Altijd en overal grip op AI-gebruik
Voorkom Shadow AI binnen jouw organisatie
Steeds meer medewerkers gebruiken AI-tools om sneller te werken, zoals ChatGPT, Copilot of andere slimme assistenten. Vaak gebeurt dat voordat er afspraken zijn over welke tools zijn toegestaan en welke informatie erin mag.
Wanneer AI buiten het zicht van IT en management wordt gebruikt, heet dat Shadow AI. Het gebeurt meestal met goede bedoelingen: medewerkers willen gewoon hun werk sneller doen. Maar zonder overzicht weet niemand meer welke bedrijfsinformatie waar terechtkomt.
Shadow AI verbieden werkt zelden. Wie het wil voorkomen, moet twee dingen tegelijk doen: duidelijk maken wat wel en niet mag, en een goed alternatief bieden waar medewerkers wél veilig mee kunnen werken.
Meer over de inzet van
AI en automatisering
AI governance & compliance
Afspraken, rollen en technische maatregelen rond AI praktisch inrichten.
Bekijk mogelijkheden
Microsoft Purview
Gevoelige informatie herkennen en beschermen in Microsoft 365.
Bekijk mogelijkheden
Controle & veiligheid
Grip houden op AI, data en automatisering in je organisatie.
Bekijk mogelijkhedenShadow AI en risico’s
Van onzichtbaar AI-gebruik naar beheersbare inzet
De risico’s van Shadow AI zijn concreet. Klantgegevens of persoonsgegevens die in een openbare AI-tool worden geplakt, kunnen buiten de organisatie terechtkomen. Dat kan in strijd zijn met de AVG en met afspraken met klanten. Daarnaast is vaak onduidelijk wat een tool met ingevoerde informatie doet en waar die wordt opgeslagen.
Er zijn ook minder zichtbare risico’s. Medewerkers nemen uitkomsten over zonder ze te controleren, of werken met verschillende tools die elk tot andere resultaten leiden. Zonder overzicht weet niemand waar AI een rol speelt in beslissingen en documenten.
Het resultaat:
- › duidelijkheid over welke AI-tools zijn toegestaan;
- › medewerkers die weten hoe zij veilig met data omgaan;
- › grip voor IT en management op security en compliance;
- › ruimte voor innovatie zonder onnodig risico.
Neem vandaag nog contact op
Voorkom ongecontroleerd AI-gebruik.
Krijg grip op tools, data en verantwoordelijkheden.
Cornel van Westen
Directeur
Sluit je aan bij 450+ tevreden klanten
Voor directie
De impact op jouw bedrijfsresultaat
Shadow AI is niet alleen een IT-vraagstuk. Een datalek via een openbare AI-tool kan leiden tot reputatieschade, verlies van klantvertrouwen en vragen van toezichthouders. Tegelijk wil je de productiviteitswinst die AI oplevert niet kwijtraken door alles te verbieden.
De oplossing ligt in duidelijke keuzes: welke tools bieden we aan, wat mag wel en niet, en wie houdt het overzicht? Dat maakt Shadow AI onderdeel van hoe je AI als organisatie bestuurt, in plaats van een probleem dat telkens opnieuw opduikt.
- minder risico op datalekken en ongecontroleerd datagebruik;
- meer grip op gebruikte AI-tools en werkwijzen;
- de voordelen van AI behouden, binnen duidelijke kaders.
Voor de IT-manager
Inzicht en technische controle
Voor IT begint het bij inzicht. Welke AI-toepassingen worden er gebruikt, door wie en met welke data? Binnen een Microsoft-omgeving kunnen tools zoals Microsoft Purview en Microsoft Defender for Cloud Apps helpen om dat zichtbaar te maken en gevoelige informatie te beschermen.
Daarna volgen de maatregelen: bepalen welke toepassingen zijn toegestaan, toegang tot risicovolle tools beperken en goedgekeurde alternatieven centraal beschikbaar maken. Dat doe je bij voorkeur als onderdeel van het bredere securitybeheer, niet als losse actie.
De inrichting richt zich onder andere op:
- inzicht in en monitoring van AI-gebruik;
- beleid voor data, toegang en toegestane tools;
- centraal beheer van goedgekeurde AI-oplossingen;
- bescherming van gevoelige informatie.
-
1
AI-tools
-
2
Datagebruik
-
3
Toezicht
AI-gebruik & controle
Van losse tools naar veilige AI-inzet
Begin met een eerlijk beeld: vraag teams welke AI-tools ze gebruiken en waarvoor. Kies daarna een goedgekeurd alternatief, maak de afspraken bekend en help medewerkers op weg met een praktische training of begeleiding bij adoptie.
Shadow AI voorkomen is daarmee geen eenmalig project. Het wordt onderdeel van een vaste werkwijze, waarin AI binnen duidelijke kaders kan meegroeien met de organisatie.
9/10
Ik zou Hupra zeker ook bij andere partijen adviseren
Voor de Koninklijke Nederlandse Munt zijn er drie stappen uitgevoerd om alles naar de cloud te brengen. De servers zijn gevirtualiseerd en de SAP is overgezet naar een private cloud. Dit geldt ook voor alle werkplekken.
Veelgestelde vragen
Wat wil je weten over het voorkomen van shadow AI?
Wat is Shadow AI?
Shadow AI ontstaat wanneer medewerkers AI-tools gebruiken zonder dat IT, management of de organisatie daar goed zicht op heeft. Denk aan openbare AI-tools waarin informatie wordt ingevoerd zonder duidelijke afspraken over data, security of compliance.
Waarom is Shadow AI een risico voor organisaties?
Het grootste risico is dat gevoelige bedrijfsinformatie, klantdata of interne documenten onbedoeld in externe AI-systemen terechtkomen. Daarnaast kan Shadow AI leiden tot versnipperde werkwijzen, onduidelijke verantwoordelijkheden en minder grip op processen.
Hoe weet je of er Shadow AI binnen je organisatie is?
Begin met het inventariseren van gebruikte AI-tools en bespreek met teams waar AI al wordt ingezet. Vaak blijkt dat medewerkers AI al gebruiken voor teksten, samenvattingen, analyses of klantcommunicatie, zonder dat dit centraal is vastgelegd.
Hoe voorkom je Shadow AI zonder innovatie te remmen?
Door duidelijke richtlijnen te combineren met veilige, goedgekeurde AI-oplossingen. Medewerkers moeten weten welke tools zij mogen gebruiken, welke data wel en niet gedeeld mag worden en waar zij terechtkunnen met vragen over AI-gebruik.
Is een verbod op AI-tools een oplossing om shadow AI te voorkomen?
Meestal niet. Een verbod zonder alternatief leidt er vaak toe dat medewerkers AI-tools alsnog gebruiken, alleen minder zichtbaar. Beter werkt een combinatie van een goedgekeurd alternatief, duidelijke afspraken en uitleg over waarom die afspraken er zijn. Waar nodig kun je risicovolle tools daarnaast technisch beperken.