Cloudportaal
Stuur een WhatsApp bericht
Plan een adviesgesprek
Automatisering & AI
Processen automatiseren met Microsoft Power Automate
Met Microsoft Power Automate kun je terugkerende handelingen automatiseren en systemen met elkaar laten samenwerken. Dat kan veel tijd besparen. Maar naarmate er meer flows ontstaan, wordt het ook belangrijk om grip te houden op eigenaarschap, rechten en beheer.
Wanneer is dit relevant voor jouw organisatie?
Worden gegevens nog handmatig van het ene systeem naar het andere overgenomen? Komen aanvragen binnen via een mailbox en zet iemand ze steeds door naar de juiste collega? Of zijn medewerkers veel tijd kwijt aan terugkerende controles, meldingen en goedkeuringen? Met Power Automate kunnen veel van dit soort handelingen automatisch verlopen.
Misschien worden er binnen je organisatie al flows gebouwd. Dat maakt automatiseren laagdrempelig, maar brengt ook een nieuwe uitdaging met zich mee. Wie is eigenaar van een flow? Welke systemen en gegevens worden gebruikt? Welke rechten zijn nodig? En wat gebeurt er als een flow niet meer werkt? Daarom kijken we niet alleen naar wat je kunt automatiseren, maar ook naar hoe je dat beheersbaar doet.
Wat verandert er in de praktijk?
Met Power Automate kunnen terugkerende stappen automatisch worden uitgevoerd zodra er iets gebeurt. Een aanvraag komt binnen, een document wordt toegevoegd, een status verandert of een goedkeuring is gegeven. Zo'n gebeurtenis kan automatisch de volgende stap in een proces starten.
Dat betekent bijvoorbeeld dat informatie niet meer handmatig hoeft te worden doorgezet, collega's automatisch een melding krijgen of gegevens tussen applicaties worden uitgewisseld.
Hupra helpt om Power Automate gericht in te zetten voor processen waar automatisering daadwerkelijk iets oplevert. Daarbij kijken we niet alleen naar het bouwen van flows, maar ook naar de inrichting eromheen. Denk aan gebruikers, rechten, connectoren, uitzonderingen en beheer.
Zo levert automatisering niet alleen tijdwinst op, maar blijft ook duidelijk hoe een proces werkt en wie ervoor verantwoordelijk is.
Wat Hupra voor je doet
We beginnen niet met het bouwen van een flow, maar met het proces dat je wilt verbeteren. Welke handelingen worden nu uitgevoerd? Waar gaat onnodig veel tijd verloren? Welke systemen en gegevens zijn betrokken? En welke uitzonderingen komen in de praktijk voor?
Daarna bepalen we welke stappen geschikt zijn voor automatisering met Power Automate. We werken uit wat een flow moet starten, welke acties vervolgens nodig zijn en wat er moet gebeuren als een situatie afwijkt van het normale proces.
Daarbij kijken we ook naar de aansluiting op je bestaande Microsoft-omgeving en andere betrokken systemen. Zo ontstaat geen losse automatisering, maar een oplossing die past binnen de manier waarop je organisatie werkt.
Waar staat jouw organisatie nu?
Breng je basis op orde.
Krijg inzicht in processen, systemen en afhankelijkheden.
Cornel van Westen
Directeur
Hoe werkt de aanpak?
We beginnen met een vraag. Wat wil je verbeteren en welke medewerkers werken met het proces? Vervolgens brengen we het huidige proces in kaart. We kijken naar de verschillende stappen, systemen, gegevens en overdrachtsmomenten. Daarbij maken we onderscheid tussen handelingen die goed geautomatiseerd kunnen worden en momenten waarop menselijke controle nodig blijft.Daarna bepalen we hoe Power Automate kan worden ingezet en welke connectoren, rechten en andere technische onderdelen daarvoor nodig zijn.
Ook het beheer nemen we vanaf het begin mee. Wie wordt eigenaar van de automatisering? Hoe wordt zichtbaar dat een flow niet goed verloopt? En wat gebeurt er wanneer een gekoppeld systeem, account of proces verandert? De precieze inrichting hangt af van het proces en de bestaande IT-omgeving. Zo voorkomen we dat een snelle automatisering later juist extra beheer oplevert.
Voor management
Voor management is vooral belangrijk wat Power Automate in het dagelijkse proces kan verbeteren. Hoeveel tijd besteden medewerkers nu aan terugkerende handelingen? Waar ontstaan vertragingen? Welke fouten kunnen worden voorkomen? En wat levert het op als bepaalde stappen automatisch verlopen?
Niet iedere handmatige handeling hoeft te worden geautomatiseerd. Daarom kijken we eerst waar automatisering voldoende waarde toevoegt en welke investering daarvoor nodig is.
Zo blijft Power Automate een middel om processen slimmer te maken, in plaats van een doel op zichzelf.
Voor IT
Een Power Automate-flow kan snel gebouwd zijn. Maar een automatisering die onderdeel wordt van het dagelijkse werk moet ook veilig, begrijpelijk en beheersbaar blijven.
