Wat is Microsoft 365 Copilot en hoe werkt het?

Microsoft 365 Copilot is gelanceerd en beschikbaar voor vrijwel ieder mkb-bedrijf. Wat zijn de voordelen van deze AI-assistent en hoe werkt het? In dit artikel leest u precies wat u moet weten over deze innovatieve ontwikkeling.

Het lijkt een droom: een superslimme assistent, die niet alleen beschikbaar is voor de directie maar voor iedere medewerker. Iemand die terwijl u koffie haalt alvast een concept offerte klaarzet, de mailbox ordent en de actielijst van een vergadering opstelt. Met Copilot voor Microsoft 365 is dit niet langer een droom, maar een betaalbare mogelijkheid voor ieder mkb-bedrijf.

AI was lange tijd iets dat bij de toekomst hoorde

Inmiddels zijn we in het tijdperk aangekomen waarin AI een onderdeel wordt van ons dagelijks leven. Dat gaat in rap tempo. In 2026 zal naar verwachting 80% van de bedrijven AI integreren, terwijl dat in 2023 nog geen 5% was.

Het is een grote ontwikkeling waar u niet omheen kunt. Wat betekent AI voor het bedrijfsleven?

1. AI zal de manier waarop we werken transformeren.
2. AI zal handmatige en vervelende taken uit handen nemen.
3. AI zal de vaardigheden van medewerkers verbeteren.
4. AI zal snellere innovatie bevorderen.

De lancering van Copilot voor Microsoft 365

Het is geen wonder dat veel organisaties belangstelling hebben voor het gebruik van AI. Dat was eerst alleen mogelijk met flinke investeringen, maar met de komst van ChatGPT werd AI beschikbaar voor de massa. Er opende een wereld aan mogelijkheden. Echter, de toepassing voor de gemiddelde kantoormedewerker was nog niet zo gemakkelijk. Daar speelt Microsoft handig op in met de lancering van Microsoft 365 Copilot.

Wat is Microsoft 365 Copilot?

Microsoft heeft een manier gevonden om AI te integreren in alle bekende Microsoft programma’s zoals Word, Outlook, Teams en PowerPoint. U hoeft daardoor niet te schakelen tussen verschillende programma’s en AI-tools. U schakelt de AI-assistent eenvoudig in via de taakbalk terwijl u in uw vertrouwde programma werkt.

De kracht van Copilot is dat het een combinatie maakt van:

• Large Language Models, oftewel de techniek achter AI-systemen zoals ChatGPT
• Uw gegevens in Microsoft Graph, zoals e-mails, chats en documenten
• Uw vertrouwde Microsoft 365 apps, zoals Word, Excel, Teams, Outlook en PowerPoint.

Hoe werkt het?

U kunt Copilot toevoegen aan uw Microsoft 365 abonnement. Na de installatie vindt u Copilot in de taakbalk van uw Microsoft 365 programma’s. Via een chatscherm kunt u een opdracht geven of een vraag stellen. Het mooie aan Copilot is dat er geen ingewikkelde codes of formules nodig zijn. U communiceert met Copilot zoals u met een collega zou doen.

Copilot raadpleegt zowel het web als uw eigen data vanuit e-mails en documenten binnen uw Microsoft omgeving. Vervolgens is Copilot in staat om deze informatie te analyseren en om te zetten naar tekst, afbeeldingen, presentaties en meer.

Een aantal voorbeelden

Wat voor soort opdrachten kunt u Copilot geven? De mogelijkheden zijn eindeloos. Dit zijn een aantal voorbeelden van taken die Copilot kan uitvoeren:

• Een offerte maken in Word aan de hand van een gespreksverslag, op basis van eerdere offertes die u heeft gemaakt.
• Een document omzetten naar een mooi ontworpen PowerPoint presentatie.
• Gegevens analyseren in Excel, zoals het maken van vergelijkingen tussen verschillende jaren of het vaststellen van trends.
• Het samenvatten van e-mailreeksen in Outlook, het filteren van de meest urgente e-mails of het opstellen van een concept bericht.
• Het maken van notulen en een actielijst tijdens een vergadering in Teams.

Wat zijn de voordelen van Microsoft 365 Copilot?

Copilot helpt uw organisatie om efficiënter te werken. Het is een laagdrempelige manier om gebruik te maken van AI en mee te gaan met de tijd. Met deze vijf voordelen neemt u een stap naar de toekomst:

1. Naadloze integratie met uw vertrouwde Microsoft programma’s

Doordat Copilot werkt binnen de programma’s die u al gebruikt, is de drempel erg laag. Uw medewerkers kunnen AI gemakkelijk gaan gebruiken zonder grote aanpassingen.

2. Verhogen van de productiviteit

Microsoft 365 Copilot vervangt geen medewerkers, maar helpt ze om hun werk sneller en makkelijker te doen. Het helpt een medewerker vooruit wanneer hij anders zou vastlopen, of zou verzanden in een tijdrovende klus.

3. Optimaal gebruik maken van gegevens

Copilot kan heel snel gegevens vanaf verschillende plekken verzamelen. Dankzij de goede en vlotte gegevensanalyse van Copilot, kunnen medewerkers sneller en beter beslissingen nemen.

4. Creatieve ondersteuning van uw medewerkers

Copilot helpt uw medewerkers bij het uitwerken van hun ideeën, het schrijven van teksten en het maken van visuele content. Het vult hun vaardigheden aan en draagt bij aan hun creatieve proces en innovatieve vermogen.

5. Meer werkplezier

Het zijn met name de tijdrovende klussen die Copilot uit handen neemt voor uw medewerkers. Zo blijft er meer tijd en energie over voor de andere taken. Medewerkers zullen meer werkplezier ervaren, wat goed is voor de binding met uw bedrijf.

Wat is het verschil met ChatGPT?

ChatGPT is ontwikkeld door OpenAI. ChatGPT werkt als een chatbox en maakt gebruik van data van het openbare internet. Copilot daarentegen gebruikt de gegevens van uw eigen organisatie. Deze gegevens blijven ook binnen uw organisatie, wat met het oog op dataveiligheid een belangrijk punt van verschil is.

Een ander belangrijk verschil is dat Copilot is ingesloten in de Microsoft 365 apps die u gebruikt. Copilot kan taken uitvoeren binnen deze apps en u veel werk uit handen nemen. Een concept e-mail staat bijvoorbeeld zonder knip- en plakwerk direct in Outlook en de actielijst van een vergadering verschijnt automatisch in Teams.

Heeft u interesse in Copilot voor uw organisatie?

Microsoft Copilot biedt uw organisatie een unieke kans om efficiënter te werken met AI. De mogelijkheden zijn indrukwekkend en zullen zich gaandeweg nog verder uitbreiden. Dat neemt niet weg dat wij het altijd belangrijk vinden om kritisch te kijken naar de meerwaarde voor uw organisatie. Ook is het goed om u te realiseren dat het starten met Copilot meer vraagt dan enkel het aanschaffen van de licenties. Een goede inrichting en beheer is nodig om prettig en veilig met Copilot te kunnen werken.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen veel mkb-bedrijven met het inrichten en beheren van Microsoft diensten, maar we zitten er niet aan vast. U kunt daarom altijd rekenen op een eerlijk en onafhankelijke advies.