Cloudportaal
Stuur een WhatsApp bericht
Plan een adviesgesprek
Automatisering & AI
Copilot training
Microsoft 365 Copilot kan helpen bij schrijven, samenvatten, voorbereiden, analyseren en informatie terugvinden. Maar een licentie maakt iemand nog geen handige Copilot-gebruiker. Met Copilot training helpt Hupra medewerkers ontdekken waar Copilot in hun eigen werk van pas komt, hoe ze betere resultaten krijgen en waar menselijke controle nodig blijft.
Wanneer is dit relevant voor jouw organisatie?
Copilot is beschikbaar, maar het gebruik blijft beperkt tot een paar enthousiaste collega's. Medewerkers proberen af en toe een prompt, krijgen een matig antwoord en keren daarna terug naar hun oude manier van werken. Anderen gebruiken Copilot juist veel, maar weten niet altijd welke informatie ze kunnen delen of hoe kritisch ze een uitkomst moeten beoordelen. Dat is niet vreemd. De mogelijkheden zijn breed en een algemeen verhaal over AI maakt nog niet duidelijk wat iemand er maandagochtend mee kan.
Copilot training is relevant wanneer je medewerkers verder wilt helpen dan experimenteren. Bijvoorbeeld als je wilt dat zij Copilot bewuster gebruiken bij terugkerende werkzaamheden en tegelijkertijd begrijpen welke afspraken en aandachtspunten daarbij gelden.
Wat verandert er in de praktijk?
Medewerkers leren Copilot niet als losse AI-tool kennen, maar vanuit hun eigen werk. Iemand die regelmatig lange documenten doorneemt, heeft andere voorbeelden nodig dan een collega die veel vergaderingen voorbereidt of teksten opstelt. Een manager kan vooral geïnteresseerd zijn in het verwerken van informatie, terwijl een medewerker op een andere afdeling juist ondersteuning zoekt bij dagelijkse communicatie.
Door met herkenbare situaties te werken, wordt sneller duidelijk waar Copilot handig kan zijn en waar niet. Medewerkers leren bovendien dat de eerste uitkomst niet altijd de beste is. Een vraag aanscherpen, context toevoegen en een resultaat controleren horen bij goed gebruik. Zo groeit niet alleen de kennis van Copilot, maar vooral het vermogen om er bewust mee te werken.
Wat Hupra voor je doet
Hupra maakt van Copilot training geen rondleiding langs zoveel mogelijk functies. We richten de aandacht op werkzaamheden die medewerkers herkennen. Welke taken kosten regelmatig tijd? Waar wordt veel informatie verwerkt? Welke teksten of voorbereidingen komen vaak terug? En bij welke werkzaamheden kan Copilot mogelijk ondersteunen?
Daar koppelen we praktische uitleg aan. Medewerkers leren bijvoorbeeld hoe de kwaliteit van hun vraag invloed heeft op het antwoord, waarom context belangrijk is en waarom een overtuigend resultaat niet automatisch een correct resultaat is. Ook verantwoord gebruik hoort daarbij. Welke informatie kan Copilot gebruiken? Waarom zijn toegangsrechten belangrijk? Welke interne afspraken gelden er? En wanneer moet je een uitkomst zelf controleren voordat je ermee verdergaat? De precieze inhoud en vorm van de training stemmen we af op de gebruikers, de beschikbare Copilot-mogelijkheden en wat de organisatie ermee wil bereiken.
Waar staat jouw organisatie nu?
Breng je basis op orde.
Krijg inzicht in processen, systemen en afhankelijkheden.
Cornel van Westen
Directeur
Hoe werkt de aanpak?
Een goede oefening begint niet met: ‘Welke prompt zullen we eens proberen?’ We beginnen liever met een taak die iemand daadwerkelijk uitvoert. Neem een medewerker die een overleg voorbereidt. Welke informatie moet vooraf worden doorgenomen? Wat zou Copilot daarbij kunnen ondersteunen? Welke context heeft Copilot nodig om iets bruikbaars te leveren? En welke onderdelen moet de medewerker zelf blijven beoordelen?
Vanuit zulke situaties leren medewerkers hoe ze duidelijker opdrachten geven, vervolgvragen stellen en resultaten aanscherpen. Ze ervaren ook waar de beperkingen zitten. Daarbij besteden we aandacht aan verantwoord gebruik. Een goed geformuleerde prompt is immers maar één onderdeel. Medewerkers moeten ook weten hoe ze omgaan met bedrijfsinformatie, bronnen, privacy, toegangsrechten en resultaten die mogelijk onvolledig of onjuist zijn. Welke voorbeelden en onderwerpen aan bod komen, hangt af van de doelgroep en de manier waarop Copilot binnen de organisatie wordt ingezet.
Voor management
Een Copilot-licentie vertelt je hoeveel mensen toegang hebben. Niet hoeveel mensen er nuttig mee werken. Voor management is daarom vooral interessant of medewerkers mogelijkheden herkennen die aansluiten op hun werkzaamheden. Kunnen ze taken slimmer aanpakken? Weten ze wanneer Copilot wel en niet geschikt is? En voelen ze zich voldoende zeker om ermee te werken zonder de uitkomst klakkeloos over te nemen?
Training kan helpen om de stap van beschikbaarheid naar daadwerkelijk gebruik kleiner te maken. Daarbij is het verstandig om realistische verwachtingen te houden. Niet iedere medewerker heeft dezelfde werkzaamheden en niet iedere taak wordt beter door er Copilot bij te gebruiken. Het gaat dus niet om zoveel mogelijk Copilot-gebruik, maar om passend gebruik op momenten waarop het iets toevoegt.