Daarom kijkt Hupra verder dan de flow zelf. We kijken naar het proces, de gebruikers, gegevens, rechten, gekoppelde systemen en het beheer eromheen.
Daarbij sluiten we aan op je bestaande Microsoft-omgeving en houden we rekening met de manier waarop automatiseringen binnen de organisatie worden gebruikt.
Zo krijg je geen verzameling losse flows, maar automatiseringen die passen bij je processen en je IT-omgeving.
Waarom Hupra?
Een integratie raakt meer dan twee systemen die gegevens met elkaar uitwisselen. Processen, gebruikers, data, security en beheer spelen allemaal een rol.
Daarom kijkt Hupra niet alleen naar de technische koppeling met SAP. We kijken ook naar wat eromheen nodig is om de oplossing goed te laten functioneren binnen je bestaande IT-omgeving.
Zo ontstaat een integratie die niet alleen bij de techniek past, maar vooral bij de manier waarop jouw organisatie ermee moet werken.
Als het vraagstuk breder wordt
Een paar processen automatiseren met Power Automate is relatief eenvoudig. De uitdaging verandert wanneer steeds meer medewerkers en afdelingen ermee gaan werken. Dan ontstaan andere vragen. Wie mag automatiseringen bouwen? Welke connectoren mogen worden gebruikt? Hoe voorkom je dubbele oplossingen? En hoe zorg je ervoor dat belangrijke flows blijven werken wanneer medewerkers of systemen veranderen? Power Automate wordt hierdoor onderdeel van een breder vraagstuk rondom procesautomatisering, applicaties, integraties, data of security. Hupra is onderdeel van TechOne Group. Als aanvullende expertise nodig is, kunnen we die vanuit de groep betrekken. Welke kennis of partij daarbij nodig is, hangt af van het specifieke vraagstuk.
Heb je al een concreet proces dat je met Power Automate wilt verbeteren? Dan kijken we samen naar de mogelijkheden binnen je bestaande omgeving.
9/10
Van Veldhuizen Logistiek
"Als Hupra niet flexibel zou zijn, zou het geen goede partner voor ons zijn."
Hupra in beeld
Eerst je IT op orde, dan pas AI
Hoe houd je grip op security en compliance?
Hoe richt je AI-governance goed in?
Hoe bestuur je AI binnen een organisatie?
Veelgestelde vragen
Wat wil je weten over Microsoft Power Automate?
Voor wie is Microsoft Power Automate relevant?
Power Automate is interessant voor organisaties waar medewerkers regelmatig dezelfde digitale handelingen uitvoeren. Denk aan gegevens overnemen, goedkeuringen doorzetten, meldingen versturen, documenten verwerken of informatie tussen systemen uitwisselen.
Het kan ook relevant zijn wanneer Power Automate al wordt gebruikt, maar er behoefte ontstaat aan meer overzicht, duidelijke afspraken en beter beheer van bestaande flows.
Hoe past Power Automate in onze bestaande IT-omgeving?
Power Automate is onderdeel van het Microsoft Power Platform en kan samenwerken met verschillende Microsoft-diensten en andere ondersteunde systemen.
Bij de inrichting kijken we onder andere naar omgevingen, connectoren, accounts en identities, toegangsrechten en het gebruik van gegevens. Ook logging, foutafhandeling en de lifecycle van flows nemen we mee wanneer dat voor de automatisering relevant is.
Welke processen kunnen we automatiseren met Power Automate?
Vooral processen met duidelijke en terugkerende stappen zijn interessant. Denk aan goedkeuringsprocessen, meldingen, het verwerken van aanvragen, documentstromen of het uitwisselen van gegevens tussen applicaties.
Of Power Automate de juiste oplossing is, hangt af van het proces, de uitzonderingen die voorkomen en de systemen die betrokken zijn. Daarom kijken we eerst naar het proces en daarna pas naar de flow.
Kunnen bestaande Power Automate-flows worden verbeterd?
Ja. Wanneer er al flows zijn, kunnen we kijken hoe deze zijn ingericht en waar knelpunten ontstaan. Bijvoorbeeld wanneer automatiseringen regelmatig uitvallen, afhankelijk zijn van één medewerker of wanneer onduidelijk is welke systemen en gegevens worden gebruikt.
Op basis daarvan kan worden bepaald welke aanpassingen nodig zijn om bestaande automatiseringen beter beheersbaar te maken.
Hoe voorkomen we dat er te veel losse flows ontstaan?
Dat begint met afspraken over wie flows mag maken, waar ze worden ingericht en wie verantwoordelijk is voor het beheer. Ook afspraken over connectoren, gegevens en toegangsrechten helpen om overzicht te houden.
Naarmate Power Automate breder wordt gebruikt, wordt het belangrijker om deze afspraken organisatiebreed vast te leggen. Zo voorkom je dat verschillende medewerkers dezelfde processen automatiseren of dat belangrijke flows zonder duidelijk eigenaarschap blijven bestaan.