Levert de moderne werkplek een kostenbesparing op voor uw bedrijf?

De overstap naar een moderne werkplek wordt vaak gepresenteerd als dé oplossing voor efficiëntie en kostenbesparing, maar hoe zit dat precies? Wanneer is de moderne werkplek daadwerkelijk kostenbesparend?

Maar eerst dit: wat is een moderne werkplek?

De term moderne werkplek wordt in de markt voor allerlei verschillende werkplekken gebruikt. In de regel gaat het om een digitale werkplek, die medewerkers toegang biedt tot alles wat ze nodig hebben. De moderne werkplek wordt vaak gelinkt aan Microsoft 365 voor bedrijven. Microsoft 365 is een productiviteitsplatform in de cloud en bevat applicaties zoals Word, Excel, Outlook, Teams en SharePoint. Hiermee kunnen medewerkers gemakkelijk documenten maken en delen, communiceren en online samenwerken.

Wat is de Hupra Moderne Werkplek?

Met de Moderne Werkplek van Hupra nemen we al het beheer en de beveiliging van de digitale werkplekken van uw medewerkers volledig voor onze rekening. Het is een totaaloplossing voor uw hardware- en softwarebeheer.

Hoe ziet dat eruit in de praktijk? De Hupra Moderne Werkplek combineert Microsoft 365 met proactief beheer en cybersecurity. Wij zorgen voor de inrichting, de beveiliging en het beheer van Microsoft 365. Plus het beheer en de beveiliging van uw devices, inclusief updates en onderhoud, back-ups en EDR (de nieuwe generatie antivirussoftware). Bovendien monitoren we via ons systeem alle hardware en software, zodat we vroegtijdig problemen signaleren en kunnen oplossen.

Levert de moderne werkplek u een kostenbesparing op?

Nu bent u benieuwd: in hoeverre helpt een overstap naar de moderne werkplek mijn bedrijf met een kostenbesparing? Dat hangt van een aantal factoren af, laten we kijken waar dat van afhankelijk is.

Factor 1: uw huidige IT-infrastructuur

Organisaties met verouderde IT-omgevingen hebben vaak hoge onderhouds- en energiekosten. Servers op locatie vereisen regelmatige updates en de energiekosten zijn afgelopen jaren gestegen. Bij de overstap naar een moderne werkplek vervallen deze kosten.

Met de Hupra Moderne Werkplek heeft u geen eigen servers meer nodig en bespaart u op:

1. Hardware-investeringen
2. Onderhoudskosten
3. Energiekosten voor servers

Factor 2: uw softwaregebruik, oftewel SaaS versus legacy systemen

Een belangrijke factor bij de keuze voor een werkplekoplossing is uw softwaregebruik. Steeds meer software is beschikbaar in de vorm van Software-as-a-Service (SaaS). SaaS-applicaties zijn perfect te gebruiken in combinatie met de Moderne Werkplek. Voor on-premise software, die dus niet in de cloud draait, is een maatwerkoplossing nodig. Bijvoorbeeld in de vorm van een remote-app. Dat brengt extra kosten met zich mee en dat is goed om u te realiseren voordat u de overstap maakt.

Aan de hand van een aantal scenario’s kunnen we dit concreter maken:

1. Uw bedrijf maakt alleen nog gebruik van SaaS-applicaties, maar heeft nog wel een eigen server op locatie:

In dit geval kunt u vrij gemakkelijk overstappen op de Hupra Moderne Werkplek en hoeft u niet langer te investeren in een eigen server. U bespaart op de kosten voor hardware, onderhoud en energie.

2. Uw bedrijf maakt alleen nog maar gebruik van SaaS-applicaties en werkt via een virtuele werkplek zoals de Hupra Online Werkplek:

Wat kosten betreft bent u op de langere termijn waarschijnlijk voordeliger uit met de Hupra Moderne Werkplek. Natuurlijk spelen er ook andere zaken mee in de overweging, daar adviseren we u graag over in een persoonlijk gesprek.

3. Uw bedrijf maakt gebruik van SaaS-applicaties, maar ook van traditionele on-premise software:

Wellicht is het interessant om eens te kijken naar de kosten van uw huidige werkplekoplossing plus de fee voor de software. Zijn er mogelijkheden om over te stappen op SaaS-applicaties? Vergelijk dan eens uw huidige kosten met de kosten voor de Moderne Werkplek plus de vervangende SaaS-applicaties. U kunt er ook voor kiezen om de Moderne Werkplek te gebruiken in combinatie met een extra oplossing voor uw on-premise software. Of u dan goedkoper uit bent is de vraag, maar dat kunnen we samen met u onderzoeken.

De derde situatie was het geval voor een accountantskantoor, waarvoor we een kostenvergelijking hebben gemaakt. Als het kantoor gebruik zou blijven maken van de on-premise software zou de overstap naar de Moderne Werkplek geen grote kostenbesparing opleveren. Maar misschien was het tijd om de on-premise software te vervangen. Het softwarepakket werd nog maar door 15 medewerkers gebruikt en kostte een aardig bedrag per maand, plus een jaarlijkse maintenance fee. Ze besloten daarom op zoek te gaan naar een passende SaaS-applicatie, om in combinatie met de Hupra Moderne Werkplek een besparing op de totale kosten te realiseren.  

