Data workshop
Je weet welke informatie je mist, maar nog niet precies hoe je van die vraag naar een bruikbare toepassing komt. Tijdens een data workshop pluizen we het vraagstuk verder uit. We kijken naar wat je wilt weten, wie de informatie gaat gebruiken, welke data daarvoor nodig is en welke vragen nog beantwoord moeten worden voordat je verder kunt.
Stel je vraag via WhatsApp
Wanneer is dit relevant voor jouw organisatie?
Soms begint een datavraag heel concreet: we willen beter zien welke projecten uitlopen. Of waarom marges verschillen. Of waar in een proces vertraging ontstaat. Daarachter zitten al snel meer vragen. Wat bedoelen we precies met ‘uitloop’? Welke gegevens zijn daarvoor nodig? Staan die gegevens in één systeem of verspreid over meerdere bronnen? En heeft iedereen eigenlijk dezelfde definitie?
Een data workshop is interessant wanneer het doel globaal duidelijk is, maar het vraagstuk nog verder moet worden uitgewerkt voordat je aan een rapportage, dashboard of andere datatoepassing begint.
Wat verandert er in de praktijk?
Een brede wens wordt een duidelijker datavraagstuk. In plaats van ‘we willen meer inzicht in onze projecten’ wordt bijvoorbeeld concreter welke informatie iemand nodig heeft, welke beslissingen daarmee ondersteund moeten worden en welke gegevens daarvoor beschikbaar moeten zijn.
Daarbij kunnen ook knelpunten vroeg zichtbaar worden. Misschien ontbreekt een belangrijk gegeven. Misschien gebruiken afdelingen verschillende definities. Of de informatie is er wel, maar staat verspreid over meerdere systemen. Door die vragen vooraf uit te zoeken, ontstaat een betere basis om te bepalen wat een logische vervolgstap is. Zonder al direct vast te leggen hoe de uiteindelijke technische oplossing eruit moet zien.
Wat Hupra voor je doet
Hupra helpt om de vraag achter de gewenste rapportage of toepassing scherp te krijgen. We betrekken daarbij zowel de mensen die de informatie nodig hebben als de technische kant. Een manager kan bijvoorbeeld precies weten waarop hij wil sturen, terwijl IT weet dat een belangrijk gegeven niet beschikbaar is in de verwachte bron. Een medewerker kan vertellen welke informatie dagelijks ontbreekt, terwijl uit het gesprek blijkt dat die informatie anders wordt geregistreerd dan gedacht.
Juist door die perspectieven bij elkaar te brengen, worden aannames vroeg zichtbaar. We onderzoeken wat iemand met de informatie wil kunnen doen, welke data daarvoor relevant is en welke voorwaarden aandacht nodig hebben voordat verdere uitwerking zinvol is.
Waar staat jouw organisatie nu?
Breng je basis op orde.
Krijg inzicht in processen, systemen en afhankelijkheden.
Cornel van Westen
Directeur
Hoe werkt de aanpak?
We nemen één concrete informatievraag als vertrekpunt en werken die samen uit. Wat wil je precies kunnen zien? Wie gebruikt de informatie en wanneer? Welke beslissing moet ermee worden ondersteund? Door de vraag zo specifiek mogelijk te maken, wordt duidelijk wat er werkelijk nodig is.
Daarna kijken we naar de data erachter. Welke gegevens zijn nodig, in welke systemen staan ze en hoe worden ze nu vastgelegd? We bespreken ook de definities. Wat bedoelen we bijvoorbeeld met een 'actieve klant' of een 'uitgelopen project'? Aan het eind is duidelijk wat er al beschikbaar is, waar nog gaten zitten en welke vervolgstap logisch is: een rapportage bouwen, eerst de databasis verbeteren of het vraagstuk breder bekijken.
Voor management
Een vraag om ‘meer inzicht’ klinkt eenvoudig, maar kan al snel uitgroeien tot een omvangrijk dataproject. Daarom is het voor management belangrijk om scherp te krijgen welke beslissing of verbetering centraal staat. Wie heeft het inzicht nodig? Wat moet die persoon ermee kunnen doen? En wat verandert er wanneer die informatie wel beschikbaar is?
Dat helpt om wensen beter af te wegen en voorkomt dat tijd en budget worden besteed aan informatie die uiteindelijk weinig wordt gebruikt. De workshop maakt ook duidelijk waar nog onzekerheden zitten. Zo kun je beter beoordelen of een datavraagstuk klaar is voor verdere investering of eerst nog voorbereiding vraagt.
Voor IT
Voor IT wordt tijdens een data workshop concreter wat een informatievraag technisch betekent. Een gewenste KPI kan bijvoorbeeld gegevens nodig hebben uit meerdere applicaties. Dan worden vragen over bronvelden, definities, datakwaliteit en koppelingen belangrijk. Ook actualiteit speelt mee. Een rapportage die maandelijks wordt bijgewerkt stelt andere eisen dan informatie die veel frequenter beschikbaar moet zijn.
