De data van uw cliënten veilig in de cloud

Een van de ergste dingen die een advocatenkantoor kan overkomen is een datalek. U werkt constant met de meest gevoelige gegevens, over uw cliënten en over zaken. Lekt er data dan is dit, nog ongeacht van de soort data die gelekt is, funest voor uw reputatie. U cliënten denken eenvoudigweg: “Ze kunnen niet eens hun eigen personeelsbestanden beschermen. Grote kans dat zij dan ook mijn gevoelige dossier niet veilig kunnen houden. Ik zoek wel een andere advocaat.”

Voor de IT-verantwoordelijke binnen uw advocatenkantoor heeft de veiligheid van gegevens dan ook topprioriteit. Tegelijkertijd wilt u dat de extra veiligheid niet ten koste gaat van de werkbaarheid. En hoe belangrijk de veiligheid ook is, dit moet niet leiden tot torenhoge kosten. De cloud is een uitstekende oplossing voor advocatenkantoren die op een betaalbare manier hun gegevens willen beveiligen.

De voordelen van de Hupra Cloud

Een overstap naar de cloud biedt voor u als advocatenkantoor een groot aantal voordelen. We zetten de belangrijkste voordelen voor u op een rij.

Flexibiliteit voor uw medewerkers

Als u de overstap maakt naar de cloud, kunnen uw medewerkers hun werk doen waar en wanneer zij maar willen. Zij zijn voor toegang tot gegevens niet meer gebonden aan kantoor. Werkt een van uw medewerkers het liefst ’s nachts, dan kan dat. Wil een van uw advocaten een vlammend pleidooi schrijven vanuit haar vakantiehuis? Ook dat kan. Medewerkers geven aan dat zij gelukkiger zijn als zij zelf kunnen bepalen waar en wanneer zij werken.

Lagere en beter voorspelbare kosten

De kosten van de cloud zijn laag en voorspelbaar. U betaalt een vast bedrag per medewerker per maand. Op deze manier kunt u eenvoudig uitrekenen wat u kwijt bent. Als u de IT in eigen beheer heeft, dan zijn deze kosten veel minder inzichtelijk. Naast de normale kosten voor devices maakt uw kantoor tal van andere verborgen kosten. Denk aan onvoorziene vervangingen in de serverruimte, verplichte licentie upgrades of beveiliging van fysieke dataopslag.

Als laatste neemt een overstap naar de Hupra Cloud ook de noodzaak van grote investeringen weg. U hoeft niet meer eens in de paar jaar uw servers te upgraden. Hupra zorgt ervoor dat er altijd snelle servers voorhanden zijn. 

Makkelijk uit te breiden en in te krimpen

Op uw kantoor zijn er continu wisselingen in personeel. Advocaten en stagiaires komen en gaan. In een piekperiode werken er veel meer mensen op uw kantoor dan in een rustige periode. Met de Hupra Cloud is dat geen enkel probleem. Nieuwe accounts worden snel aangemaakt en ook wanneer een medewerker weg gaat is het account snel, en volledig, weer afgesloten. Ook op de performance van uw cloud werkplekken hebben deze wijzigingen geen invloed; de snelheid blijft hoog.

Lage beheerslast

Het beheer van uw huidige systemen kost veel tijd en geld. Er is geregeld downtime als gevolg van updates en het duurt vaak lang voordat een nieuwe medewerker aan de slag kan in het systeem. Daarnaast is uw systeembeheerder veel tijd kwijt aan het oplossen van storingen en het beantwoorden van vragen van gebruikers.

Na een overstap naar de cloud is de beheer last een stuk kleiner. Het aanmaken van een nieuw account is in een handomdraai gebeurd. De systemen draaien altijd. Bij problemen is de supportdesk van Hupra altijd bereikbaar.

Waarom de cloud vaak veiliger is dan een on-premise oplossing

Al deze voordelen zijn mooi, maar zoals eerder beschreven is de veiligheid van gegevens topprioriteit voor uw advocatenkantoor. U vraagt zich wellicht af of uw gegevens wel veilig zijn als u ze buiten de deur opslaat. Maakt u zich geen zorgen, uw gegevens zijn in de cloud veiliger dan bij u op kantoor.

Een van de zwakste schakels van ieder computersysteem is de gebruiker. Gebruikers loggen in met een gebruikersnaam en een wachtwoord. Daarna moeten de gebruikers inloggen op verschillende applicaties binnen uw systeem. Vanwege de veelheid aan gebruikersnamen en wachtwoorden, kiezen de gebruikers vaak voor simpele wachtwoorden die makkelijk zijn te raden.

De Hupra Cloud is daarentegen uitgerust met Single Sign-On (SSO). Dit betekent dat gebruikers aan een gebruikersnaam en wachtwoord genoeg hebben om in te loggen op het systeem én veel van de applicaties. Omdat medewerkers maar een keer hoeven in te loggen, kiezen zij een sterker wachtwoord. Vervolgens is er een tweede beveiliging aangebracht. De medewerker voert een code in die gegenereerd is in een app op zijn of haar mobiele telefoon. Op deze manier kan iemand alleen inloggen als hij of zij iets weet (het wachtwoord) en iets heeft (de mobiele telefoon).

Vraagt u zich vervolgens eens af wie er allemaal op uw kantoor komen? De schoonmaker. De inspecteur van uw beveiligingssysteem. De loodgieter. Iemand die uw systeembeheerder vervangt als deze op vakantie is. Al deze mensen weten precies waar uw servers staan. Als zij kwaadwillend zijn en een beetje technische kennis hebben, kunnen zij binnen een paar minuten toegang krijgen tot uw systemen.

De gegevens binnen de Hupra cloud zijn opgeslagen in een beveiligd datacentrum. Uw bestanden worden hierbij voorzien van moderne encryptietechnieken. De sleutels voor deze encryptie liggen op een andere plek. Dit betekent dat als iemand toegang heeft tot het datacentrum, hij alsnog niets met uw gegevens kan beginnen. Uiteraard maakt Hupra regelmatig back-ups van uw gegevens. Dankzij een noodstroomvoorziening zijn uw gegevens altijd toegankelijk.  

De gegevens zijn ook versleuteld bij het verkeer van het datacenter (in Nederland) naar de computer van uw medewerker. Pas in de computer van uw medewerker worden de bestanden ontsleuteld. Iemand die toegang heeft tot uw wifi-netwerk kan de gegevens dus niet aftappen.

Als advocatenkantoor naar de cloud

Voor een advocatenkantoor zijn de voordelen van het werken in de cloud evident. Uw advocaten zijn niet meer gebonden aan uw kantoor en kunnen werken op een manier die bij hen past. Dit komt de kwaliteit van hun werk en de werktevredenheid ten goede. Tevreden medewerkers leveren betere prestaties en dat is goed voor uw cliënten.

Ook voor u zijn er tal van voordelen. Uw kosten zijn laag en voorspelbaar. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over de grootte van uw systemen en de investeringen die daarmee gepaard gaan. Tot slot is de veiligheid van uw cliëntgegevens in de Hupra cloud gewaarborgd. Dit geeft een veilig gevoel.

Lees meer over wat werken in de cloud inhoud.