Wat elke accountant moet weten over veilig documentbeheer!

Als accountantskantoor werk je met veel verschillende documenten. Notulen van overleggen met collega’s en klanten, onderzoeksrapporten, berekeningen, salarisgegevens en ga zo maar door. En deze documenten worden gedeeld met collega’s en externen. Dit betekent dat er veel verschillende documentstromen lopen in jouw kantoor. Teveel om op te noemen eigenlijk! En misschien ook teveel om controle over te hebben?

Waar staan jouw documenten en hoe lopen de documentstromen?

Documenten kunnen op verschillende locaties opgeslagen staan. Elke organisatie en elke persoon heeft hier zijn eigen werkwijze voor. Zo zijn er organisaties die alles opslaan op een eigen server. Van die server wordt regelmatig een back-up gemaakt die veilig opgeslagen wordt. Natuurlijk kun je je documenten ook op je eigen device opslaan. En steeds meer organisaties werken in de cloud.

Het is niet voor niets dat steeds meer organisaties overstappen naar de cloud. Er kleven namelijk wat nadelen aan de andere twee manieren van documenten opslaan. Dat zie je in de volgende situatieschets, die je vast wel herkent. Jan maakt notulen van een teammeeting, slaat ze op zijn laptop op en mailt ze vervolgens naar alle teamleden. Kevin heeft echter nog een aanvulling op de notulen. Hij past het aan in het document, slaat deze versie op zijn computer op en mailt dit weer terug naar Jan. Tegelijkertijd is Job het niet eens met de notulen van Jan. Hij wijzigt ze, slaat ze op zijn pc op en stuurt ze weer naar Jan. En Jan blijft over met drie versies van de notulen. Aan hem de taak om hier weer één van te maken en iedereen de laatste versie toe te sturen. Dit kost Jan veel extra werk en er is meer kans op fouten.

Ook het bewaren van documenten op een eigen server is niet ideaal. Je moet dan namelijk zelf het beheer en de veiligheid van je documenten regelen. Een enterprise cloud oplossing is hierin gespecialiseerd en beschikt over de middelen om het beheer en de veiligheid van je documenten goed te regelen. Hiermee is een hoger niveau van security voor je documenten te realiseren dan wanneer je zelf het beheer en de veiligheid moet regelen.  

Het opslaan van je bestanden in de cloud kan jouw organisatie en jou als werknemer veel voordelen bieden. Dit is wel afhankelijk van de oplossing die je gebruikt. Zo zijn er bijvoorbeeld specifieke accountancy pakketten, zoals AFAS Online voor o.a. klantdossiers. Maar je kunt ook kiezen voor een universelere oplossing. Zo’n specifieke tool is misschien perfect voor dossiervorming, maar is niet geschikt voor het veilig delen en mailen van al je bestanden. Sommige universele oplossingen, bijvoorbeeld Citrix Sharefile, bieden hier wel mogelijkheden voor.

Je hoeft niet per se voor het een of het ander te kiezen. Soms is het zelfs beter om een specifieke en universele oplossing naast elkaar te gebruiken zodat ze elkaar aanvullen. Bijvoorbeeld door AFAS Online voor klantdossiers te gebruiken, en een universele tool voor het veilig e-mailen en delen van bestanden.

Documenten in accountancy processen

In accountancy processen heb je veel te maken met documenten. Bijvoorbeeld als een klant een advies voor een financieringsaanvraag vraagt. Klanten moeten hiervoor documenten zoals facturen en een kopie van hun paspoort naar de accountant sturen. Dit gebeurt meestal in een e-mail of via WeTransfer. De documenten worden doorgestuurd naar collega’s en de data komt op allerlei plekken terecht. Voor gevoelige informatie zoals facturen en een kopie van een paspoort is dit ongewenst.

Sharefile lost dit op met een uploadlink. Via deze link kan de klant zijn documenten uploaden. De documenten komen dan gelijk in de map van de juiste klant terecht. Sharefile is een clouddienst. Je bestanden worden dus niet lokaal opgeslagen, maar in de cloud. Dit kan zijn in een publieke cloud dienst (bijv. Microsoft Azure), maar ook in eigen (private) cloud omgeving. Je kunt namelijk zelf bepalen waar de data staat.

Wat kan je meer wanneer jouw bestanden in de cloud staan?

Het opslaan van je bestanden in de cloud levert je veel voordelen. We bespreken er vijf.

