeem? Werken medewerkers met exports en imports om informatie over te zetten? Of loopt een proces via mailboxen en bestanden omdat applicaties niet rechtstreeks met elkaar communiceren?
Dan zit het probleem vaak niet in de afzonderlijke systemen, maar in wat er tussen die systemen gebeurt.
Dat zorgt niet alleen voor extra werk. Handmatige overdracht kan ook leiden tot vertragingen, dubbele invoer en verschillen tussen gegevens. Bovendien wordt het lastiger om te bepalen welke informatie actueel is.
In zo'n situatie kijken we eerst naar het proces. Welke informatie wordt overgedragen, welke systemen zijn betrokken en waar ontstaat het meeste handwerk? Vanuit daar bepalen we waar een integratie daadwerkelijk iets kan verbeteren.
Wat verandert er in de praktijk?
Met een goede integratie kunnen systemen automatisch informatie uitwisselen en op elkaar reageren.
Een wijziging in het ene systeem kan bijvoorbeeld automatisch worden verwerkt in een ander systeem. Gegevens hoeven niet opnieuw te worden ingevoerd en een volgende processtap kan starten zonder dat iemand eerst informatie hoeft over te zetten.
Dat kan zorgen voor minder handmatig werk, kortere doorlooptijden en consistentere informatie tussen applicaties.
Maar een integratie moet ook betrouwbaar blijven werken. Daarom kijken we niet alleen naar de gegevens die van A naar B moeten, maar ook naar eigenaarschap, uitzonderingen en beheer. Want als een koppeling onderdeel wordt van een dagelijks bedrijfsproces, moet duidelijk zijn wat er gebeurt wanneer iets niet volgens plan verloopt.
Wat Hupra voor je doet
Hupra helpt systemen en gegevensstromen met elkaar te verbinden op een manier die past bij het proces en de bestaande IT-omgeving. We beginnen met de vraag welke informatie tussen systemen moet worden uitgewisseld. Daarbij kijken we welke applicatie de bron van die informatie is, waar de gegevens naartoe moeten en wat er vervolgens mee moet gebeuren. Afhankelijk van de betrokken systemen bepalen we welke integratiemethode passend is. Dat kan bijvoorbeeld via beschikbare API's of andere mogelijkheden die de betreffende applicaties bieden.
Hupra werkt daarbij met integratievraagstukken rondom systemen zoals AFAS, Exact, Microsoft Dynamics en SAP. Ook wanneer verschillende andere applicaties via API's met elkaar moeten samenwerken, kijken we naar een passende inrichting. Daarbij nemen we niet alleen de technische koppeling mee. Ook datamapping, toegangsrechten, foutafhandeling en beheer zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat de integratie onderdeel kan worden van het dagelijkse proces.
Waar staat jouw organisatie nu?
Breng je basis op orde.
Krijg inzicht in processen, systemen en afhankelijkheden.
Cornel van Westen
Directeur
Hoe werkt de aanpak?
We beginnen ermee om het huidige proces in kaart te brengen. Welke handelingen vinden nu plaats, welke systemen spelen daarin een rol en waar wordt informatie handmatig overgedragen? Daarna brengen we de gegevensstroom in kaart. Welke informatie moet worden uitgewisseld? Welk systeem is leidend? Wanneer moet een overdracht plaatsvinden? En wat moet het ontvangende systeem vervolgens met de gegevens doen?
Vervolgens kijken we naar de technische mogelijkheden van de betrokken applicaties en bepalen we hoe de integratie het beste kan worden ingericht. Daarbij denken we ook na over situaties waarin iets misgaat. Wat gebeurt er als een systeem tijdelijk niet beschikbaar is? Hoe wordt zichtbaar dat gegevens niet zijn verwerkt? En hoe voorkom je dat dezelfde informatie onbedoeld meerdere keren wordt verwerkt?
De precieze aanpak hangt af van de aanwezige systemen, gegevens en processen. Zo ontstaat een weloverwogen integratie die niet alleen technisch functioneert, maar ook aansluit op de dagelijkse praktijk.
Voor management
Voor management gaat integratie vooral over het weghalen van onnodig werk tussen systemen. Hoeveel tijd besteden medewerkers aan het overnemen en controleren van gegevens? Hoe vaak ontstaan vertragingen omdat informatie niet automatisch beschikbaar is? En welke gevolgen hebben fouten of verschillen tussen systemen?
Een goede integratie kan processen sneller en consistenter maken, maar vraagt ook om een investering in inrichting en beheer. Daarom kijken we naar de processen waar integratie voldoende waarde toevoegt. Niet iedere handmatige overdracht hoeft direct te worden gekoppeld. Het gaat om de plekken waar minder handwerk, betere informatie of een betrouwbaarder proces daadwerkelijk verschil maakt.
.png)
Voor IT
Voor IT begint een integratie met duidelijkheid over systemen en data. Welk systeem is leidend? Welke gegevens worden uitgewisseld? Hoe sluiten velden en definities op elkaar aan? En op welk moment moet informatie worden verwerkt? Daarna kijken we naar de beschikbare koppelmethoden, zoals API's, en naar authenticatie en autorisatie.
