6 voordelen van een cloudoplossing voor accountants

Een overstap naar de cloud biedt 6 grote voordelen voor u als accountantskantoor. Uw bedrijf is meer wendbaar en het biedt gemak in de werkzaamheden van uw werknemers. Maar hoe betrouwbaar is een cloudoplossing eigenlijk? We geven hierop antwoord in deze blog.

Zorgen over cybercriminaliteit

Informatieveiligheid wordt steeds belangrijker bij bedrijven. Dit kent verschillende niveaus. Van digitale criminaliteit tot datalekken waarbij privacygevoelige gegevens op straat komen te liggen.

Allereerst de zorgen over cybercrime-aanvallen. Dat kan bijvoorbeeld via ransomware. Deze software gijzelt bestanden op de computers van bedrijven of particulieren. Gebruikers krijgen pas weer toegang tot deze bestanden als zij een bepaald bedrag betalen aan de computercriminelen die de ransomware hebben ontwikkeld.

Van tijd tot tijd zijn er grote aanvallen met ransomware, zoals de aanval met het programma Wannacry in mei 2017. Bij deze aanval raakten honderdduizenden computers wereldwijd gegijzeld en sommige bedrijven hadden dagen nodig om weer volledig te kunnen functioneren. Ook werd in 2020 de Universiteit van Maastricht platgelegd via een ransomeware-aanval. Zie ook Universiteit Maastricht betaalde bijna 200.000 euro losgeld na ransomware-aanval.

en privacy-gevoelige data

Een andere zorg voor veel bedrijven is de toegang tot privacygevoelige data. Als accountantskantoor heeft u toegang tot de meest gevoelige gegevens van uw klanten. Uw klanten vertrouwen erop dat deze gegevens bij u veilig zijn. Mocht een kwaadwillende toegang krijgen tot de persoonsgegevens die u van uw klanten bewaart, dan heeft u wat uit te leggen aan uw klanten. In het ergste geval lekken er persoonsgegevens van de klanten van uw klant.

Een belangrijke ontwikkeling op het gebied van wet en regelgeving is de aankomende Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die in mei 2018 van kracht werdt. Deze verordening stelt strenge eisen aan de manier waarop bedrijven omgaan met gevoelige informatie van klanten. Een van de belangrijkste eisen van de AVG is dat de gegevens beschermd worden volgens de stand van de techniek.

Met een cloudoplossing wordt u geholpen om uzelf beter te beveiligen tegen deze gevaren: 

1. Datacenter veiliger dan eigen server

Een overstap naar de cloud betekent dat u bepaalde zaken moet loslaten. Uw gegevens staan niet meer op locatie, maar in een datacenter ergens ver weg. Wellicht is dit een beetje beangstigend. Bij problemen is het niet meer mogelijk om simpelweg een kabeltje in te pluggen en zo toegang te verkrijgen tot uw gegevens.

Wellicht geeft het u rust dat de toegang van uw gegevens nog beter gegarandeerd is dan wanneer u de gegevens lokaal zou opslaan. Datacenters van cloudaanbieders beschikken bijvoorbeeld over generatoren waardoor de stroomvoorziening ook gegarandeerd is bij een stroomstoring. De datacenters zijn aardbevingsbestendig gebouwd en bevatten beveiligingen tegen bijvoorbeeld brand. Ook beschikken cloudaanbieders over verschillende verbindingen met het internet, waardoor een storing bij één provider geen invloed heeft op uw verbinding.

2. Toegang tot bestanden intrekken

Informatieveiligheid is belangrijk, maar u wilt wel dat medewerkers en derden eenvoudig online met elkaar kunnen samenwerken. Aanbieders van clouddiensten hebben daarom oplossingen (bijvoorbeeld ShareFile van Citrix) ontwikkeld waarmee u veilig bestanden kunt delen met mensen binnen en buiten uw organisatie. Ook grote bestanden (tot 100GB) kunnen eenvoudig gedeeld worden met derden, bijvoorbeeld via speciale plug-ins voor Microsoft Outlook. De toegang die derden tot de bestanden hebben, kunt u ten alle tijden intrekken op het moment dat dit niet meer noodzakelijk is.

Zo beschermt de cloud u tegen gevaren en daarnaast heeft de cloud de volgende voordelen: 

3. Altijd up-to-date bestanden bij online werken

Daarnaast werken uw accountants op verschillende apparaten. Of het nu gaat om het werken op een laptop, het werken met een tablet in de trein of het versturen van e-mails via de smartphone, uw accountants hebben wel toegang nodig tot de meest recente gegevens. U doet uw werknemers een groot plezier als u kiest voor een oplossing waarbij gegevens altijd gesynchroniseerd worden tussen verschillende apparaten.

Bij het kiezen van een cloudoplossing, is het belangrijk om hier rekening mee te houden. Goede cloudoplossingen ondersteunen niet alleen de nieuwe manier van werken en samenwerken, maar helpen u ook om op eenvoudige wijze te voldoen aan de technische eisen die gesteld worden door de AVG. Alle bestanden worden versleuteld, zowel in opslag als tijdens het delen. Wordt een van uw apparaten gestolen, dan is het mogelijk om de opgeslagen gegevens te verwijderen. U weet dat uw gegevens bij een cloudaanbieder in goede handen zijn als zij voldoen aan beveiligingsstandaarden zoals PCI-DSS.

