Workspace 365 versus de online werkplek van Hupra voor accountants

Wat is het verschil tussen Workspace 365 en de online werkplek van Hupra? Pas op dat u geen appels met peren vergelijkt. In deze blog zetten we de overeenkomsten en verschillen uiteen.

Software voor accountants wordt steeds vaker als SaaS aangeboden. Ook uw kantoor werkt waarschijnlijk voor een groot deel online. De overstap naar een volledige online werkplek wordt steeds logischer. Zeker als u al met Microsoft 365 werkt of dat overweegt. Maar welke online werkplek is het beste voor u? Een van de mogelijkheden die u tegen zult komen is Workspace 365. Waarin verschilt deze dienst van de online werkplek die Hupra aanbiedt?

Wat is Workspace 365?

Workspace 365 is ontwikkelt door softwareontwikkelaar New Day at Work. Het is een webbased werkplek die als het ware een schil om Microsoft 365 heen vormt. U kunt het zien als een soort portal of intranet, van waaruit u al uw werkzaamheden doet.
Workspace 365 gebruikt de browser als operating system. Vanuit één centraal startpunt heeft u toegang tot uw e-mail, documenten en applicaties. Het is per medewerker aangepast op basis van de rol en rechten. Workspace 365 versimpelt de toegang tot applicaties via een Single Sign On oplossing.

Dankzij een koppeling aan Azure Active Directory opent u webapplicaties en Windows applicaties in de browser zonder apart in te loggen. SharePoint is de onderliggende technologie voor de opslag van documenten. Workspace 365 presenteert de documenten in een structuur die gebruikers gewend zijn.

Wat zijn de overeenkomsten tussen Workspace 365 en de online werkplek van Hupra?

Ook Hupra heeft een online werkplek ontwikkeld. Wij worden nog wel eens gevraagd naar de verschillen met Workspace 365. Net als bij de online werkplek van Hupra werkt Workspace 365 via internet. U kunt beide daarom via elke device benaderen. U werkt vanuit een centrale omgeving en van daaruit gaat u naar de applicaties toe. Bent u ingelogd op de werkplek, dan hoeft u niet nogmaals in te loggen op de verschillende applicaties.

In beide gevallen betaalt u een vast bedrag per werkplek per maand. U kunt gemakkelijk op- en afschalen als u meer of minder werkplekken nodig heeft.
Ogenschijnlijk lijken Workspace 365 en de online werkplek van Hupra dus op elkaar. Toch zijn het twee diensten die wezenlijk van elkaar verschillen.

Waarin verschilt Workspace 365 van de online werkplek van Hupra?

Workspace 365 vereenvoudigt de toegang tot informatie en applicaties. Het is software die webapplicaties samenbrengt in een dashboard. Dat is iets anders dan een all-in werkplek zoals Hupra die term gebruikt.

Bij Workspace 365 werkt u vanuit de browser en gebruikt u alle applicaties en documenten in een webbased versie. U gebruikt bijvoorbeeld niet de volledige versie van Outlook, maar de webmail variant. Dat betekent dat er minder functionaliteiten beschikbaar zijn. Bent u nu gewend om Outlook te gebruiken, dan doet u dus een stap terug.

Hetzelfde geldt voor documenten. Die gebruikt u webbased via Sharepoint. Elk bestand dat u opent kost tijd, omdat het nog opgehaald moet worden. Het is maar een kleine vertraging, maar als u veel verschillende bestanden opent merkt u wel verschil. Juist in de accountancy zult u veel bestanden raadplegen. Goed om u dat dus vooraf te realiseren. Realiseert u ook dat Microsoft 365 webversies biedt van de Office programma’s zoals Word en Excel. U kunt ze prima openen, maar niet alle functies zijn beschikbaar.

Kunt u dan niets meer lokaal gebruiken?

Mist u bepaalde functionaliteiten in Workspace 365, dan kunt u dat oplossen door lokaal te werken. Maar dat brengt ons bij een belangrijk bezwaar: hoe borgt u als organisatie dan nog de veiligheid? De beveiliging van Workspace 365 beperkt zich namelijk tot de webbased omgeving.