Een betrouwbare integratie houdt ook rekening met fouten en tijdelijke verstoringen. Als een systeem niet beschikbaar is, moet duidelijk zijn wat er met de gegevens gebeurt. Moet een verwerking opnieuw worden geprobeerd? Hoe voorkomen we dubbele verwerking? En hoe ziet IT dat een koppeling niet meer correct functioneert? Logging, monitoring en foutafhandeling zijn daarom belangrijke onderdelen wanneer een integratie onderdeel wordt van een bedrijfsproces.
Ook wijzigingen vragen aandacht. Applicaties, API's, datamodellen en rechten veranderen in de loop van de tijd. Een aanpassing aan één kant van een integratie kan gevolgen hebben voor de rest van de keten. Daarom kijken we niet alleen naar het bouwen van de koppeling, maar ook naar de manier waarop deze binnen de bestaande IT-omgeving beheersbaar blijft.
Waarom Hupra?
Een koppeling is pas nuttig als het proces eromheen ook goed blijft werken. Daarom kijkt Hupra verder dan alleen het technische verkeer tussen twee applicaties. We kijken naar de gegevens die worden uitgewisseld, de medewerkers die ermee werken, de systemen die verantwoordelijk zijn voor die gegevens en het beheer van de integratie.
Daarbij houden we rekening met security, rechten, foutafhandeling en veranderingen in de bestaande IT-omgeving. Zo bouwen we geen koppeling die alleen gegevens van A naar B verplaatst, maar een integratie die past bij het proces waarvoor deze bedoeld is.
Als het vraagstuk breder wordt
Een integratie kan een concreet probleem tussen twee systemen oplossen. Maar soms laat zo'n vraag juist zien dat het bredere applicatielandschap aandacht nodig heeft. Welke systemen zijn leidend voor welke gegevens? Waar worden dezelfde gegevens op meerdere plekken bijgehouden? Welke processen lopen over verschillende applicaties heen? En waar is automatisering of verdere standaardisatie mogelijk?
Integratievraagstukken kunnen raken aan andere onderdelen van het ICT-landschap, zoals procesautomatisering, data, applicaties, cloudomgevingen of security.
Hupra is onderdeel van TechOne Group. Als aanvullende expertise nodig is, kunnen we die vanuit de groep betrekken. Welke kennis of partij daarbij nodig is, hangt af van het specifieke vraagstuk.
Heb je al twee of meer systemen die gegevens met elkaar moeten uitwisselen? Dan kunnen we direct kijken naar het proces en de beschikbare integratiemogelijkheden.
9/10
Van Veldhuizen Logistiek
"Als Hupra niet flexibel zou zijn, zou het geen goede partner voor ons zijn."
Hupra in beeld
Eerst je IT op orde, dan pas AI
Hoe houd je grip op security en compliance?
Hoe richt je AI-governance goed in?
Hoe bestuur je AI binnen een organisatie?
Veelgestelde vragen
Wat wil je weten over integraties?
Wat gebeurt er als één van de gekoppelde systemen tijdelijk niet beschikbaar is?
Dat hangt af van de manier waarop de integratie is ingericht. Bij belangrijke gegevensstromen moet vooraf worden bepaald wat er gebeurt wanneer een verwerking niet kan worden uitgevoerd.
Een integratie kan bijvoorbeeld registreren dat iets is mislukt en, waar passend, een verwerking opnieuw proberen. Ook logging en monitoring kunnen helpen om problemen zichtbaar te maken. Zo voorkom je dat informatie ongemerkt tussen twee systemen blijft hangen.
Kunnen bestaande integraties ook worden verbeterd?
Ja. Een bestaande koppeling kan technisch nog functioneren, maar toch veel beheer vragen of regelmatig problemen veroorzaken.
We kunnen dan kijken naar de gegevensstromen, afhankelijkheden, foutafhandeling en technische inrichting. Ook wijzigingen in applicaties of API's kunnen aanleiding zijn om een bestaande integratie opnieuw te beoordelen. Op basis daarvan bepalen we waar verbetering mogelijk is en stellen wij een actieplan op.
Wat is een API en waarom is die belangrijk voor een integratie?
Een API is een manier waarop applicaties op een gestructureerde manier gegevens of opdrachten met elkaar kunnen uitwisselen.
Als een applicatie een geschikte API beschikbaar stelt, kan deze vaak worden gebruikt om informatie automatisch op te vragen, toe te voegen of bij te werken. Welke mogelijkheden precies beschikbaar zijn, verschilt per systeem en API.
Voor wie zijn integraties relevant?
Integraties zijn interessant voor organisaties waarin processen over meerdere applicaties lopen en medewerkers informatie handmatig tussen die systemen moeten overdragen.
Denk aan dubbele invoer, exports en imports, bestanden die via e-mail worden doorgestuurd of gegevens die in verschillende systemen apart worden bijgehouden. Vooral wanneer dit vaak gebeurt of onderdeel is van een belangrijk bedrijfsproces, kan een integratie veel handwerk voorkomen.
Hoe passen integraties in onze bestaande IT-omgeving?
We kijken eerst naar de applicaties, processen en gegevens die al aanwezig zijn. Daarbij bepalen we welk systeem leidend is voor welke informatie en hoe gegevens tussen systemen moeten worden uitgewisseld.
Vervolgens kijken we naar de beschikbare integratiemogelijkheden, authenticatie, autorisatie, datamapping en beheer. Ook logging, monitoring en foutafhandeling nemen we mee wanneer dat voor de integratie relevant is.