Cloudportaal
Stuur een WhatsApp bericht
Plan een adviesgesprek
Automatisering & AI
Automation Inspiratiesessie
Hoeveel werk binnen jouw organisatie gebeurt nog handmatig terwijl dat eigenlijk niet nodig is? Tijdens een Automation Inspiratiesessie kijken we naar terugkerende werkzaamheden, overdrachtsmomenten en processen die slimmer kunnen. Zo krijg je zicht op waar automatisering interessant kan zijn, voordat je begint met bouwen.
.png)
Wanneer is dit relevant voor jouw organisatie?
Je krijgt beter zicht op processen waarin automatisering mogelijk verschil kan maken. Daarbij zoeken we niet simpelweg naar zoveel mogelijk taken die technisch geautomatiseerd kunnen worden. We kijken vooral naar werkzaamheden die vaak terugkomen, relatief veel tijd kosten, foutgevoelig zijn of voor onnodige wachttijd zorgen.
Soms zit de winst in een kleine stap. Bijvoorbeeld informatie automatisch doorzetten naar de juiste collega. In andere situaties ligt de kans juist tussen systemen die nu nog handmatig met elkaar verbonden worden. Zo ontstaat een duidelijker beeld van waar automatisering interessant is en welke processen eerst verder onderzocht moeten worden voordat een oplossing wordt ingericht.
Wat verandert er in de praktijk?
Losse ideeën worden concrete use-cases die beter met elkaar te vergelijken zijn. Per toepassing kijken we naar het probleem dat je wilt oplossen, wie ermee gaat werken en wat het beoogde resultaat is. Daarnaast onderzoeken we welke data, systemen en randvoorwaarden een rol spelen. Dat maakt ook duidelijk waar nog vragen zitten. Misschien lijkt een toepassing inhoudelijk sterk, maar vraagt de technische kant eerst aandacht. Of een idee blijkt bij nader inzien weinig toe te voegen aan het bestaande proces. Zo krijg je meer houvast om te bepalen welke AI-toepassingen verdere aandacht verdienen en wat daarvoor nodig is.
.png)
Wat Hupra voor je doet
We volgen het werk zoals het daadwerkelijk door de organisatie loopt. Wat zorgt ervoor dat een proces begint? Welke informatie komt binnen? Wie doet vervolgens wat? Waar wordt iets gecontroleerd? Welke beslissing wordt genomen? En op welke momenten verhuist informatie van de ene persoon of applicatie naar de andere? Juist op die overgangen ontstaan vaak kansen voor automatisering.
Hupra kijkt daarbij verder dan één losse handeling. Ook de gegevens, uitzonderingen en systemen rondom een proces zijn belangrijk. Een automatische stap heeft weinig waarde als medewerkers daarna alsnog handmatig moeten corrigeren of controleren. Door het hele proces te bekijken, wordt duidelijk waar automatisering kan helpen en waar een andere verbetering waarschijnlijk meer oplevert.
Waar staat jouw organisatie nu?
Breng je basis op orde.
Krijg inzicht in processen, systemen en afhankelijkheden.
Cornel van Westen
Directeur
Hoe werkt de aanpak?
We pakken herkenbare processen uit de dagelijkse praktijk en lopen die stap voor stap door. Daarbij kijken we niet alleen naar wat een medewerker doet, maar ook naar wat er vóór en na die handeling gebeurt. Waar komt informatie vandaan? Welke gegevens zijn nodig? Welke controle vindt plaats? Wat gebeurt er als informatie ontbreekt? En welke systemen zijn betrokken?
Vervolgens zoeken we naar stappen die mogelijk anders kunnen. Dat kan een terugkerende handeling zijn, een overdracht tussen collega's of een gegevensstroom tussen applicaties. Ook uitzonderingen krijgen aandacht. Een proces dat in acht van de tien gevallen hetzelfde verloopt, kan interessant zijn voor automatisering, maar die andere twee gevallen moeten wel goed worden opgevangen. Op basis daarvan ontstaat een beeld van kansrijke processen en de vragen die nog moeten worden beantwoord. Pas daarna is het zinvol om te bepalen welke techniek of vervolgstap daarbij past.
Voor management
Handmatig werk is niet altijd direct zichtbaar in een rapportage. Toch kan het verspreid over een organisatie behoorlijk wat capaciteit vragen. Denk aan medewerkers die iedere dag informatie overtypen, aanvragen handmatig verdelen of wachten totdat iemand een volgende processtap uitvoert. Het zijn kleine momenten die samen invloed hebben op productiviteit en doorlooptijd.
Voor management helpt de inspiratiesessie om die verbeterkansen boven tafel te krijgen. Daarbij kijken we niet alleen naar mogelijke tijdwinst, maar ook naar kwaliteit, foutgevoeligheid en de impact op medewerkers. Zo kun je beter bepalen welke processen verdere aandacht verdienen voordat er in automatisering wordt geïnvesteerd.
