Starten met Copilot voor Microsoft 365: implementatie in 5 stappen

Bent u enthousiast over de mogelijkheden van Copilot voor Microsoft 365 en wilt u deze slimme AI-technologie in uw mkb-bedrijf inzetten? Deze vijf stappen leiden tot een soepele start, zodat u niet alleen efficiënt, maar vooral ook veilig kunt werken met Copilot.

Herinnert u zich nog de eerste keer dat u zelfstandig in een auto reed? Vanaf de buitenkant gezien was het een kwestie van starten en wegrijden. Maar er ging een heel verhaal aan vooraf. U moest eerst de juiste bevoegdheid hebben in de vorm van een rijbewijs, u moest de verkeersregels kennen en de juiste vaardigheden vergaren met rijlessen. Bovendien moest de auto verzekerd zijn, APK-gekeurd en voorzien van brandstof, olie en ruiterwisservloeistof.

Starten met Copilot voor Microsoft 365 gaat net zo. Aan de buitenkant lijkt het een kwestie van de licentie aanschaffen. Maar in de praktijk komt er meer bij kijken. Om uw bedrijf veilig en efficiënt te laten werken met Copilot, is het nodig om goede voorbereidingen te treffen. In dit artikel ontdekt u aan de hand van 5 stappen hoe uw bedrijf een vliegende start maakt met Copilot.

Stap 1: de meerwaarde van Microsoft 365 Copilot voor uw bedrijf

Copilot voor Microsoft 365 helpt uw organisatie om efficiënter te werken. De mogelijkheden zijn indrukwekkend. Dit zijn vijf redenen om Copilot te gebruiken:

1. Laagdrempelige manier om AI in te zetten, dankzij de naadloze integratie met uw vertrouwde Microsoft programma’s.
2. Verhogen van de productiviteit, de AI-assistent helpt uw medewerkers om hun werk makkelijker en sneller te doen.
3. Optimaal gebruikmaken van uw eigen data, door de goede en vlotte gegevensanalyse door Copilot.
4. Creatieve ondersteuning van uw medewerkers. Copilot helpt uw medewerkers bij het uitwerken van hun ideeën, het schrijven van teksten en het maken van visuele content.
5. Meer werkplezier voor uw medewerkers, doordat Copilot tijdrovend werk uit handen neemt en zij tijd en energie overhouden voor andere taken.

Toch raden we u aan om niet direct mee te gaan in de hype, maar eerst de meerwaarde van Copilot voor uw organisatie kritisch te beoordelen. Heeft u een goede business case, waarbij Copilot u daadwerkelijk veel tijd of moeite bespaart?

Om u op weg te helpen, kunt u nadenken over deze vragen:

• Welke medewerkers of afdelingen zijn het drukste? Op welke manier kunnen zij van Copilot profiteren? Welke taken, of onderdelen daarvan, kunnen door Copilot uitgevoerd worden?
• Zijn er pijnpunten of is er een gebrek aan vaardigheden, waar Copilot uw medewerkers bij kan ondersteunen? Kijk ook eens bij de voorbeelden van taken die Copilot kan uitvoeren.
• Hoeveel tijd en moeite zou het gebruik van Copilot besparen? Hoe verhoudt zich dat tot de licentiekosten?

 Meer weten over de kosten van Copilot en wat het uw bedrijf op kan leveren? Lees dan ook het artikel Wat kost Microsoft 365 Copilot en wat levert het op?

Stap 2: is uw organisatie klaar voor Copilot?

Heeft u kritisch gekeken naar de meerwaarde van Copilot en wilt u het gaan gebruiken? Dan is het tijd om te beoordelen of uw organisatie daar al klaar voor is en wat er nog moet gebeuren voor een succesvolle implementatie. Het is een gevaar om daarbij alleen te focussen op de technologie en de processen en medewerkers over het hoofd te zien. Wij adviseren om alle drie onder de loep te nemen.

1.   Processen

Heeft uw bedrijf al een beleid voor het gebruik van AI en automatiseringstools zoals Copilot voor Microsoft 365? Is het duidelijk hoe u omgaat met privacygevoelige gegevens? Heeft u nagedacht over de ethische kant van het gebruik van AI? Zijn er compliance-eisen vastgesteld voor het gebruik van Copilot en is het verwerkt in uw beveiligingsprotocollen?

Dit zijn allemaal vragen waar u over na moet denken, om voorbereid te zijn op het gebruik van een AI-dienst zoals Copilot voor Microsoft 365. Als mkb’er zit u waarschijnlijk niet te wachten op dikke pakken papier met ingewikkelde teksten die niemand leest. Dat zou ook niet werken. Daarom ons advies: houd het praktisch. Denk er over na, bespreek het met uw medewerkers en leg de belangrijkste zaken vast.