Afhankelijk van het vraagstuk kijken we ook naar datamodellen, integraties, identity, toegangsrechten en security. Daarnaast kan duidelijk worden welke onderdelen later aandacht vragen op het gebied van beheer, monitoring of wijzigingen. Door IT vroeg aan te laten sluiten, worden technische beperkingen en afhankelijkheden zichtbaar voordat verwachtingen rond de toepassing al vaststaan.
Waarom Hupra?
De vraag ‘kunnen jullie hier een dashboard van maken?’ is niet altijd de beste plek om te beginnen. Een dashboard kan technisch prima werken terwijl de gebruikte definities niet kloppen, gegevens onvolledig zijn of gebruikers uiteindelijk iets anders nodig blijken te hebben.
Hupra kijkt daarom eerst naar het gebruik. Wat moet iemand met de informatie kunnen? Daarna kijken we naar de processen, data en systemen die nodig zijn om dat mogelijk te maken. Zo verbinden we de dagelijkse informatiebehoefte met de technische werkelijkheid. Dat helpt om een datatoepassing niet alleen te bouwen omdat het kan, maar omdat duidelijk is welk probleem ermee wordt aangepakt.
Als het vraagstuk breder wordt
Tijdens een data workshop kan blijken dat het oorspronkelijke vraagstuk onderdeel is van iets groters. Misschien vraagt een gewenste rapportage om gegevens uit meerdere systemen die nog niet goed samenkomen. Mogelijk zijn definities en eigenaarschap eerst belangrijker dan nieuwe visualisaties. Bij een bredere dataomgeving kunnen Power BI, integraties of Microsoft Fabric een rol gaan spelen.
Een concreet vraagstuk kan ook laten zien dat er behoefte is aan meer samenhang tussen verschillende data-initiatieven. Dan kan een data strategie & roadmap een logische vervolgrichting zijn. En soms blijkt data niet het eindpunt. Dezelfde informatie kan later bijvoorbeeld worden gebruikt binnen automatisering of AI. Wanneer aanvullende expertise nodig is, kan Hupra vanuit TechOne Group kennis betrekken die past bij het bredere vraagstuk.
9/10
Van Veldhuizen Logistiek
"Als Hupra niet flexibel zou zijn, zou het geen goede partner voor ons zijn."
Hupra in beeld
Eerst je IT op orde, dan pas AI
Hoe houd je grip op security en compliance?
Hoe richt je AI-governance goed in?
Hoe bestuur je AI binnen een organisatie?
Veelgestelde vragen
Wat wil je weten over de data workshop?
Voor wie is een data inspiratiesessie relevant?
De sessie is bedoeld voor organisaties die meer uit hun data willen halen, maar nog niet precies weten waar ze moeten beginnen.
Dat kan spelen wanneer rapportages veel handmatig werk vragen, informatie verspreid staat over verschillende systemen of management en teams belangrijke vragen niet eenvoudig kunnen beantwoorden.
Gaat een data inspiratiesessie vooral over Power BI?
Nee. Power BI kan een passende oplossing zijn wanneer rapportage en visualisatie centraal staan, maar we beginnen niet bij de technologie.
Eerst kijken we naar de informatievraag en beschikbare data. Daarna kan worden bepaald welke oplossing of vervolgstap daarbij past.
Kunnen gegevens uit verschillende systemen worden meegenomen?
Ja, wanneer een informatievraag gegevens uit meerdere systemen raakt, nemen we die samenhang mee in de verkenning.
Daarbij kijken we bijvoorbeeld waar gegevens vandaan komen, hoe definities op elkaar aansluiten en welke technische afhankelijkheden er kunnen zijn. Of en hoe bronnen uiteindelijk gekoppeld worden, vraagt verdere uitwerking.
Wat als onze datakwaliteit nog niet goed genoeg is?
Dat is juist belangrijke informatie. Problemen met ontbrekende gegevens, verschillende definities of inconsistente registratie kunnen bepalen welke vervolgstap verstandig is.
In zo'n situatie kan het zinvoller zijn om eerst de databasis te verbeteren voordat er nieuwe rapportages of toepassingen worden gebouwd.
Wat gebeurt er na een data inspiratiesessie?
Dat hangt af van de vragen die naar voren komen. Misschien is verdieping in een specifieke informatiebehoefte nodig, kan bestaande rapportage worden verbeterd of vraagt het vraagstuk om verdere uitwerking van databronnen en architectuur.
Ook kan een data workshop, een traject rond Data & Business Intelligence of verdere uitwerking met Power BI of Microsoft Fabric relevant worden. Welke route logisch is, hangt af van de huidige situatie en het doel dat je wilt bereiken.