De online werkplek: 5 onwaarheden eindelijk ontkracht

De online werkplek is populair. Steeds meer mensen verplaatsen hun gegevens van hun desktop naar de cloud, zodat ze overal toegang hebben tot hun bestanden en deze makkelijk kunnen delen met collega’s.

Ondanks de grote populariteit van de online werkplek, zien we dat er nog veel onjuiste beweringen zijn over de online werkplek. In dit blog behandelen we ze en leggen we uit hoe het nu écht zit. 

1. Werken in de cloud en een online werkplek is hetzelfde.

We krijgen vaak de vraag of werken in de cloud en een online werkplek hetzelfde is. Het antwoord? Nee, niet altijd. Want wanneer u werkt in de cloud, kan dat ook betekenen dat u maar met een bepaald gedeelte in de cloud werkt. Bijvoorbeeld uw back-up of bepaalde software. We spreken van een online werkplek wanneer alle gegevens, software en data in de cloud geregeld worden. U heeft dan eigenlijk geen bestanden of programma's op uw eigen laptop of server opgeslagen.  

2. Met een online werkplek heb ik geen fysieke werkplek meer nodig.

Een online werkplek brengt veel gemakken met zich mee. U hebt overal toegang tot uw programma's en kunt uw bestanden delen met collega’s en het maakt niet uit vanaf welke device u uw bestanden wilt bekijken en bewerken. De online werkplek speelt in op de trend van het nieuwe werken. U bent niet langer verbonden aan uw kantoorbureau, maar kunt ook prima vanuit huis of vanaf andere plekken werken.

Dat u geen fysieke werkplek meer nodig hebt, is een foute beredenering. U hebt namelijk nog steeds een fysieke werkplek nodig (dus een laptop, tablet of mobiele telefoon) om toegang te krijgen tot de cloud. Wat verandert met een online werkplek, is dat het niet meer uit maakt waar deze staat.

3. Met een online werkplek heb ik geen back-up meer nodig.

U denkt misschien: mijn gegevens zijn veilig opgeslagen in de cloud, ik heb geen back-up nodig. 

Wij zien dat bij sommige aanbieders een back-up niet standaard zit in begrepen. Uw bestanden worden dan wel gesynchroniseerd, maar u kunt niet terug in de tijd.

Een collega verwijdert bijvoorbeeld per abuis een bestand waar iemand dagen aan heeft zitten werken. Dit ontdekt u pas enkele dagen later. Het laatste wat u wilt is dat u dit bestand niet meer terug kunt halen, omdat uw data alleen gesynchroniseerd wordt. De synochronisatie heeft er dan inmiddels al voor gezorgd dat het bestand niet meer beschikbaar is. 

Een back-up is daarom essentieel en zorgt er bijvoorbeeld voor dat u 30 dagen of meer terug kunt in de tijd. Op deze manier heeft u binnen no time weer toegang tot uw gegevens doordat er altijd een recente back-up beschikbaar is.

4. Als ik geen WiFi heb, kan ik mijn online werkplek niet gebruiken.

De online werkplek brengt veel voordelen met zich mee, maar er is één nadeel: u bent afhankelijk van het internet. Wanneer u geen internet heeft, kunt u geen gebruik maken van de bestanden in de cloud. En dat is lastig!

Nu zijn de ontwikkelingen al zover dat u in Nederland nagenoeg overal WiFi hebt en dus automatisch bijna overal toegang tot uw online werkplek hebt. Toch kan het gebeuren dat u ergens bent waar u geen toegang tot de WiFi heeft.

Gelukkig kunt u voor werken in de cloud prima je 3G of 4G netwerk van uw mobiele telefoon gebruiken. Via uw mobiel kunt u werken in de cloud, maar u kunt ook een hotspot aanmaken zodat u uw 3G of 4G netwerk op uw laptop of tablet kunt gebruiken.

Ook wanneer u geen WiFi heeft, heeft u dus gewoon toegang tot uw online werkplek via uw databundel.

5. Wanneer ik werk in de cloud via mijn 3G netwerk, kost dat ontzettend veel data.

Oké, u heeft dus toegang tot uw online werkplek via uw 3G of 4G netwerk. Nu denkt u vast: ja, daar gaat mijn databundel! Gelukkig valt dat heel erg mee. Onze online werkplek is namelijk zo ingericht dat hij weinig data gebruikt. Het enige wat de cloud via de internetverbinding doet, is de verandering van beelden weergeven. Zelfs wanneer u een bestand van 50MB in de cloud heeft staan, hoeft u deze niet te downloaden. U gebruikt slechts een paar kB om deze te openen en weer te geven, omdat het bestand zelf in de cloud blijft staan.

Het aantal data dat u gebruikt, is dus afhankelijk van de beeldwisselingen. Een film die is opgeslagen in de cloud bevat bijvoorbeeld veel beeldwisselingen. Dit zal dan ook meer mB gebruiken dan wanneer je een Word document opent. 

Conclusie

Na het lezen van dit blog weet u nu hoe het écht zit. Nog even een korte opsomming:

- Werken in de cloud en de online werkplek is niet altijd hetzelfde. Bij de online werkplek staan alle gegevens in de cloud, bij werken in de cloud is kan dit slechts een deel daarvan zijn.

- Met een online werkplek heeft u nog steeds een fysieke werkplek (tablet, PC of mobiel) nodig om toegang te krijgen tot de cloud.

- Met een online werkplek heeft u nog steeds een back-up nodig, zodat u altijd terug in de tijd kunt.

- Wanneer u geen WiFi heeft, kunt u uw online werkplek nog steeds gebruiken met een 3g of 4g mobiele hotspot.

- Met onze online werkplek gebruikt slechts een klein percentage van uw databundel

Wilt u meer weten over werken in de cloud? En bent u benieuwd of het iets voor uw bedrijf is? Download dan ons gratis e-book!