4. Snelheid bij binnenhalen data

Ook over de snelheid van de cloud hoeft u zich geen zorgen te maken. Het werken in de cloud gaat heel snel, mits het op de juiste manier is ingericht. Uw gegevens worden opgeslagen op enterprise hardwarecomponenten, waardoor deze snel uit te lezen zijn. Dankzij de schaalbaarheid van de cloud heeft één zwaar proces op één computer geen invloed op de prestaties van andere computers. Uw medewerkers hoeven deze zware processen, zoals het binnenhalen van data uit een facturatiesysteem van uw klant, dus niet meer buiten kantooruren te doen.

5. Geen zorgen over onderhoud

Over kantooruren gesproken: waarschijnlijk circuleren er nu regelmatig mailtjes binnen uw organisatie met de mededeling dat er onderhoud zal worden gepleegd aan de systemen.
Dit heeft gefrustreerde accountants en overwerkende systeembeheerders tot gevolg. Overstappen naar de cloud lost dit probleem op. De cloudaanbieder voert het onderhoud voor u uit en zorgt ervoor dat noodzakelijke updates tijdig doorgevoerd worden. Deze worden uiteraard uitvoerig getest. Hierdoor weet u zeker dat uw systemen ook na een update blijven functioneren. En de downtime als gevolg van een update? Die is er niet.

Ook als uw problemen ondervindt met een bepaalde applicatie, is er altijd een supportmedewerker aanwezig. De meeste cloudproviders bieden 24 uur per dag, zeven dagen per week telefonische ondersteuning. Afhankelijk van uw service level agreement met de cloudprovider, worden problemen ook altijd binnen een bepaalde termijn opgelost. Op deze manier weet u zeker dat u altijd aan het werk kunt.

6. Altijd support beschikbaar

De kracht van de cloud is dan ook dat er altijd beheerders en supportpersoneel beschikbaar zijn. Wanneer er een kritieke update geïnstalleerd moet worden, bent u dus niet afhankelijk van de systeembeheerder die precies dan op vakantie is. Een cloudprovider is altijd bereikbaar voor het installeren van kritieke updates en kan op elk gewenst moment vragen van uw medewerkers beantwoorden.

Investering & ROI

Het zou vreemd zijn als u als accountant niet geïnteresseerd zou zijn in de kosten van de cloud. En natuurlijk wilt u ook weten hoe deze kosten zich verhouden tot een oplossing waarbij u al uw IT-systemen in eigen beheer heeft. In deze berekening beperken wij ons tot de besturingssystemen, basisapplicaties en de opslag van data.

Maakt u de overstap naar de cloud, dan zijn de kosten duidelijk. U betaalt een vast bedrag per gebruiker. Voor dit bedrag hebben uw medewerkers toegang tot een werkend besturingssysteem, tot applicaties als Microsoft Word, Excel en Outlook en hebben zij de beschikking over een bijna ongelimiteerde hoeveelheid opslagruimte. De computerprogramma’s worden continu geüpdatet terwijl de beveiliging maximaal geregeld is dankzij technieken als encryptie en autorisatiebeheer.

De kosten van systemen in eigen beheer zijn lastiger in te schatten. Uiteraard betaalt u licentiekosten voor de besturingssystemen en voor Microsoft Office. Daarnaast heeft u hardware nodig op locatie zoals servers en opslagruimte. U heeft iemand nodig die nodige updates uit kan voeren en die problemen bij gebruikers kan verhelpen. Daarnaast zijn er nog tal van verborgen kosten, zoals de kosten van de elektriciteit voor het draaiende houden van de servers. Daarnaast moet uw systeembeheerder zich continu blijven opleiden om er zeker van te zijn dat hij op de hoogte is van de laatste technieken en veranderingen in wet- en regelgeving.

Is de cloud goedkoper voor uw accountantskantoor?

Een overstap naar de cloud is een investering in drie grote voordelen voor uw bedrijf. Als eerste kunt u de kosten voor uw ICT inzichtelijk maken en naar beneden brengen. In de cloud betaalt u een vaste lage prijs per medewerker per maand. Op deze manier weet u precies hoeveel geld u kwijt bent. Daarnaast verdwijnen veel verborgen kosten die samenhangen met het onderhouden van systemen in eigen beheer.

Een tweede voordeel heeft te maken met het minimaliseren van de risico’s voor uw accountantskantoor. Uw IT-systemen overdragen aan een externe partij klinkt als een groot risico, maar dit is het niet. De cloudprovider zorgt ervoor dat u voldoet aan de technische eisen die gesteld worden vanuit de AVG en zorgt ervoor dat uw gegevens en die van uw klanten veilig zijn. Daarnaast zijn uw systemen altijd up-to-date en bent u niet meer afhankelijk van de aanwezigheid van een systeembeheerder.

Het derde en misschien wel belangrijkste voordeel is dat u uw bedrijf flexibeler en wendbaarder maakt. U kunt makkelijker inspelen op veranderingen. U kunt extra medewerkers aannemen in drukke periodes en vrij eenvoudig inkrimpen als het even wat minder gaat. Uw medewerkers kunnen hun werktijden beter zelf indelen, wat weer ten goede komt van productiviteit en tevredenheid. Kortom, met de cloud blijft u de concurrentie voor!

 Benieuwd wat de cloud voor uw accountantskantoor kan betekenen? Plan hier direct een afspraak met één van onze consultants!