Cloudportaal
Stuur een WhatsApp bericht
Plan een adviesgesprek
Automatisering & AI
Procesautomatisering
Hoe verminderen we handmatig werk in terugkerende processen? Veel processen bestaan uit kleine, terugkerende handelingen. Gegevens overnemen, controles uitvoeren, e-mails verwerken of informatie van het ene systeem naar het andere brengen. Met procesautomatisering laat je geschikte stappen automatisch verlopen, zodat medewerkers meer tijd overhouden voor werk waar ze echt nodig zijn.
Wanneer is dit relevant voor jouw organisatie?
Worden gegevens regelmatig handmatig van het ene systeem naar het andere gekopieerd? Komen aanvragen binnen via een mailbox en moet iemand ze steeds doorzetten? Of voeren medewerkers dagelijks dezelfde controles en administratieve handelingen uit? Dan is het interessant om te kijken welke stappen slimmer kunnen.
We automatiseren daarbij niet simpelweg alles wat geautomatiseerd kan worden. Eerst kijken we waar tijd verloren gaat, fouten ontstaan of processen onnodig vertragen. Vervolgens bepalen we welke stappen geschikt zijn voor automatisering en waar menselijke controle juist belangrijk blijft.
Wat verandert er in de praktijk?
Procesautomatisering haalt onnodige handelingen uit het dagelijkse werk. Een aanvraag kan bijvoorbeeld automatisch bij de juiste medewerker terechtkomen, gegevens kunnen tussen systemen worden doorgegeven of een vervolgstap kan automatisch starten zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
Dat kan zorgen voor minder handmatig werk, kortere doorlooptijden en minder kans op fouten. Medewerkers hoeven minder tijd te besteden aan repeterende taken en krijgen sneller de informatie die ze nodig hebben.
Daarbij kijken we ook naar uitzonderingen. Want een proces verloopt in de praktijk niet altijd precies zoals op papier. Daarom moet duidelijk zijn wat automatisch gebeurt, wanneer een medewerker nodig is en wie verantwoordelijk is als iets anders loopt dan verwacht.
Wat Hupra voor je doet
Hupra brengt samen met jou het proces in kaart. Welke stappen worden nu handmatig uitgevoerd? Welke systemen en gegevens zijn betrokken? Waar zitten vertragingen of foutgevoelige overdrachten? En welke onderdelen lenen zich voor automatisering?
Vervolgens kijken we welke oplossing daarbij past. Binnen een Microsoft-omgeving kunnen bijvoorbeeld Power Automate en Power Apps worden ingezet om workflows te automatiseren of medewerkers te ondersteunen met een toepassing die aansluit op het proces.
De techniek is daarbij niet het vertrekpunt. Eerst moet duidelijk zijn wat je wilt verbeteren. Daarna kiezen we de oplossing die past bij het proces, de gebruikers en je bestaande IT-omgeving.
Waar staat jouw organisatie nu?
Breng je basis op orde.
Krijg inzicht in processen, systemen en afhankelijkheden.
Cornel van Westen
Directeur
Hoe werkt de aanpak?
We beginnen bij het proces zoals het vandaag werkt. Samen brengen we de stappen, gebruikers, systemen en knelpunten in beeld.
Daarna bepalen we welke handelingen geautomatiseerd kunnen worden en waar menselijke controle nodig blijft. Ook kijken we naar de gegevens en systemen die met elkaar moeten samenwerken.
Op basis daarvan kiezen we een passende technische oplossing en bepalen we hoe deze binnen de bestaande IT-omgeving kan worden ingericht. Daarbij houden we vanaf het begin rekening met zaken als toegang, rechten, uitzonderingen en beheer.
Zo automatiseren we niet alleen een losse handeling, maar zorgen we dat de oplossing ook bruikbaar en beheersbaar blijft wanneer het proces verandert.
Voor management
In de managementlaag gaat procesautomatisering vooral over de vraag waar mensen hun tijd aan besteden en hoe processen slimmer kunnen worden ingericht.
Hoeveel tijd gaat nu verloren aan terugkerende handelingen? Waar ontstaan vertragingen of fouten? En wat levert het op als bepaalde stappen automatisch verlopen?
Door dat vooraf inzichtelijk te maken, kun je gerichter bepalen waar automatisering waarde toevoegt. Niet iedere handmatige stap hoeft namelijk geautomatiseerd te worden. Het gaat om de processen waar de winst in tijd, kwaliteit of continuïteit opweegt tegen de investering.
