Meer inzicht in uw back-up met deze 3 vragen

Enkele weken geleden sprak ik met een ondernemer uit Veenendaal die op zoek was naar een bedrijf waar hij zijn ICT-beheer aan kon uitbesteden. Zijn huidige beheerder was gestopt met zijn bedrijf en was in loondienst gegaan. Om een beter beeld te krijgen van zijn ICT-omgeving stelde ik hem hier enkele vragen over. Toen ik hem vroeg of hij enig idee had hoe zijn back-up was geregeld gaf hij aan: ‘Dat regelt mijn ICT-partij voor me, ik heb geen idee’.

Enkele weken later mochten wij een netwerkinventarisatie uitvoeren en hieruit bleek dat zijn back-up niet goed geregeld was en al enkele maanden niet meer werd uitgevoerd.

Dit voorbeeld staat niet op zichzelf. Veel ondernemers vertrouwen erop dat hun IT-beheerder (intern of extern) de back-up goed heeft geregeld. De praktijk blijkt echter vaak weerbarstiger en door allerlei omstandigheden werkt de back-up niet zoals hij zou moeten doen.

In dit blog bespreek ik 3 vragen die je als ondernemer kunt stellen om zelf meer inzicht te krijgen in hoe de back-up ervoor staat.

1. Waarvan wordt precies een back-up gemaakt?

Allereerst is het goed om je af te vragen wat er nu precies gebackupt wordt. Wordt er een volledig back-up gemaakt van de hele server inclusief programma’s of alleen van de individuele bestanden? Dit laatste is vaak het geval bij een online back-upmethode. Hierbij is het goed om te bekijken welke mappen precies zijn opgegeven voor de back-up. Geregeld komen wij het tegen dat er nieuwe mappen zijn aangemaakt die buiten de back-up vallen. Belangrijk dus om dit goed af te stemmen binnen je organisatie. Mappen aanmaken is geen probleem, zolang het maar onder de hoofdmap gebeurt welke in de back-up is opgenomen.

2. Hoe snel kan de back-up teruggezet worden?

Als je gebruik moet maken van de back-up, dan is het goed om van te voren te weten hoe lang het terugzetten gaat duren. Het terugzetten van een individueel bestand is bij de meeste back-ups binnen een paar minuten geregeld, maar wat als u een volledige servercrash heeft? Wat als uw server volledig is uitgebrand of gestolen? Dan wilt u zo snel mogelijk weer up-and-running zijn. Afhankelijk van de back-upmethode kan in enkele uren tot dagen duren. Veel organisaties zijn afhankelijk van hun server en kunnen zonder niet werken. Goed dus om van te voren na te denken over welke methode het beste past bij uw organisatie.

3. Hoe ver kan ik terug in de tijd?

Een back-up is meer dan het dubbel opslaan van bestanden en programma’s. Stel dat iemand binnen je organisatie per abuis een paar belangrijke rapporten verwijderd en hier kom je pas na een paar dagen achter. Het opnieuw maken van deze rapporten is dagen werk en de back-up wordt wel elke nacht gemaakt, maar kan maar 1 dag terug. Dan zit er niets anders op dan de rapporten opnieuw te maken. Zou de back-up 30 dagen terug kunnen, dan zijn de rapporten gemakkelijk terug te halen uit de back-up. Belangrijk dus om inzichtelijk te hebben hoever de back-up terug gaat in de tijd.

Misschien denk je na het lezen van deze 3 vragen: ‘heel leuk, maar hoe krijg ik antwoord op deze vragen’? Ik kan me ook voorstellen dat je als ondernemer niet direct staat te springen om dit zelf uit te zoeken, maar je wilt het wel geregeld hebben.

Zorg in ieder geval voor duidelijke afstemming met degene die verantwoordelijk is voor de ICT binnen jouw organisatie en neem deze vragen daarin mee. Daarnaast is het goed om de back-up periodiek te testen. Laat bijvoorbeeld eens een bestand terugzetten welke je bewust verwijderd hebt.

Wil je meer informatie over welke back-upmethode het beste past bij jouw organisatie of wil je een second opinion wat betreft de huidige back-up? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!