Voor IT
Goed gebruik van Copilot wordt mede bepaald door de omgeving waarin medewerkers werken. Identity en toegangsrechten hebben invloed op de informatie waartoe een gebruiker toegang heeft. Ook de inrichting van Microsoft 365, beschikbare functionaliteit en interne afspraken kunnen bepalen wat medewerkers in de praktijk met Copilot kunnen doen. Dat maakt het belangrijk dat een training aansluit op de technische werkelijkheid. Gebruikers uitleg geven over mogelijkheden die niet beschikbaar zijn, zorgt vooral voor verwarring.
Andersom kan training helpen om ondersteuningsvragen duidelijker te maken. Medewerkers leren beter onderscheid maken tussen een beperking van Copilot, een probleem met beschikbare informatie en een situatie waarin bijvoorbeeld toegang of rechten een rol spelen. Wanneer tijdens de training bredere vragen ontstaan over security, informatiebeheer of governance, kunnen die apart worden opgepakt.
Waarom Hupra?
Een lijst met vijftig voorbeeldprompts is snel gemaakt. De lastigere vraag is welke daarvan iemand over een maand nog gebruikt. Hupra richt Copilot training daarom op herkenbaar werk. Niet alleen op wat Copilot technisch kan, maar op wat een medewerker ermee kan doen binnen de eigen organisatie.
Daarbij verliezen we de omgeving achter Copilot niet uit het oog. Data, toegangsrechten, security en interne afspraken bepalen mede wat verantwoord en bruikbaar is. Die combinatie van dagelijkse praktijk en IT helpt medewerkers om Copilot niet alleen uit te proberen, maar bewuster te gebruiken.
Als het vraagstuk breder wordt
Soms blijkt tijdens een training dat kennis niet het grootste obstakel is. Misschien begrijpen medewerkers Copilot prima, maar sluit de huidige werkwijze nog niet aan. Dan kan adoptie & change meer aandacht vragen. Ontstaan er vragen over welke AI-toepassingen medewerkers mogen gebruiken of welke informatie ermee verwerkt mag worden, dan raakt het onderwerp aan AI governance & compliance. Ook de technische basis kan aandacht vragen. Wanneer informatie moeilijk terug te vinden is of toegangsrechten niet goed aansluiten, ligt de oplossing niet automatisch in meer training.
En wanneer medewerkers uiteindelijk niet alleen met Copilot willen werken, maar ook eigen agents gaan gebruiken, vraagt dat weer andere kennis en verantwoordelijkheden dan deze Copilot training behandelt. Hupra ICT helpt om die onderwerpen uit elkaar te houden en waar nodig met elkaar te verbinden. Als aanvullende expertise nodig is, kunnen we vanuit TechOne Group kennis betrekken die bij het bredere vraagstuk past.
9/10
Van Veldhuizen Logistiek
"Als Hupra niet flexibel zou zijn, zou het geen goede partner voor ons zijn."
Hupra in beeld
Eerst je IT op orde, dan pas AI
Hoe houd je grip op security en compliance?
Hoe richt je AI-governance goed in?
Hoe bestuur je AI binnen een organisatie?
Veelgestelde vragen
Wat wil je weten over Copilot training
Voor wie is Copilot training relevant?
Copilot training is bedoeld voor organisaties die medewerkers praktisch op weg willen helpen met Microsoft 365 Copilot.
Dat kan vóór de introductie zijn, maar ook wanneer Copilot al beschikbaar is en het gebruik achterblijft of sterk verschilt tussen medewerkers. De precieze inhoud hangt af van de doelgroep, beschikbare functionaliteit en bestaande kennis.
Moeten medewerkers al ervaring hebben met Copilot?
Dat hoeft niet. De benodigde voorkennis hangt af van de invulling van de training.
Wanneer medewerkers al ervaring hebben, kan juist meer aandacht worden besteed aan betere toepassing in dagelijkse werkzaamheden en aan vragen die tijdens het gebruik zijn ontstaan.
Gaat Copilot training ook over veilig gebruik van bedrijfsinformatie?
Verantwoord omgaan met informatie is een belangrijk aandachtspunt bij het gebruik van AI.
Welke onderwerpen precies aan bod komen, hangt af van de omgeving en de afspraken binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan bewust omgaan met bedrijfsinformatie, toegangsrechten en het controleren van resultaten.
Is Copilot training hetzelfde als Copilot agents training?
Nee. Copilot training richt zich op medewerkers die Microsoft 365 Copilot gebruiken bij hun dagelijkse werkzaamheden.
Copilot agents training richt zich specifiek op het werken met Copilot-agents. Daarbij kunnen andere onderwerpen spelen, zoals de taak van een agent, gebruikte bronnen, rechten, controle en verantwoordelijkheden rond het gebruik of beheer van agents.
Wat kunnen medewerkers na een Copilot training beter?
Het doel is dat medewerkers beter herkennen wanneer Copilot handig is in hun dagelijkse werk. Ze leren duidelijkere opdrachten geven, resultaten beoordelen en Copilot gebruiken bij werkzaamheden die voor hun functie relevant zijn.
Daarbij is er ook aandacht voor de grenzen van Copilot. Medewerkers leren dat een goed klinkend antwoord niet automatisch juist of volledig is en wanneer eigen controle nodig blijft.