Als accountant is de veiligheid van je data van groot belang. Daarnaast wil je natuurlijk op verschillende locaties kunnen werken met toegang tot alle belangrijke programma's en data. Hupra ICT heeft jarenlange ervaring in het werken met accountantskantoren en heeft deze kennis gebruikt om een speciale cloudomgeving voor accountants te ontwikkelen. Deze digitale werkplek biedt maar liefst 8 belangrijke voordelen:
- Overal en altijd veilig werken
- AVG-proof
- Veilig en makkelijk inloggen
- Veilig e-mailen
- Veilig grote bestanden delen
- Automatische back-up
- Integratie van al uw applicaties
- Software updates zonder gedoe
1. Overal en altijd veilig werken
De cloud voor accountants is een web-based portal waarin alle apps en data samenkomen, inclusief SaaS-apps zoals Visionplanner en Exact Online, maar ook legacy-apps zoals Caseware en Unit4. De werkplek wordt centraal beheerd en beveiligd, ongeacht het apparaat waarop u werkt. Door in te loggen op de digitale werkplek, kan u op iedere locatie en op elk moment bij uw data en applicaties. Uiteraard zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over diefstal of verlies van uw apparaat. Uw data en applicaties worden namelijk niet lokaal opgeslagen, maar in de cloud. Er staan dus geen gegevens op het gestolen of verloren apparaat.
2. AVG-proof
Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in 2018 ligt er veel verantwoordelijkheid bij organisaties om op de juiste manier om te gaan met persoonsgegevens. De cloud voor accountants voldoet volledig aan de technische eisen van de AVG, zodat u met een gerust hart aan het werk kan met beschermde gegevens.
3. Veilig en makkelijk inloggen
Wanneer uw medewerkers gebruik maken van verschillende applicaties, brengt dat vaak een grote hoeveelheid verschillende wachtwoorden met zich mee. Werken in de cloud voor accountants vergemakkelijkt dit proces aanzienlijk. Onder andere door gebruik te maken van Single Sign-on en Two-factor authentication.
Single Sign-on
Single Sign-on is een methode waarmee gebruikers slechts één set inloggegevens nodig hebben om toegang te krijgen tot alle benodigde programma’s. De oplossing is te vergelijken met het bureaublad op uw computer, maar dan online. Na een keer inloggen, ziet u alle diensten waar u gebruik van maakt in één overzicht, in plaats van elke keer apart in te loggen op verschillende toepassingen. Dit vermindert de kans dat gebruikers hun wachtwoorden vergeten of verkeerd invoeren.
Two-factor authentication
Wanneer u gebruikmaakt van Single Sign-on, wilt u natuurlijk zeker weten dat dit veilig gebeurt en dat alleen de aangewezen medewerker toegang heeft tot de cloudomgeving. Die ene inlog moet dus extra veilig zijn. Dat gebeurt door middel van two-factor authentication. Dit is simpelweg een extra beveiligingslaag. Naast een wachtwoord voeren gebruikers een extra eenmalig wachtwoord, code of vingerafdrukscan in. Met een apart programma logt u in bij de cloudomgeving. Het is een principe dat vergelijkbaar is met de wijze waarop met een identifier wordt ingelogd bij online bankieren. U heeft een vast wachtwoord, maar ontvangt ook iedere keer dat u inlogt een unieke code. Deze is gekoppelt aan een specifiek apparaat, zoals een mobiele telefoon. Op deze manier controleren programma’s of u echt bent wie u zegt te zijn. Niemand kan dus inloggen zonder de toegang tot uw telefoon of token.
Wilt u meer weten? Download ons handige e-book en lees alles over de cloud voor accountants.
4. Veilig e-mailen
E-mails verzenden en ontvangen is een belangrijk onderdeel van uw werk als accountant, maar het kan ook een risico vormen voor de veiligheid van gegevens. Met de cloud voor accountants kunt u veilig en versleuteld e-mails verzenden en ontvangen, zodat u voldoet aan de geldende wet- en regelgeving en ethische gedragslijnen. U kunt ook de toegang tot een e-mail eenvoudig intrekken als deze per ongeluk naar de verkeerde persoon is gestuurd. Hiermee voorkomt u een potentieel datalek.
