De voordelen van de cloud voor accountancy

Nederlandse accountants en administratie kantoren lopen voorop als het gaat om gebruik van de cloud blijkt internationaal onderzoek van Exact en KPN. En dat is niet vreemd, omdat de cloud zowel operationele als financiële voordelen biedt voor accountancy. In dit blog bespreken we de belangrijkste voordelen van de cloud voor accountancy.

Operationele voordelen:

Flexibiliteit

De cloud speelt in op de veranderende rol van accountancy. Naar verwachting zal de accountant in toenemende mate een adviserende rol krijgen. De cloud biedt de flexibiliteit dat de accountant zowel bij de klant op locatie, op het kantoor, als thuis bij de juiste programma’s en data kan om de klant optimaal te kunnen voorzien van deskundig advies. Dankzij de cloud kunt u dus beter reageren op de verandering in de vraag.

Efficiëntie

Door gebruik te maken van de cloud zal de accountant ook efficiënter kunnen werken. De accountant kan namelijk de verkregen informatie van de klant direct verwerken. Door online samen te werken met de klant en met collega’s aan documenten kan de kostbare tijd efficiënt worden benut en er minder onnodige kosten worden gemaakt. U wordt hierdoor als accountant en administratiekantoor productiever.

Beschikbaarheid

Voor een accountants- of administratie kantoor is business continuity een vereiste. Wanneer de ICT slecht of niet beschikbaar is, zal dit direct van invloed zijn op de productiviteit en de facturabele uren van de medewerkers.  De meeste clouddiensten garanderen een beschikbaarheid van 99,8% procent of meer. Deze beschikbaarheid wordt vastgelegd in een SLA overeenkomst.

Financiële voordelen:

Geen hoge investeringen meer in eigen apparatuur

Met de cloud voorkomt u als accountant- of administratiekantoor hoge investeringen in hardware en software. De aanschaf van bijvoorbeeld een dure server met daarbij behorende licenties is niet langer noodzakelijk. Ook hoeft u deze server in de toekomst niet meer te vervangen, wat naast de investering van de apparatuur ook installatie- en migratiekosten met zich meebrengt. Hierdoor kunt u uw financiële middelen inzetten voor de kernactiviteiten van uw bedrijf. 

Alleen betalen voor wat u afneemt

De cloud is schaalbaar en werkt met het pay-as-you-grow principe. U hoeft dus niet langer te investeren in overcapaciteit. Dat doet u wel wanneer u zelf hardware en software aanschaft. U krijgt dan meer aan opslagcapaciteit en rekenkracht dan u ooit zult gebruiken. Met werken in de cloud betaalt u alleen voor wat wordt afgenomen. Breidt het aantal medewerkers van uw accountant- of administratiekantoor uit, dan neemt u pas op dat moment meer capaciteit af. Uiteraard is het omgekeerde ook mogelijk bij afname van het aantal medewerkers.

Geen onvoorziene kosten meer

De cloud geeft meer grip op de ICT-kosten. U krijgt geen hoge facturen meer voor bijvoorbeeld het updaten van uw systemen of het bijwerken van uw software. Ook support bij vragen of calamiteiten zit inbegrepen. Hiermee voorkomt u als accountant- of administratiekantoor zelf druk bezig zijn met allerlei ICT-zaken in plaats van uw eigen kernactiviteiten. U betaalt een vast bedrag, per gebruiker per maand. Hoge pieken in ICT-kosten zijn voortaan verleden tijd.

Bij het schrijven van dit blog realiseren wij ons dat dit om algemene voordelen gaat. De cloud is in zekere zin ook een container begrip geworden. Het is belangrijk om bij elke clouddienst af te vragen om welke type cloud of gebruikersvorm het gaat. Wanneer u dit voor uzelf helder heeft, kunt u beter de voordelen bepalen , maar ook beter de  risico´s inschatten t.a.v. bijvoorbeeld de veiligheid van uw bedrijfsgegevens en die van uw klanten.