Wat kost Microsoft 365 Copilot en wat levert het op?

De mogelijkheden van Copilot zijn indrukwekkend en er duiken overal enthousiaste verhalen op. Maar als nuchtere ondernemer wilt u weten: wat kost Copilot voor Microsoft 365 en wat levert het uw bedrijf op?

In dit artikel vertellen we u wat de licentiekosten zijn en met welke andere kosten u rekening dient te houden. Ook gaan we in op de vraag wat het uw bedrijf aan de andere kant oplevert. De cijfers van de eerste gebruikers zijn veelbelovend.

Wat is Microsoft 365 Copilot in het kort?

Copilot voor Microsoft 365 helpt uw organisatie om efficiënter te werken. Het is als het ware een AI-assistent die werkt binnen uw vertrouwde Microsoft 365 apps zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Via een chatbox geeft u Copilot instructies of stelt u vragen. Copilot verzamelt vervolgens informatie van verschillende bronnen, legt verbanden en voert taken uit.

Meer weten over Copilot? Lees dan ook het artikel Wat is Microsoft 365 Copilot en hoe werkt het?

Wat levert Copilot voor Microsoft 365 op?

De mogelijkheden van Copilot om medewerkers te helpen bij het uitvoeren van hun taken zijn veelomvattend. Maar zorgt het in de praktijk ook daadwerkelijk voor meer efficiëntie? Daar heeft Microsoft onderzoek naar gedaan onder gebruikers met behulp van enquêtes en experimenten.

Wat blijkt? Ondanks dat Copilot pas net in gebruik is en organisaties er nog aan moeten wennen, maakt het mensen al productiever en creatiever. Dit zijn een aantal opvallende voordelen:

• 70% van de Copilot-gebruikers geeft aan productiever te zijn.
• 68% zegt dat het de kwaliteit van hun werk verbetert.
• 64% zegt dat Copilot helpt minder tijd kwijt te zijn aan e-mails.
• 87% geeft aan dat Copilot het makkelijker maakt om aan de slag te gaan met een eerste concept.
• 67% zegt dat Copilot hen tijd bespaart, zodat ze zich kunnen focussen op belangrijker werk.

Optimaal gebruik van data – met een flinke tijdswinst

We hebben tegenwoordig te maken met een overdaad aan informatie. De gemiddelde medewerker behandelt 126 e-mails per dag, dat zijn er 15 per uur. Is dat niet je primaire taak, dan is het knap als je verder nog werk gedaan krijgt.

Daar komt bij dat er op allerlei plekken informatie staat: in e-mails, digitale mappen, in de chatgeschiedenis van meetings en ga zo maar door. Copilot helpt medewerkers om vlot de juiste informatie boven water te krijgen en te verwerken.

Nieuwe vaardigheden en een hogere kwaliteit

Tijdswinst is niet het enige. Copilot helpt medewerkers ook om hun werk beter te kunnen doen. Sommige medewerkers zijn niet handig in het opmaken van documenten en presentaties, anderen schrijven niet makkelijk of hebben moeite om data in Excel te doorgronden.

Copilot breidt de set vaardigheden van uw medewerkers uit. Zowel op praktisch als analytisch vlak. Zie het als de meest slimme en snelle assistent die u zou kunnen wensen en dan eentje voor elke medewerker.

Wat kost Copilot voor Microsoft 365?

Een Copilot voor Microsoft 365 licentie kost € 28,10 per gebruiker per maand. U dient hiervoor een jaarabonnement af te sluiten. Om Copilot toe te kunnen voegen heeft u een Microsoft 365 Business Basic, Business Standard of Business Premium abonnement nodig. Enterprise-klanten, zoals Microsoft het noemt, moeten een licentie hebben voor Microsoft 365 E3, E5, F1, F3 of Office 365 E1, E3 of E5.

Misschien hebt u ergens gehoord of gelezen dat Copilot alleen beschikbaar is vanaf 300 licenties? Dat is achterhaald. Er geldt geen minimum afname meer voor de licenties.