Voor IT
Voor IT draait een kansrijk automatiseringsidee al snel om meer dan alleen een workflow. Welke applicatie is de bron van de gegevens? Waar moeten ze naartoe? Welke gebruiker of identiteit voert een automatische actie uit? Welke rechten zijn daarvoor nodig? En wat gebeurt er als een gekoppeld systeem tijdelijk niet beschikbaar is?
Ook integraties, API's, logging, monitoring en foutafhandeling kunnen relevant worden zodra een proces verder wordt uitgewerkt. Door deze technische afhankelijkheden vroeg mee te nemen, ontstaat een realistischer beeld van de mogelijkheden. Daarmee voorkom je dat een eenvoudige automatisering uiteindelijk een moeilijk te beheren verzameling losse flows en koppelingen wordt.
Waarom Hupra?
Automatiseren om het automatiseren levert weinig op. Soms lijkt één handmatige stap het probleem, terwijl de echte vertraging ergens anders in het proces zit. En soms wordt geprobeerd een onhandige werkwijze te automatiseren terwijl het eenvoudiger is om het proces eerst anders in te richten.
Daarom kijkt Hupra naar het geheel. Naar de mensen die het werk uitvoeren, de informatie die door het proces gaat en de systemen die daarbij worden gebruikt. Pas wanneer duidelijk is waar het probleem zit, wordt technologie interessant. Dat kan bijvoorbeeld Power Automate zijn, een integratie tussen systemen of een andere vorm van procesautomatisering. Welke oplossing past, hangt af van de situatie.
Als het vraagstuk breder wordt
Een gesprek over automatisering maakt soms andere knelpunten zichtbaar. Misschien kost een proces vooral tijd omdat twee bedrijfsapplicaties niet met elkaar communiceren. Misschien is een Power App geschikter om medewerkers één duidelijke werkwijze te geven. Of bestaande Power Automate-flows zijn zo gegroeid dat beheer en eigenaarschap eerst aandacht nodig hebben.
Ook AI kan in sommige processen een rol spelen, bijvoorbeeld wanneer informatie geïnterpreteerd of verwerkt moet worden. Dat betekent niet dat ieder automatiseringsvraagstuk automatisch een AI-vraagstuk is. We kijken naar wat het proces nodig heeft. Wanneer daarbij aanvullende expertise nodig is, kan Hupra vanuit TechOne Group kennis betrekken die aansluit op het bredere ICT-vraagstuk.
9/10
Van Veldhuizen Logistiek
"Als Hupra niet flexibel zou zijn, zou het geen goede partner voor ons zijn."
Hupra in beeld
Eerst je IT op orde, dan pas AI
Hoe houd je grip op security en compliance?
Hoe richt je AI-governance goed in?
Hoe bestuur je AI binnen een organisatie?
Veelgestelde vragen
Wat wil je weten over de data inspiratiesessie?
Voor wie is een automation inspiratiesessie relevant?
De sessie is interessant voor organisaties waar veel terugkerend handwerk plaatsvindt en nog niet duidelijk is welke processen geschikt zijn voor automatisering.
Denk aan het overnemen van gegevens, terugkerende controles, verwerking via mailboxen, het handmatig verdelen van aanvragen of informatie die steeds tussen verschillende systemen wordt verplaatst.
Moeten we vooraf al weten welk proces we willen automatiseren?
Nee. Een concreet proces kan een goed vertrekpunt zijn, maar is niet noodzakelijk. Je kunt ook beginnen met een afdeling of type werkzaamheden waarvan medewerkers aangeven dat er veel tijd verloren gaat. Vanuit de dagelijkse praktijk onderzoeken we vervolgens waar mogelijke verbeteringskansen zitten.
Welke processen zijn geschikt voor automatisering?
Vooral terugkerende processen met herkenbare stappen kunnen interessant zijn. Bijvoorbeeld wanneer gegevens steeds op dezelfde manier worden verwerkt, informatie van het ene naar het andere systeem wordt overgenomen of vaste controles en meldingen terugkomen.
Of automatisering daadwerkelijk verstandig is, hangt ook af van uitzonderingen, beschikbare data en de betrokken systemen.
Gaat een Automation Inspiratiesessie altijd over Power Automate?
Nee. Power Automate kan binnen een Microsoft-omgeving een passende technologie zijn, maar is niet automatisch het antwoord.
Een proces kan ook vragen om een integratie, Power App of een andere technische oplossing. Soms is het zelfs verstandiger om eerst het proces zelf te vereenvoudigen voordat er iets wordt geautomatiseerd.
Hoe past automatisering in onze bestaande IT-omgeving?
Dat hangt sterk af van het proces. We kijken naar de applicaties en gegevens die worden gebruikt, hoe systemen informatie uitwisselen en welke rechten nodig zijn.
Wanneer een automatisering verder wordt uitgewerkt, kunnen ook integraties, identity, logging, monitoring en foutafhandeling belangrijk worden. Zo wordt niet alleen gekeken of iets automatisch kan, maar ook of het goed binnen de bestaande IT-omgeving past.