U kunt via instellingen het lokaal gebruik van documenten verbieden. Dat is echter lastig als uw medewerkers niet voldoende hebben aan de functionaliteiten in de webomgeving. Staat u het wel toe, dan is het dus mogelijk dat bestanden op lokale apparaten opgeslagen worden. Denk aan Word en Excel bestanden met gevoelige data of complete Outlook bestanden.

Het beveiligen van de lokale apparaten is in dat geval een voorwaarde. Dat is mogelijk met onder andere een goede virusscanner en versleuteling van de harde schrijf. Het is echter lastig om het goed te beheersen, want uw medewerkers kunnen op elke device inloggen. Ook op hun privé computer of tablet.

Hoe werkt dat in de online werkplek van Hupra?

De online werkplek van Hupra is een all-in online werkplek die wij ontwikkeld hebben op basis van Citrix. De werkplek bevindt zich in de cloud, u werkt dus als het ware in het datacenter. Alle applicaties, ook uw branchespecifieke software, integreren wij in de werkplek. Bent u aangemeld bij de online werkplek, dan werkt u dus in de cloudomgeving. Dat biedt de volgende voordelen:

• U maakt geen gebruik van de webversies van applicaties, maar heeft de volledige functionaliteiten tot uw beschikking.
• Documenten hoeven niet opgehaald te worden, maar zijn direct beschikbaar.
• U werkt volledig extern en maakt dus geen gebruik van de rekenkracht en het geheugen van uw laptop of andere device. Er is minder werkgeheugen nodig en u hoeft dus minder te investeren in de laptops en computers.
• De data blijft binnen de cloudomgeving en komt niet op de lokale apparaten te staan.

Inclusief onderhoud, beveiliging en helpdesk

De Hupra online werkplek is een all-in werkplek, waar daadwerkelijk alles inbegrepen is. Ook onderhoud, beveiliging en de helpdesk. Onder onze beveiliging valt onder andere het back-upbeheer. Door goed back-upbeheer kunnen we in één keer al uw bestanden herstellen, als u met een virus te maken krijgt. Bij Workspace 365 is dat niet het geval, tenzij u het apart regelt.

Workspace 365 kosten in vergelijking met de Hupra online werkplek

Workspace 365 wordt door partners van de softwareleverancier aangeboden in verschillende pakketten. De Workspace 365 prijzen verschillen, afhankelijk van wat er wel en niet inbegrepen is. Op het eerste gezicht lijkt Workspace 365 goedkoper dan de online werkplek van Hupra. Dat is zonder extra’s. Om een goede vergelijking te maken, moet u kijken naar de kosten van Workspace 365 plus de lokale beveiliging. Dus per device de virusscanners en versleuteling van de harde schijf.

En kijk ook het updatebeleid. Updates bevatten vaak oplossingen voor beveiligingsproblemen. Loopt u achter, dan bent u een gemakkelijk doelwit voor hackers.

Besteed daarnaast ook aandacht aan het back-upbeheer en de kosten voor ondersteuning van uw medewerkers. Wie kunnen zij bellen als ze er niet uitkomen en zijn die kosten inbegrepen?

In deze blogs vertellen wij u meer over een cyberaanval en over het wapenen van uw bedrijf daartegen. De blogs zijn gericht op de logistieke sector, maar de gevolgen zijn in de accountancy even ingrijpend.

Maak de juiste vergelijking

Het zou zonde zijn als u denkt het voor elkaar te hebben, maar voor verrassingen komt te staan. Omdat de veiligheid niet volledig geborgd is of omdat u daar extra voor moet betalen. Of omdat de functionaliteiten niet voldoende zijn voor uw organisatie. Wees daarom kritisch: is daadwerkelijk alles geregeld? Blijf nadenken over de volledige integrale infrastructuur en vergelijk dan de totale kosten.