Steeds meer software voor accountants wordt als SaaS aangeboden. Dat maakt het voor u mogelijk om uw kantoor vrijwel volledig op SaaS applicaties te draaien. Het lijkt er daarom op dat een eigen server en werkplekbeheer niet langer meer nodig zijn. U heeft alles immers veilig in de cloud staan. Maar is dat echt zo?
Wat is SaaS?
SaaS staat voor: Software as a Service. Het is software die als een online dienst wordt aangeboden. De applicatie staat op de servers van de leverancier en is toegankelijk via internet. U wordt geen eigenaar van het softwarepakket, maar betaalt voor het gebruik ervan. Vaak wordt SaaS als abonnement aangeboden en verrekent per maand en per gebruiker. De leverancier neemt de installatie, het onderhoud, de doorontwikkeling en de beveiliging voor u uit handen.
Kan een accountantskantoor veilig werken met SaaS?
Alle SaaS aanbieders garanderen de veiligheid van uw gegevens. En toch zijn er een aantal veiligheidsrisico’s die makkelijk over het hoofd worden gezien bij het gebruik van SaaS applicaties. Elke applicatie heeft namelijk zijn eigen cloud, waardoor er een multi-cloud ontstaat. Dat betekent voor u dat het beheer versnipperd raakt en u minder controle heeft.
Aan welke risico's moet u denken bij het inzetten van SaaS?
1. Decentraal wachtwoordbeheer
Een accountantskantoor gebruikt al gauw 10 tot 20 verschillende applicaties. Dat betekent dus dat iedere medewerker evenveel verschillende logins heeft en al deze wachtwoorden moet onthouden. Dat is niet alleen onhandig, het is ook onveilig. Medewerkers kiezen al snel voor te makkelijke wachtwoorden, gebruiken overal hetzelfde wachtwoord, of schrijven het ergens op. Niet bepaald de manier waarop u de gegevens van uw klanten wilt beschermen
2. Decentraal toegangsbeheer
Onder controle hebben wie, waar en wanneer toegang heeft tot de gegevens valt niet mee als het beheer versnippert is over zoveel applicaties. Dan raakt het overzicht al snel zoek en bovendien is het veel werk. Het klinkt natuurlijk mooi om altijd en overal in te kunnen loggen. Maar u hebt geen controle over de veiligheid van alle laptops, tablets en telefoons waarop uw medewerkers kunnen werken. Nog even in het weekend iets doen voor een klant op een thuiscomputer, kan gemakkelijk leiden tot een datalek. Daarnaast moet bij alle applicaties de toegang ontzegd worden, als een medewerker uit dienst gaat.
3. Decentralisatie van uw data
Versiebeheer is lastig, wanneer er documenten in verschillende applicaties staan en ook nog lokaal worden opgeslagen. Waar wordt de data uit een SaaS applicatie eigenlijk opgeslagen? Neem bijvoorbeeld de pdf van een jaarverslag. Slaat een medewerker die op zijn computer op, voordat hij hem naar de klant verstuurd? Het is bijna onmogelijk om te voorkomen dat er data op onbeveiligde devices terechtkomt.
Beveiligt u de kluis of het huis?
SaaS applicaties garanderen de veiligheid van hun software, maar niet van uw device. Het is vergelijkbaar met verschillende kluizen in uw huis zetten, maar uw huis zelf niet beveiligen. Zodra er iets uit de kluis gaat, bent u kwetsbaar. Denk maar eens aan het downloaden van een bestand op een computer, of het verzenden per e-mail. Bovendien zijn al die verschillende kluizen met allemaal hun eigen wachtwoorden en instellingen vreselijk inefficiënt. Kortom: u bent veiligheid decentraal aan het regelen, terwijl het ook centraal kan.
Veiligheid centraal regelen met een cloudwerkplek
Met een cloudwerkplek regelt u de digitale veiligheid van uw kantoor centraal. Een andere term voor de cloudwerkplek is DaaS: Desktop as a Service. U kunt nog steeds gebruik maken van SaaS applicaties, maar deze komen allemaal in de virtuele werkplek te staan. De virtuele werkplek is als het ware het huis dat u beveiligt. Ongeacht op welke laptop, tablet of telefoon de werkplek benaderd wordt, de veiligheidsmaatregelen blijven van kracht. En dat zonder een eigen server of andere apparatuur op uw locatie.
Laten we nog een keer kijken naar het wachtwoordbeheer, het toegangsbeheer en de centralisatie van data. Maar dan met het gebruik van de cloudwerkplek
1. Centraal wachtwoordbeheer
Bij de cloudwerkplek hoeft elke medewerker maar één keer in te loggen dankzij een Single Sign On. Hij heeft dan toegang tot alle e-mail, data en de applicaties die in de werkplek geïnstalleerd zijn. De veiligheid van Single Sign On is geborgd door two factor authentication. Naast het wachtwoord, bevestigt de medewerker zijn identiteit ook via een app op zijn smartphone. Het is een extra handeling die de veiligheid verhoogd. Aangezien het tegenwoordig heel gebruikelijk is, is het extra fijn om dat niet voor elke applicatie apart te hoeven doen. Een Single Sign On maakt het wachtwoordbeheer dus zo veilig én makkelijk mogelijk.
2. Centraal toegangsbeheer
Het is eenvoudig om medewerkers toegang te geven of juist toegang te ontzeggen. Dat regelt u namelijk in één keer voor alles dat in de cloudwerkplek staat. Gaat een medewerker uit dienst, dan sluit u de cloudwerkplek gewoon af.
3. Centralisatie van uw data
De cloudwerkplek laat alle applicaties naadloos op elkaar aansluiten. De applicaties werken met elkaar samen en specifieke applicaties voor uw bedrijf kunnen eenvoudig
geïntegreerd worden. Het maakt het voor u gemakkelijk om de bestaande werkprocessen in uw accountantskantoor beter te organiseren. Alle documenten worden op een centrale plek opgeslagen en dankzij versiebeheer ziet u altijd wat de laatste versie van het bestand is. Bestanden kunt u eenvoudig delen, ook met uw klanten, door het gebruik van links. Heen en weer mailen van bestanden is nooit meer nodig.
De accountantscloud van Hupra ICT
Hupra ICT kent de accountancy branche door en door en heeft jarenlange ervaring met specifieke applicaties voor accountants. Eén van de veelgevraagde oplossingen is onze accountantcloud. Wij brengen dan alle SaaS-, mobiele en gevirtualiseerde applicaties en bestanden samen in een centraal beheerde werkomgeving toegespitst op de accountant van nu.
Wilt u verder doorspreken over de cloudwerkplek voor accountants? Vraag dan hier een gratis adviesgesprek aan!