Factor 3: de complexiteit van uw IT-processen

Oorspronkelijk hadden veel organisaties IT-omgevingen die steeds complexer werden en handmatig werden beheerd. Met een eigen server en een interne IT-beheerder. Tegenwoordig kan er veel op afstand worden gedaan en is het niet meer nodig om een eigen server te hebben. Is dat bij u nog wel het geval, dan kunt u een mooie kostenbesparing realiseren door over te stappen op de Moderne Werkplek.

Met de Hupra Moderne Werkplek nemen wij voor uw organisatie de inrichting, het beheer en de beveiliging van uw werkplek uit handen. Met een uitgebreid monitoringsysteem houden wij alles op afstand in de gaten en heeft u er geen omkijken meer naar. Dat betekent dat u geen hoge overheadkosten meer heeft en kunt besparen op uw eigen mankracht.

Betekent dit dat u uw interne IT’er meteen moet ontslaan? Nee, zeker niet. Wat we in de praktijk zien is dat de rol van de interne IT’er verandert. Die verschuift van de technische kant naar de applicatiekant. Deze medewerker kent namelijk de interne processen als geen ander en kan op dat gebied van grote meerwaarde zijn.

Factor 4: de impact van cyberincidenten

Veiligheid is een essentiële factor in kostenbesparing. Een cyberaanval kost een Nederlands mkb-bedrijf gemiddeld € 270.000, blijkt uit onderzoek van ESET.

De Hupra Moderne Werkplek biedt uitgebreide beveiligingsmaatregelen, zoals:

1. Een goede rollen- en rechtenstructuur, ter bescherming van gevoelige informatie.
2. Een gedegen back-upsysteem, zodat u altijd ergens op kunt terugvallen.
3. Regelmatige updates, die ervoor zorgen dat uw werkplek voorzien is van de veiligste versies.
4. Endpoint Detection and Response om cyberdreigingen vroegtijdig te detecteren.
5. Dag en nacht monitoring door cybersecurity-experts vanuit een Security Operations Center (SOC), die direct in actie komen als zij iets verdachts signaleren. 
6. Periodieke rapportages om risico’s in kaart te brengen en te minimaliseren.

Met deze maatregelen beschermt u uw organisatie tegen de kosten die komen kijken bij een cyberincident. Zoals operationele stilstand, dataverlies, herstelkosten, boetes en de gevolgen van reputatieschade.

Kostenbesparing in perspectief

Veel bedrijven zien ICT als een kostenpost, maar zonder moderne ICT zou u meer personeel nodig hebben om handmatige processen uit te voeren. ICT bespaart niet alleen tijd, maar verlaagt ook de personeelskosten door automatisering.

De Hupra Moderne Werkplek biedt daarnaast voordelen op het gebied van:

• Flexibiliteit: medewerkers kunnen overal en altijd prettig werken. Dit verhoogt hun productiviteit en efficiëntie. Lees hierover ook: Hoe verhoogt de Moderne Werkplek de productiviteit van uw medewerkers?
• Focus op kernactiviteiten: door de complexiteit rondom IT te verminderen, kunnen medewerkers zich volledig op hun eigen taken richten.
• Voorkomen van stilstand: goede cybersecurity en proactieve monitoring voorkomen onverwachte IT-problemen die uw bedrijf stilleggen.

Let op verborgen kosten

Bij de overstap naar een moderne werkplek is het belangrijk om te letten op verborgen kosten. Veel aanbieders bieden aantrekkelijke instapprijzen, maar verzuimen te wijzen op bijkomende kosten, zoals:

1. Extra kosten voor het beschikbaar maken van on-premise software.

2. Onderhoud en beveiliging van de devices die u gebruikt.

3. Extra beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om veilig te werken en een cyberaanval te voorkomen.

4. Beperkte ondersteuning bij IT-problemen.

De Hupra Moderne Werkplek biedt een totaaloplossing zonder verborgen kosten. Beveiliging, beheer en support vanuit onze eigen Nederlandse supportdesk zijn inbegrepen in een vast maandbedrag. Zo komt u niet voor verrassingen te staan.

“Als collega's de helpdesk al nodig hebben dan worden ze snel geholpen. Bij complexere vragen en vraagstukken wordt er goed samen met de klant en Hupra ICT gewerkt aan oplossingen. Opties met inzicht in financiële consequenties worden transparant aangeboden.”
Steven Drevers, Adviesbureau gzicht

Kiest u voor de overzichtelijke kosten van de Moderne Werkplek?

De overstap naar een moderne werkplek kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren, afhankelijk van de specifieke situatie van uw organisatie. Factoren zoals de huidige IT-omgeving, het gebruik van SaaS en de mate van automatisering spelen hierbij een belangrijke rol.

Toch hopen we dat u niet alleen voor de Hupra Moderne Werkplek kiest om kosten te besparen. Dat klinkt misschien gek, maar wij vinden het belangrijker dat u een werkplekoplossing kiest die past bij de behoeften van uw organisatie. Die ervoor zorgt dat u toekomstbestendig bent en uw bedrijf laat floreren door de juiste IT-ondersteuning.

Wilt u onderzoeken welke werkplek de beste en voordeligste keuze is voor uw organisatie? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek, wij informeren u graag over de verschillende mogelijkheden.