4 redenen om als accountant over te stappen naar de cloud

De cloud is al jarenlang een veelbelovende oplossing in de IT. Een korte omschrijving van de cloud is dat uw bedrijf software, gegevens en andere bestanden opslaat op een andere locatie dan de eigen locatie. Ook voor de accountantsbranche zijn er tal van goede redenen om over te gaan naar de cloud, zowel vanuit bedrijfskundige overwegingen als vanuit het oogpunt van ICT en beveiliging. In dit artikel bespreken we vier manieren waarop een overstap naar de cloud uw accountantskantoor helpt om de concurrentie voor te blijven.

1. Hoe de cloud het accountantskantoor helpt samen te werken..

Het klinkt u vast bekend in de oren. Uw kantoor heeft een grote nieuwe klant binnen gehaald. Al uw medewerkers maken al overuren en u komt in de knel. U heeft niet de tijd om nieuwe mensen aan te nemen. U kunt zelf nog langer gaan werken, maar dit gaat dan wel ten koste van uw privéleven.

Door over te stappen naar de cloud kunt u beter gebruik maken van de bestaande personeelsleden. Uw medewerkers kunnen hun werk altijd en overal ter wereld doen. Met behulp van videoconferencing programma’s kunnen uw accountants eenvoudig met elkaar vergaderen zonder op kantoor te hoeven komen.

Deze manier van samenwerken heeft niet alleen voordelen voor u, maar ook voor uw klanten. U kunt uw klanten beter helpen op de manier en de tijden die zij wensen. Uw accountants op andere locaties kunnen makkelijker even sparren met collega’s op kantoor en hebben eenvoudig toegang tot alle informatie binnen uw bedrijf. Met andere woorden, u kunt uw klanten een nog betere service bieden.  

2. Hoe de cloud het accountantskantoor wendbaarder maakt...

De wereld om ons verandert steeds sneller. Technologische ontwikkelingen, wetswijzigingen en andere veranderingen volgen elkaar in rap tempo op. Dit vraagt ook iets van uw kantoor. Als uw bedrijf wendbaar en flexibel is, kunt u sneller inspelen op deze veranderingen.

Een overgang naar de cloud kan u helpen om sneller in te spelen op veranderingen. Moet u tijdelijk personeel inschakelen om een klus af te ronden? Alles wat u nodig heeft is een laptop of een computer met internetverbinding en uw tijdelijke medewerkers kunnen aan het werk. Gaan de tijdelijke medewerkers weer weg, dan hoeft u alleen maar hun account op te zeggen.

Ook op andere vlakken wordt uw bedrijf veel flexibeler. U heeft geen servers en andere apparatuur meer nodig op kantoor. Verhuist uw bedrijf, dan hoeft u alleen maar te zorgen dat er een werkende internetverbinding is in het nieuwe kantoor. Ook maakt het werken in de cloud het makkelijker om papierloos te werken. Kortom, uw bedrijf wordt veel wendbaarder.

Kiest u voor een complete Desktop-as-a-Service (DaaS) oplossing, dan sluiten uw bedrijfsapplicaties naadloos op elkaar aan. Waar losse web-based oplossingen vaak net niet goed op elkaar aansluiten, biedt een complete DaaS oplossing een ecosysteem van applicaties die met elkaar samenwerken. Specifieke applicaties voor uw bedrijf kunnen eenvoudig geïntegreerd worden.

Binnen een DaaS oplossing kunt u de bestaande workflows in uw organisatie beter organiseren. Uw documenten worden op een centrale plek opgeslagen en dankzij versiebeheer is altijd duidelijk wat de laatste versie van het bestand is. Daarnaast zijn bestanden eenvoudig te delen, ook met uw klanten, door het gebruik van links. Uw medewerkers zijn eindelijk verlost van het eindeloze heen en weer mailen van bijlagen.

3. Hoe de cloud zorgt voor een betere werk-privé balans...

Uw medewerkers zijn allemaal verschillend. De ene medewerker werkt het liefst tot diep in de nacht door, terwijl een andere medewerker het liefst nog voor de openingstijden van het kantoor zou beginnen. Andere medewerkers combineren hun baan met de zorg voor hun gezin of een familielid. Heeft u al uw IT-systemen on-premise geregeld, dan betekent dit vaak dat al deze medewerkers alleen optimaal kunnen werken wanneer zij op het kantoor aanwezig zijn.

Dit is voor geen uw medewerkers ideaal. Zowel de vroege vogel als de nachtuil missen een paar van hun meest productieve uren. Andere medewerkers moeten allerlei toeren uithalen om ervoor te zorgen dat hun kind op tijd op de opvang is. En tot overmaat van ramp komen al deze medewerkers in de ochtendspits terecht, waardoor ze veel tijd verliezen in de file. Of ze komen gestresst aan omdat ze zich in een overvolle trein hebben moeten wurmen.

Als uw bedrijf in de cloud gaat werken, kunt u uw medewerkers een betere werk-privé balans bieden. Uiteraard zullen uw medewerkers op gezette tijden vergaderingen hebben met klanten. En natuurlijk zal ook de noodzaak voor uw medewerkers om af en toe eens op kantoor te komen niet verdwijnen. Maar buiten deze afspraken om kunnen uw medewerkers hun tijd helemaal zelf indelen.

Het spreekt voor zich dat een betere werk-privé balans leidt tot gelukkigere medewerkers. Gelukkige medewerkers zijn productiever en loyaler.

4. Hoe de cloud helpt bij het behouden van personeel...

Er is een groot tekort aan goede accountants. Er studeren te weinig accountants af en bedrijven beconcurreren elkaar door accountants hoge salarissen en andere arbeidsvoorwaarden te bieden. Tegelijkertijd betekent dit dat u koste wat het kost uw eigen accountants wilt behouden.

U kunt dit natuurlijk doen door uw accountants hoge salarissen te bieden. Maar een duurzaam alternatief is om uw medewerkers een goede werkomgeving te bieden. Een werkomgeving die enerzijds bijzonder goed georganiseerd is, en die anderzijds uw accountants de ruimte biedt om op hun eigen manier te werken en te leven.

De cloud als oplossing

De overstap naar de cloud helpt u als accountantskantoor om concurrerend te blijven. Enerzijds kunt u uw medewerkers meer vrijheid bieden in de manier waarop zij werken en leven. Dit maakt uw medewerkers productiever. Met behulp van de verschillende applicaties die naadloos op elkaar aansluiten worden uw werkprocessen efficiënter. Tegelijkertijd kunt u als bedrijf snel inspelen op veranderingen in de buitenwereld. Met deze combinatie blijft u uw concurrenten altijd een stap voor.