De accountantswerkplek van de toekomst: veilig en efficiënt

Welke IT-ontwikkelingen spelen een rol voor uw accountantskantoor? Hoe ziet de ideale werkplek er over enkele jaren uit? Door vooruit te kijken, kunt u daar op inspelen. Er zijn 3 belangrijke ontwikkelingen om rekening mee te houden. We zetten ze in deze blog voor u op een rij.

Ontwikkeling 1: transitie naar de cloud

Softwareleveranciers bieden hun applicaties steeds vaker aan als webapplicatie. Zo raakt u er al steeds meer aan gewend dat uw software via internet bereikbaar is. De volgende stap is om uw volledige werkplek naar de cloud te verhuizen. Dat heeft veel voordelen.  De eerste kantoren zijn al overgestapt op een cloudwerkplek en we verwachten dat het niet lang meer duurt voordat de cloudwerkplek de nieuwe standaard is.

Focus op gebruiksvriendelijkheid

Het werken in de cloud draait nu nog vooral om veilig werken. Het zal de komende jaren steeds meer gaan om de gebruiksvriendelijkheid. Er komen ontwikkelingen aan die het voor de gebruiker makkelijker maken om efficiënt te werken. En dat is natuurlijk goed nieuws voor u en uw medewerkers.

Ontwikkeling 2: meer aandacht voor dataveiligheid

Onder andere door de komst van de AVG, raken we steeds meer bewust van het belang van databeveiliging. Een virusscanner op uw laptop is al lang niet meer voldoende. Onbedoelde missers van medewerkers vormen een risico voor een datalek. Maar u dient ook steeds serieuzer rekening te houden met cybercriminaliteit. De ontwikkelingen gaan hard en risico’s worden met de dag groter. Het is dan ook goed dat er meer aandacht voor de veiligheid van uw gegevens en die van uw klanten komt.

Speciaal voor u hebben wij een gratis scan gemaakt!

Test nu of u als accountant genoeg aandacht besteed aan dataveiligheid.

Overal en op elk device veilig werken

Thuiswerken is normaler geworden. Bij accountantskantoren is het thuiswerken echter nog niet enorm aangeslagen. Dat is ook wel logisch: overleg met collega’s op kantoor is vaak nodig en bovendien bent u veel bij klanten op locatie. We verwachten daarom niet dat de huidige kantoren zullen verdwijnen. Maar met het werken in de cloud, bent u wel flexibel. U kunt altijd veilig en gemakkelijk werken. Het maakt niet uit op welke laptop of tablet u inlogt.

Ontwikkeling 3: efficiënter werken

Hoeveel verschillende applicaties gebruikt uw kantoor? Accountantskantoren gebruiken in vergelijking met andere branches veel verschillende software. Het nadeel van al die verschillende applicaties is dat u overal apart moet inloggen. Ook raakt uw werk versnipperd, doordat u op verschillende plekken meldingen en taken in de gaten moet houden. Hoe kan dat gebruikersvriendelijker worden ingericht? De werkplek van de toekomst zal daar een antwoord op geven.

Centrale werkplek zorgt voor overzicht

De werkplek van de toekomst is een centrale werkplek. Daarmee bedoelen we niet de plek waar uw bureaustoel en kantoorplant staat, maar uw digitale werkomgeving. Deze werkplek wordt het centrale punt, dat alle verschillende applicaties  met elkaar verbindt. Nadat u bent ingelogd, krijgt u een dashboard te zien. Daarop staan alle zaken die uw aandacht vragen. Denk aan de belangrijkste e-mails, plus taken en meldingen vanuit alle applicaties die u gebruikt. Alles wat u moet doen, wordt voor u gecentraliseerd. Waar u nu misschien het overzicht soms verliest, zult u dan niets meer missen.

U kunt nog steeds de verschillende applicaties apart gebruiken, maar er zal ook meer samenwerking komen tussen applicaties zodat u ze efficiënt kunt combineren. Waar ook veel behoefte aan is, zijn samenwerkingstools zoals Microsoft Teams. Deze zullen zich dan ook meer ontwikkelen en steeds belangrijker worden.

Wat moet u vooral niet doen als u zich klaarmaakt voor de toekomst?

Veranderingen kunnen lastig zijn voor medewerkers. Ook als die veranderingen gericht zijn op prettiger werken. Overval medewerkers er dus niet mee en maak geen abrupte overstap naar een nieuwe manier van werken. Het kost u een hoop productiviteit als medewerkers tijd en energie verliezen aan ergernissen of onduidelijkheden.

Wij zijn voorstander van het geleidelijk en natuurlijk laten verlopen van transities. Bij onze cloudwerkplek hebben we bewust het traditionele bureaublad als mogelijkheid aangehouden. Medewerkers kunnen vanuit een nieuwe werkomgeving werken of het bureaublad zoals ze dat al kennen gebruiken. Op den duur gaan mensen dan vanzelf een keer aan de slag met de nieuwe werkomgeving. Het feit dat ze daarin een keuze hebben, neemt al veel weerstand weg.

Hoe snel gaan de ontwikkelingen?

Accountants denken vaak dat hun sector behouden is in IT ontwikkelingen. Deels is dat zo. We zien accountantskantoren lang doorgaan met de traditionele manier van werken. Ze nemen moeizaam het besluit om over te stappen naar nieuwe techniek. Vaak valt de overstap achteraf mee en zeggen ze: ‘Dat hadden we 10 jaar eerder moeten doen.’

Tegelijkertijd is er geen branche waar al zoveel applicaties web-based zijn als in de accountantswereld. Daarin loopt de branche echt voorop. We verwachten dan ook dat de ontwikkelingen die we nu noemen snel zullen gaan. Vooral omdat ze in behoeftes van de gebruiker voorzien: efficiënt werken, waar u maar wilt, zonder u druk te maken over de veiligheid van uw data.

Is uw kantoor toe aan deze vooruitgang?

Download de whitepaper "Check hoe veilig uw kantoor is"

speciaal voor accountants.