Check deze vergelijking van softwareoplossingen voor veilig mailen.
5. Veilig grote bestanden delen
Het veilig delen van grote bestanden kan lastig zijn voor accountantskantoren, vooral als medewerkers gebruik maken van consumentendiensten zoals Dropbox en Google Drive. Het nadeel van deze diensten is dat u geen controle meer heeft over de data. U weet niet wie de data opslaat en op welke apparaat. Dat vergroot het risico op datalekken en diefstal van intellectuele eigendommen. Met de de cloud voor accountants heeft u volledige controle over uw gegevens en kunt u bepalen wie er toegang heeft. Het werkt net zo makkelijk als de bekende consumentendiensten, maar biedt u de volledige controle en veiligheid.
6. Automatische back-up
In de cloud worden automatisch back-ups gemaakt van uw gegevens. Dit zorgt ervoor dat u altijd toegang heeft tot een recente versie van uw gegevens, zelfs als er iets misgaat met uw lokale apparaten. Maakt u een foutje? Dat is geen probleem, u kunt eenvoudigweg een eerdere versie van uw document terug laten zetten.
In deze korte video deelt Hans van Veldhuizen (Van Harberden Accountants) zijn ervaringen.
7. Integratie van al uw applicaties
Steeds meer accountantskantoren maken al gebruik van publieke clouddiensten. Denk aan Microsoft (Office) 365 voor het gebruik van Word, Excel en Outlook. Daarnaast maakt u wellicht gebruik van applicaties die (nog) niet als clouddienst aangeboden worden, zoals Infine. Steeds meer pakketten zijn ook beschikbaar als SaaS (software as a Service) web-based oplossing. Kortweg: u installeert programma’s niet een voor een op iedere laptop, maar in de cloud kunnen uw medewerkers direct gebruik maken van de programma’s die zij nodig hebben om snel en efficiënt aan het werk te gaan. In de cloud voor accountants integreren we zowel deze SaaS-oplossingen als de specifieke (on-premise) programma’s die voor u als accountant onmisbaar zijn, maar nog niet SaaS zijn. Al uw programma’s: CaseWare, Visionplanner, Exact, AFAS, Unit4, etc. kunnen dan vanuit een centrale en veilige werkplek worden bezocht.
8. Software updates zonder gedoe
Hupra doet meer dan alleen het beheer van de accountantscloud. Wij zijn de brug tussen uw wensen en de softwareleverancier. Het updaten van de software is bij onze prijs inbegrepen. We voeren periodiek updates door. Dat doen we altijd in overeenstemming met u en de softwareleverancier. Wacht u liever nog even met een update? Dan houden we daar natuurlijk rekening mee.
Een online werkplek die continu ontwikkelt
De Hupra Cloud voor accountants is een werkplek die continu verbetert en vernieuwt. Hiervoor houden we de ontwikkelingen in de markt in de gaten. Waar gaat de toekomst naartoe? Wat doet de branche? En natuurlijk de hamvraag: wat betekent dat voor de IT? Op basis van deze ontwikkelingen breiden we de werkplek uit met nieuwe koppelingen en integraties met softwarepakketten. Voordat we deze koppelingen en integraties toevoegen aan de werkplek testen we ze uitvoerig in onze lab-omgeving. We vragen input van onze klanten en volgen de marktontwikkelingen nauwgezet.
Veiligheid is bij ons topprioriteit. Daarbij gaan we voor een kwalitatieve combinatie tussen veiligheid, gemak en productiviteit.
Meer weten over werken in de cloud? Download meteen de speciale Whitepaper voor accountants.
Wij bieden gegarandeerd een passende oplossing
Cornel van Westen, commercieel directeur bij Hupra ICT
0318 528 528