Zijn er verder nog kosten aan verbonden?

In de basis gaat het om het aanschaffen van de licentie en het toewijzen ervan aan de desbetreffende gebruiker. Daarna kunt u ermee aan de slag. Maar weet wel dat de inrichting en het beheer van Microsoft 365 een belangrijke rol speelt in het prettig en veilig gebruiken van Copilot.

Zijn de rollen en rechten bijvoorbeeld niet goed ingericht, dan kan een gebruiker via Copilot gemakkelijk bij gevoelige data terecht komen. Dat kan bewust gebeuren, maar ook per ongeluk. Soms weet iemand niet eens dat hij bij bepaalde informatie kan. Toch kan een opdracht in Copilot ertoe leiden dat de vertrouwelijke gegevens op het scherm verschijnen.

Voordat u Copilot gaat gebruiken is het daarom goed om in kaart te brengen wie welke data mag en kan gebruiken. Zodat u er daarna voor kunt zorgen dat dit op de juiste manier ingericht is.

Hoeveel Copilot licenties heeft u nodig?

Niet voor iedere medewerker zal Copilot een uitkomst zijn. Dat hoeft ook niet. U hebt gelukkig de mogelijkheid om een selectie te maken van medewerkers die een licentie krijgen. In de basis zullen dat medewerkers zijn die veel binnen Microsoft 365 werken. Copilot maakt namelijk gebruik van informatie binnen de Microsoft 365 omgeving en desgewenst het web. Het heeft geen toegang tot informatie buiten de opslaglocaties van Microsoft 365.

Wat is de meerwaarde voor uw organisatie?

Het is verstandig om voor aanschaf van Copilot de meerwaarde kritisch te beoordelen. Heeft u een goede business case, waarbij Copilot u daadwerkelijk veel tijd of moeite bespaart? Hoeveel is dat precies en hoe verhoudt zich dat tot de licentiekosten?

Wij adviseren sowieso om met een testgroep te starten die Copilot gaat testen. Waar kunnen zij Copilot goed voor gebruiken? Hoeveel tijdswinst levert het ze op? Welke kwaliteitsverbetering ervaren ze?

Daarnaast is het goed om de medewerkers die Copilot gaan gebruiken een training te geven. Zodat zij de mogelijkheden van Copilot goed kunnen benutten. Het zou uiteindelijk zonde zijn als u een jaarlicentie heeft die amper gebruikt wordt.

De keerzijde: als u Copilot niet gaat gebruiken

Zoals gezegd adviseren we u om kritisch te kijken naar wat Copilot u oplevert. De andere kant is dat als u Copilot niet faciliteert, de kans groot is dat medewerkers gratis versies van ChatGPT of andere consumentendiensten gebruiken. Dit zijn publieke diensten en u heeft daarbij niet in de hand waar uw data terecht komt. We noemen dit ook wel Shadow IT, als medewerkers IT-middelen gaan inschakelen die buiten het IT-beheer vallen.

Vooruitkijken naar de toekomst

Bij Hupra houden we niet van bangmakerij. We gaan u niet vertellen dat uw bedrijf het niet redt in de toekomst zonder AI. Maar als ondernemer bent u gewend om vooruit te kijken. AI is volop in ontwikkeling en gaat de komende jaren een duidelijke rol spelen in het bedrijfsleven. Ook uw concurrentie zal er zijn voordeel mee doen.

Copilot biedt u de mogelijkheid om op een laagdrempelige manier de slimme AI-technologie te integreren in uw bedrijf. U krijgt toegang tot een wereld aan mogelijkheden, zonder dat daar torenhoge investeringen en ontwikkelingskosten tegenover staan.

Maakt uw bedrijf een efficiëntieslag met Copilot?

Natuurlijk moet u de afweging maken of de kosten opwegen tegen de voordelen. Dat hangt voor een deel af van de toepassingsmogelijkheden voor uw organisatie. Het is goed om daar kritisch op te zijn. Wilt u er eens over sparren? We denken graag met u mee.