1. Versiebeheer

Zoals we net zagen in het voorbeeld van Jan met zijn notulen, is versiebeheer een tijdrovende klus waar snel fouten insluipen als iedereen een document lokaal opslaat. De cloud biedt hier uitkomst. Als een document in de cloud opgeslagen staat, kan iedereen zijn of haar wijzigingen in de cloud in het document aanbrengen. Zo is de meest recente versie van een document altijd beschikbaar voor iedereen en kun je altijd eerdere versies van een document inzien.

2. Delen van mappen

Ook in de samenwerking met klanten in het handig om een plek te hebben die voor iedereen toegankelijk is. Zo voorkom je ook in deze setting dat er meerdere versies van documenten rondzweven. Maar het is natuurlijk niet wenselijk dat een klant toegang heeft tot interne documenten van jouw organisatie. Daarom kun je in de cloud ook specifieke mappen delen met je klanten. De klanten hebben toegang tot hun eigen map. Via deze map kunnen bestanden uitgewisseld en aangepast worden. Alles staat op één plek en er is duidelijk overzicht.

3. Je klanten helpen

Voor een klant is het soms maar ingewikkeld. Want wat moet hij nou precies aanleveren, en in welk format? Via de cloud kun je je klant hier eenvoudig bij helpen. Upload bijvoorbeeld templates, zodat de klant precies weet hoe hij zijn bestanden aan moet leveren.

4. Veilig (grote) bestanden delen

Het delen van (grote) bestanden op een veilige manier is niet simpel. Consumentendiensten zoals WeTransfer zijn hiervoor niet toereikend. Een dergelijke service kan vaak wel garanderen dat je data veilig bij de ontvanger komt. Maar je hebt verder geen grip op je data. Je weet niet waar de data staat en wie er toegang tot heeft. Het is ook niet mogelijk om toegang voor bepaalde personen te ontzeggen.

Met een cloudservice is dit heel simpel te realiseren. Je deelt een map of bestand en beveiligt deze met een wachtwoord of two-factor authentication. Een onbevoegde komt zo niet bij de documenten.

5. Inzicht in bestandgebruik

Je medewerker Piet is op een familieverjaardag, waar hij na tijden zijn oom Rutger weer ziet. Oom Rutger vraagt geïnteresseerd naar Piets loopbaan. Piet vertelt enthousiast over zijn werk als accountant en voor welke klanten jouw organisatie mag werken. Eén van die klanten kent oom Rutger wel, het is namelijk een concurrent van het bedrijf waar hij voor werkt. En voor je het weet gaat de situatie als volgt. “Draaien ze trouwens een beetje een goed jaar? Laat eens even zien? Nee joh, ik ga er echt niks mee doen.” En drie bier en een klein beetje sociale druk later, laat Piet de cijfers van de klant aan de concurrent zien.

Een onwenselijke situatie! Met een cloudoplossing heb je altijd inzicht in wie wanneer welk bestand geopend heeft. Je ziet het dus wanneer Piet op zaterdagavond in de cijfers van heeft gekeken van een klant waar hij op dat moment niks voor hoefde te doen.

Waarom een documentoplossing?

Een universele documentoplossing biedt een aanvulling op een specialistische oplossing. Ook sensitieve documenten die niet in een klantdossier thuishoren, bestaan in jouw organisatie. En ook deze documenten wil je veilig hebben. Volgens de AVG ben je bovendien verplicht om datalekken te voorkomen. Je moet weten waar je bestanden zich bevinden en de mogelijkheid hebben om toegang in te trekken. Een universele cloudoplossing biedt deze functionaliteiten.

Citrix Sharefile: volledig geïntegreerd in jouw werkplek

Citrix Sharefile is een universele cloudoplossing. Hiermee kun je niet alleen e-mails, maar ook bijlagen veilig versturen. Door middel van single sign-on hebben jij, je collega’s en klanten eenvoudig toegang tot alle benodigde documenten. Voor extra beveiliging kun je gebruik maken van two-factor authentication. Hiermee voorkom je dat documenten in verkeerde handen terecht komen.

Niet alleen het delen van documenten is veilig, maar ook het inzien van je documenten kan op een veilige manier met Citrix Sharefile. Via een app kun je altijd je data inzien, zonder dat deze lokaal op je apparaat opgeslagen wordt. Sharefile is te benaderen op de traditionele manier via Windows Verkenner, maar ook via een webportal.

Wil je meer zien van Citrix Sharefile? Vraag dan hier een demo aan!