Hoe koppelen we AFAS aan andere systemen en processen?
AFAS bevat vaak belangrijke HR-, financiële en klantgegevens. Als medewerkers die informatie handmatig moeten overnemen in andere applicaties, kost dat tijd en ontstaan er sneller verschillen. Met een AFAS-integratie kunnen gegevens en processtappen automatisch tussen AFAS en andere systemen worden uitgewisseld.
Stel je vraag via WhatsApp
Wanneer is dit relevant voor jouw organisatie?
Worden medewerker-, klant- of financiële gegevens uit AFAS opnieuw ingevoerd in een ander systeem? Werken medewerkers met exports en imports om informatie over te zetten? Of moet informatie uit bijvoorbeeld een CRM-, planning- of webshopsysteem handmatig in AFAS worden verwerkt? Dan kan een koppeling veel onnodige overdracht wegnemen.
AFAS wordt veel gebruikt in sectoren als de accountancy, waar het vaak een centrale rol speelt in de administratie. Juist dan is het belangrijk dat gegevens betrouwbaar met andere systemen samenwerken.
We beginnen daarbij niet bij de techniek, maar bij het proces. Welke gegevens worden nu handmatig overgezet? Welk systeem is leidend? En wat moet er gebeuren zodra gegevens in AFAS of een ander systeem veranderen?
Wat verandert er in de praktijk?
Met een goede AFAS-integratie hoeven gegevens minder vaak handmatig te worden overgenomen. Een nieuwe medewerker in AFAS kan bijvoorbeeld automatisch worden verwerkt in andere systemen, of informatie uit een ander systeem komt direct op de juiste plek in AFAS terecht.
Dat zorgt voor minder dubbele invoer, minder verschillen tussen systemen en snellere beschikbaarheid van informatie. Welke gegevens precies kunnen worden uitgewisseld, hangt af van de AFAS-omgeving, de andere applicatie en de beschikbare koppelmogelijkheden.
Wat Hupra voor je doet
Hupra brengt eerst in kaart welke rol AFAS binnen het proces speelt. Welke gegevens worden in AFAS vastgelegd? Welke informatie komt uit andere systemen? En welk systeem moet voor iedere gegevenssoort leidend zijn?
Daarbij is ook datamapping belangrijk. Een medewerker, klant of order kan in twee systemen anders zijn opgebouwd. Voor een betrouwbare integratie moet duidelijk zijn welke gegevens bij elkaar horen en hoe ze worden verwerkt. Ook toegangsrechten, foutafhandeling en beheer nemen we mee, zodat de koppeling past bij het proces en de bestaande IT-omgeving.
Waar staat jouw organisatie nu?
Breng je basis op orde.
Krijg inzicht in processen, systemen en afhankelijkheden.
Cornel van Westen
Directeur
Hoe werkt de aanpak?
We beginnen bij het proces dat je wilt verbeteren. Welke gegevens worden nu handmatig tussen AFAS en andere systemen overgenomen? Welk systeem is leidend voor welke informatie? En wat moet er gebeuren zodra gegevens in AFAS veranderen?
Daarna onderzoeken we welke koppelmogelijkheden AFAS en de andere betrokken systemen bieden, zoals de beschikbare connectoren en API’s. Op basis daarvan bepalen we een passende technische inrichting. Ook uitzonderingen nemen we mee: wat gebeurt er als gegevens niet kunnen worden verwerkt, en hoe wordt zichtbaar dat een overdracht is mislukt?
Voor management
Voor management gaat een AFAS-integratie vooral over efficiëntere processen en betrouwbare informatie. Hoeveel tijd besteden medewerkers aan het overnemen en controleren van gegevens? Waar ontstaan vertragingen doordat informatie niet automatisch beschikbaar is? En welke gevolgen hebben verschillen tussen AFAS en andere systemen?
We kijken naar de processen waar een koppeling voldoende waarde toevoegt. Zo blijft de investering gekoppeld aan een concreet probleem en een herkenbare verbetering in het dagelijkse werk.
Voor IT
Voor IT begint een AFAS-integratie met duidelijkheid over de gegevensstroom. Welk systeem is leidend voor welke informatie? Hoe sluiten velden, identifiers en definities op elkaar aan? Daarna kijken we naar authenticatie, autorisatie en de beschikbare koppelmethoden.
Ook foutafhandeling is belangrijk. Een integratie moet duidelijk maken wanneer gegevens niet correct zijn verwerkt. Waar relevant nemen we daarom logging en monitoring mee. Daarnaast kunnen wijzigingen in AFAS of een gekoppelde applicatie gevolgen hebben voor de koppeling. Zo blijft de integratie na livegang beheersbaar.
Waarom Hupra?
Een AFAS-koppeling moet meer doen dan gegevens van het ene systeem naar het andere sturen. De informatie moet op de juiste manier worden verwerkt, duidelijk moet zijn welk systeem leidend is en medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat gegevens kloppen.
Daarom kijkt Hupra naar het hele proces rondom de integratie: van gegevens en systemen tot toegangsrechten, security en beheer. Zo ontstaat geen losse technische koppeling, maar een integratie die aansluit op de manier waarop AFAS en andere applicaties binnen je organisatie worden gebruikt.
Als het vraagstuk breder wordt
Een AFAS-integratie staat zelden op zichzelf. Vaak koppel je AFAS aan een CRM-systeem zoals Microsoft Dynamics, wil je de gegevens gebruiken voor rapportage in Power BI of kunnen meer stappen in het proces automatisch verlopen met procesautomatisering. Op onze pagina over systemen & integraties lees je meer over die bredere mogelijkheden. Weet je al welke koppeling je nodig hebt? Dan kijken we direct naar je AFAS-omgeving en de systemen eromheen.
Hupra is onderdeel van TechOne Group. Als aanvullende expertise nodig is, kunnen we die vanuit de groep betrekken.
9/10
Van Veldhuizen Logistiek
"Als Hupra niet flexibel zou zijn, zou het geen goede partner voor ons zijn."
Hupra in beeld
Eerst je IT op orde, dan pas AI
Hoe houd je grip op security en compliance?
Hoe richt je AI-governance goed in?
Hoe bestuur je AI binnen een organisatie?
Veelgestelde vragen
Wat wil je weten over AFAS-integraties?
Voor wie is AFAS-integratie relevant?
Voor organisaties die AFAS gebruiken en regelmatig gegevens uitwisselen met andere applicaties. Bijvoorbeeld wanneer medewerkers informatie dubbel invoeren, met exports en imports werken of handmatig controleren of gegevens in verschillende systemen overeenkomen.
Hoe past een AFAS-integratie dit in onze bestaande IT-omgeving?
We kijken eerst welke rol AFAS en de andere applicaties binnen het proces hebben en welk systeem leidend is voor welke gegevens. Daarna kijken we naar koppelmogelijkheden, authenticatie, datamapping, rechten en beheer. Ook foutafhandeling, logging en monitoring nemen we mee wanneer dat relevant is.