2.   Mensen

Is er een goed plan voor de training en onboarding van uw medewerkers? Zorg ervoor dat zij de benodigde ondersteuning krijgen om optimaal gebruik te maken van de AI-assistent. Met gerichte trainingen kunnen zij leren hoe ze Copilot effectief kunnen gebruiken in hun dagelijkse werkzaamheden, waardoor de productiviteit en het gebruiksgemak toenemen. Neem hierin ook mee hoe medewerkers omgaan met privacygevoelige gegevens en dataveiligheid.

Naast technische training is het goed om aandacht te besteden aan het veranderproces en mogelijke weerstand. Medewerkers kunnen zich zorgen maken over de impact van AI op hun banen en verantwoordelijkheden. Praat hierover met elkaar en geef medewerkers de gelegenheid om vragen te stellen en zorgen te uiten.

3.   Technologie

Welke technische maatregelen moet u nemen om soepel en veilig met Copilot te kunnen werken? Ten eerste is natuurlijk de juiste licentie nodig, waarmee u toegang krijgt tot Copilot voor Microsoft 365. Maar daarmee bent u er nog niet. Het is ook nodig om te kijken naar de juiste inrichting en de integratie van data uit andere systemen.

Heel belangrijk voor de veiligheid van uw data is de rollen- en rechtenstructuur. Het is goed om dit op orde te hebben, voordat u Copilot in gebruik neemt. Anders kan het zomaar voorkomen dat medewerkers een vraag stellen aan Copilot en vervolgens gegevens te zien krijgen die niet voor hun ogen bestemd is. Door vooraf de juiste rollen en rechten toe te wijzen, borgt u de dataveiligheid en voorkomt u een datalek of andere problemen met gevoelige informatie.

Stap 3: start met een Copilot testgroep

Is uw organisatie klaar om met Copilot voor Microsoft 365 te gaan werken? Het is slim om Copilot eerst te testen met een kleine groep medewerkers. Zo'n testgroep helpt u te ontdekken hoe goed Copilot werkt in uw werkomgeving en om eventuele problemen op te sporen en op te lossen. Door met een klein aantal gebruikers te beginnen, kunt u feedback verzamelen en ontdekken welke training uw medewerkers nodig hebben. Dit zorgt ervoor dat de volledige implementatie soepeler en succesvoller verloopt.

Bij het starten met een testgroep is het belangrijk om goed te kiezen wie hieraan meedoen. Selecteer medewerkers uit verschillende afdelingen en functies om diverse situaties te testen. Besteed daarbij aandacht aan hoe Copilot samenwerkt met uw bestaande systemen en workflows en test de dataveiligheid. Deze aanpak geeft waardevolle inzichten en helpt om de uitrol van Copilot beter voorbereiden. Vaak levert een testgroep ook enthousiaste ambassadeurs op, die helpen het interne draagvlak te vergroten.

77% van de Copilot gebruikers verkiest Copilot boven een wekelijkse gratis lunch. 30% gaf zelfs aan dat het invloed zou hebben op de keuze voor welke werkgever ze wilden werken.
Bron: onderzoek Microsoft

Stap 4: Implementatie van Copilot

Is de testfase positief doorlopen, dan kunt u met een gerust hart verder met de implementatie van Copilot. Het is nu tijd om te beslissen voor welke medewerkers u een Copilot licentie wilt afnemen. Licenties neemt u af via een jaarabonnement. Hoewel de prijs van € 28,10 per gebruiker per maand meevalt, lopen de kosten per jaar gemakkelijk op. Zonde als de helft van uw medewerkers er niet veel mee doet.

Stap 5: Evaluatie en bijsturen

De laatste stap wordt nog weleens vergeten bij implementatieprocessen, maar is net zo belangrijk als een goede voorbereiding. Neem na de implementatie de tijd om het gebruik van Copilot te evalueren. Verzamel feedback, bekijk wat de impact is en wat het uw bedrijf oplevert. Misschien bent u met een beperkte groep medewerkers begonnen en bevalt het zo goed dat u het aantal licenties wilt uitbreiden? Of hebben medewerkers nog wat meer aanmoediging of training nodig om alles eruit te halen?

Hoe kan Hupra ICT u helpen bij het starten met Copilot?

Altijd & overal gerust aan het werk, dat is ons motto. Vanuit Hupra ICT willen we u optimaal ontzorgen. We kunnen u dan ook van A tot Z helpen met de implementatie van Copilot voor Microsoft 365. Dat begint met een strategische blik. Samen kijken we kritisch naar de meerwaarde voor uw organisatie en hoe u Copilot wilt gaan gebruiken.

We zorgen vervolgens voor een goede inrichting en nemen het beheer voor u uit handen. Veiligheid is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Ook kunnen we workshops en trainingen verzorgen. Zodat u veilig en gemakkelijk kunt gaan werken met uw slimme AI-assistent.

Wilt u meer weten over Copilot voor Microsoft 365, sparren over de toepassingsmogelijkheden of over de implementatie? Neem gerust contact met ons op, dan helpen wij u vooruit.