Voor IT
Voor IT begint procesautomatisering bij het proces en de systemen die daarin een rol spelen. Welke applicatie is de bron van de gegevens? Waar vinden overdrachten plaats? Welke stap mag automatisch worden uitgevoerd en onder welke voorwaarden?
Op basis daarvan bepalen we of bijvoorbeeld een workflow, integratie, Power Automate-flow, Power App of een andere oplossing passend is.
Automatiseringen die onderdeel worden van de dagelijkse operatie moeten ook beheerd kunnen worden. Daarom kijken we naar identity, rechten, logging, monitoring en foutafhandeling. Ook houden we rekening met wijzigingen in gebruikers, processen en gekoppelde systemen.
Zo voorkomen we dat een verzameling handige automatiseringen na verloop van tijd juist een nieuwe beheerlast wordt.
Waarom Hupra?
Een proces automatiseren is een goede eerste stap. Een proces automatiseren is meer dan een workflow bouwen. De oplossing moet aansluiten op de medewerkers die ermee werken, de gegevens die worden gebruikt en de systemen die al aanwezig zijn. Procesautomatisering raakt ook andere onderdelen van het ICT-landschap. Bijvoorbeeld integraties, data, applicaties of security.
Hupra is onderdeel van TechOne Group. Als voor een vraagstuk aanvullende expertise nodig is, kunnen we die vanuit de groep betrekken. Welke kennis of partij daarbij nodig is, hangt af van de situatie.
Als het vraagstuk breder wordt
Een proces automatiseren is een goede eerste stap. Een proces automatiseren is meer dan een workflow bouwen. De oplossing moet aansluiten op de medewerkers die ermee werken, de gegevens die worden gebruikt en de systemen die al aanwezig zijn. Procesautomatisering raakt ook andere onderdelen van het ICT-landschap. Bijvoorbeeld integraties, data, applicaties of security.
Hupra is onderdeel van TechOne Group. Als voor een vraagstuk aanvullende expertise nodig is, kunnen we die vanuit de groep betrekken. Welke kennis of partij daarbij nodig is, hangt af van de situatie.
9/10
Van Veldhuizen Logistiek
"Als Hupra niet flexibel zou zijn, zou het geen goede partner voor ons zijn."
Hupra in beeld
Eerst je IT op orde, dan pas AI
Hoe houd je grip op security en compliance?
Hoe richt je AI-governance goed in?
Hoe bestuur je AI binnen een organisatie?
Veelgestelde vragen
Wat wil je weten over procesautomatisering
Voor wie is procesautomatisering relevant?
Procesautomatisering is interessant voor organisaties waar medewerkers veel tijd besteden aan terugkerende handelingen. Denk aan gegevens overnemen, controles uitvoeren, e-mails verwerken, documenten doorzetten of informatie tussen verschillende applicaties uitwisselen. Vooral bij werkzaamheden die vaak op dezelfde manier terugkomen, kan automatisering tijd besparen en de kans op fouten verkleinen.
Hoe past procesautomatisering in onze bestaande IT-omgeving?
We kijken eerst welke applicaties, gegevens en gebruikers onderdeel zijn van het proces. Vervolgens bepalen we hoe een automatisering daarop kan aansluiten. Daarbij houden we rekening met verbindingen tussen systemen, identity, rechten, logging, monitoring en foutafhandeling. Zo wordt de automatisering onderdeel van de bestaande omgeving in plaats van een losse oplossing ernaast.
Welke processen kunnen we automatiseren?
Vooral processen met duidelijke, terugkerende stappen zijn interessant om te onderzoeken. Denk aan het verwerken van aanvragen, het doorzetten van informatie, controles, goedkeuringsprocessen of het uitwisselen van gegevens tussen systemen. Of automatisering daadwerkelijk zinvol is, hangt af van onder andere de hoeveelheid handwerk, de uitzonderingen binnen het proces en de systemen die worden gebruikt.
Moeten we een heel proces in één keer automatiseren?
Nee. Het kan juist verstandig zijn om te beginnen bij een duidelijk afgebakend onderdeel van een proces. Zo kun je eerst ervaren wat de automatisering in de praktijk oplevert en waar aanpassingen nodig zijn. Vanuit daar kan worden bepaald of verdere automatisering zinvol is.
Wat gebeurt er als een geautomatiseerd proces niet goed verloopt?
Ook bij automatisering kunnen uitzonderingen of fouten optreden. Daarom kijken we vooraf naar foutafhandeling, logging en waar nodig monitoring. Ook bepalen we wanneer een proces automatisch verder kan en wanneer tussenkomst van een medewerker nodig is. Zo blijft duidelijk wat er gebeurt als een situatie afwijkt van het normale proces.