Essentiële verschillen tussen digitale werkplekken – zo maakt u onderscheid

Ziet u door de bomen het bos niet meer met alle digitale werkplekoplossingen waar u uit kunt kiezen? Het is lastig om een strategische keuze te maken als de verschillende opties niet helder zijn. In offertes beloven alle werkplekoplossingen min of meer hetzelfde. Maar in werkelijkheid zijn er essentiële verschillen in de manier van werken. Na het lezen van dit artikel kunt u hierin een goed onderscheid maken.

Een bos vol digitale werkplekoplossingen

Via Google komt u gemakkelijk terecht in een wereld vol varianten van de digitale werkplek, ook wel aangeduid als online werkplek, virtuele werkplek, cloud werkplek, moderne werkplek en hybride werkplek. Vul dat aan met alle mogelijk merknamen zoals Microsoft 365, Workspace 365 en Azure Virtual Desktop en de lijst met mogelijkheden is eindeloos. Het is niet gek als u de door de bomen het bos niet meer ziet.

Wat is het verschil tussen de digitale werkplekken?

Veel oplossingen die u tegenkomt lijken hetzelfde te bieden. Toch zijn er belangrijke verschillen in dataopslag, beheer en veiligheid. Het is goed om daarvan op de hoogte te zijn voordat u een oplossing kiest.

Om meer inzicht te krijgen in de verschillen, helpt het om de drie categorieën te kennen waarin werkplekoplossingen in te delen zijn. Een werkplekoplossing kan namelijk session-based, machine-based en web-based zijn. Per categorie zullen we bespreken hoe het zit met de opslag van data, het beheer en de veiligheid.

1.    Een session-based werkplek

We beginnen met session-based werken. Bij deze manier van werken logt u eerst in op een werkomgeving in de cloud. Daarmee begint de sessie. U start binnen deze externe werkomgeving uw mailprogramma op, bijvoorbeeld Outlook. Bestanden opent u in Word, Excel of Adobe. In de externe werkomgeving start u al uw vertrouwde tools op. Dat kunnen traditionele applicaties zijn of online SaaS-applicaties.

Al uw activiteiten vinden plaats binnen de online werkplek, waar alles centraal is ondergebracht. Er wordt niets lokaal op uw laptop of ander apparaat opgeslagen. Het maakt dus ook niet uit op welk apparaat u werkt. Het beheer en de veiligheid is centraal geregeld. Er zit als het ware een veiligheidsschil om de werkplek heen.

Voorbeelden van een session-based werkplek zijn de Azure Virtual Desktop en de Hupra Online Werkplek.

2.    Een machine-based werkplek

Bij een machine-based werkplek werkt u rechtstreeks op uw laptop of computer. Dit is hoe in het verleden ieder bedrijf werkte. Oorspronkelijk met lokale servers en tegenwoordig kan dit ook in combinatie met clouddiensten.

U logt in op uw laptop of computer en kunt direct uw e-mail en uw bestanden openen. Deze worden gesynchroniseerd via bijvoorbeeld Onedrive en lokaal op uw laptop opgeslagen. Werkt u met een SaaS applicatie die in de cloud draait? Ook dan geldt: als u bestanden vanuit de applicatie opent, worden ze eerst op uw laptop gedownload en opgeslagen.

Als u machine-based werkt verloopt alles decentraal via de verschillende devices die uw bedrijf gebruikt. Het beveiligen en beheren van de individuele devices is daarom van groot belang. Bij Hupra hebben wij hiervoor de Hupra Managed Werkplek ontwikkeld.

3.    Een web-based werkplek

Er is nog een derde variant: de web-based werkplek. In dit geval logt u in via een browser en maakt u gebruik van SaaS-applicaties. Het principe hierbij is dat alles binnen de internetbrowser blijft.

Hoe zit het dan met het opslaan van documenten en andere data? Als alles volledig web-based plaatsvindt, slaat u niets lokaal op. Nu is het zo dat we de ontwikkelingen deze kant op zien gaan, maar we zijn hier nog niet. SaaS-applicaties zijn voor de meeste bedrijven nog niet in staat om alles binnen de browser plaats te laten vinden. Zodra u bijvoorbeeld Word of Excel gebruikt, of een pdf downloadt, wordt er data lokaal opgeslagen.

Het lokaal opslaan van data is in de praktijk bijna nooit te voorkomen bij web-based werkplekken. Daarom is het nog steeds belangrijk om het lokale beheer en de beveiliging van individuele devices te regelen.

Voorbeelden van web-based werkplekken zijn Workspace 365 en Citrix Workspace.

Welke oplossing past het beste bij uw bedrijf?

U weet nu in welke categorieën u een werkplekoplossing kunt indelen. Dat helpt bij het duiden van de verschillen. Maar welke oplossing past het beste bij uw bedrijf? Dat hangt af van een aantal strategische en operationele zaken:

• Wat is uw ICT-strategie?
• In welke fase van de cloudtransitie bevindt uw bedrijf zich?
• Welke applicaties gebruikt u? Zijn dat traditionele applicaties, SaaS-applicaties of is het een combinatie?
• Hoe wilt u het beheer en de beveiliging inrichten?
• Werken medewerkers alleen op kantoor? Of ook thuis, bij klanten en onderweg?
• Gebruiken medewerkers ook hun privé devices, zoals een eigen laptop, tablet, of telefoon?

Hupra ICT adviseert u graag. Hoe staat het ervoor en waar wilt u heen? Welke stappen zijn nodig, welke werkplekoplossing sluit daarop aan en hoe borgen we de veiligheid? Dat kan ook een tussenstap zijn. Wij zijn niet gebonden aan één oplossing en kijken samen met u wat het beste bij uw bedrijf past.