<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=633881&amp;fmt=gif">

Hoe kan ik als accountant veilig in de cloud werken?

Successful business woman with a tablet computer

Accountants krijgen toegang tot bedrijfsgevoelige informatie van hun klanten. Zij vertrouwen erop dat het in veilige handen is. Ze verwachten dat u accuraat omgaat met de cijfers en er alles aan doet om informatie zorgvuldig te verwerken en veilig op te slaan. Wat vroeger op papier heen en weer ging en later met USB-sticks of via mail werd gedeeld, wordt nu steeds vaker in de cloud gezet. De inrichting en veiligheid van cloudoplossingen zijn in handen van de IT-professionals. Dat zijn immers de specialisten. Wat kunt u zelf doen om een veilige omgeving ook veilig te houden? Want in een kluis ligt ook alles veilig opgeborgen, totdat iemand de deur open laat staan. Of, zoals in de IT, een vreemde de toegangscode krijgt.

Hoeveel wachtwoorden gebruikt u?

We gaan er in dit blog gemakshalve vanuit dat binnen uw bedrijf alles goed is geregeld. U werkt met een goed beveiligd netwerk en alle software is volledig up-to-date. Om uw medewerkers op de verschillende softwarepakketten in te loggen, hebben ze een wachtwoord nodig. En om veiligheidsredenen moeten die wachtwoorden uniek zijn. En dan kan het snel misgaan. Want wie is in staat om tien tot wel twintig unieke wachtwoorden te onthouden? Dat lukt bijna niemand en doet dus ook bijna niemand. Dus gebruiken we allemaal bij voorkeur hetzelfde wachtwoord voor de verschillende programma’s of hebben we een apart document waarin alle wachtwoorden zijn opgeslagen. En dat brengt risico’s met zich mee. Vandaar dat er Single Sign On (SSO) is ontwikkeld. Hiermee logt u in op één cloud-werkplek, waarna alle software en informatie waartoe u bent geautoriseerd, meteen beschikbaar is. Dat biedt, onder meer, deze voordelen:

  • Uw benodigde software en informatie is overal beschikbaar, onafhankelijk waar u inlogt.
  • Met Single Sign On is het voor u en uw bedrijf veel gemakkelijker om AVG-proof te werken.

Extra zekerheid bij het inloggen

Single Sign On is een eenvoudige manier om overal en altijd in te loggen. Maar juist die eenvoud maakt het proces ook kwetsbaar. Vandaar dat Two Factor Authentication is toegevoegd aan de inlogprocedure. Na het invoeren van het wachtwoord wordt er via een mobiele app om een extra bevestiging gevraagd. Die app geeft een unieke code die u aanvullend op uw wachtwoord moet invoeren. U kunt het vergelijken met het inloggen op Mijn DiGiD met behulp van de MijnDigiD-app. De veiligheid van deze inlogprocedure zit ‘m in het feit dat niemand op uw account kan inloggen zonder uw persoonlijke wachtwoord én uw smartphone. Misschien lijkt het omslachtig, maar het apart invoeren van wachtwoorden voor elk programma dat u dagelijks gebruikt, kost veel meer tijd. Ook is het veiliger om twee inlogfactoren te gebruiken vergeleken met een enkel wachtwoord per programma.

Veilig delen van documenten

Als accountant bent u voortdurend bezig met het bewerken en uitwisselen van bestanden, zowel binnen de organisatie als met uw klanten. Regelmatig overschrijden die bestanden de limiet van 10 MB en kunnen ze niet per mail worden verzonden of ontvangen. Het gebruik van onlineservices als WeTransfer of Dropbox ligt dan voor de hand, maar dat is niet verstandig. De informatie wordt immers gedeeld met een partij waarvan het maar de vraag is wie de eigenaar is, waar het bedrijf is gevestigd en hoe veilig de dienst is ingericht. Bestanden die niet per mail kunnen worden verstuurd, kunt u veilig delen via de ShareFile-oplossing in de accountants-werkplek. Hiermee blijven de bestanden gewoon opgeslagen in de private cloud. U geeft de beoogde ontvanger toegang tot alleen die specifieke files of mappen. Op dezelfde wijze kan uw klant ook documenten uploaden. Via een beveiligde link kan uw klant bijvoorbeeld een kopie van een identiteitsbewijs toevoegen aan het klantdossier. Dan heeft u deze bestanden ook niet meer in uw beider mailboxen zitten. Bij ShareFile kunt u per bestand of map de rechten voor het raadplegen, bewerken, uploaden en downloaden vastleggen en veranderen. Dat is ook nodig om te voldoen aan de privacywet AVG.

Naast wat u zelf kan doen, helpt de accountancy-werkplek van Hupra u met andere veiligheidsissues:

  • de beveiliging van de cloud-service,
  • continuïteit van de cloud-service
  • de back-up
  • veilig e-mailen

Dit staat duidelijk omschreven in het gratis Whitepaper. Klik op onderstaande button om deze downloaden.

veilige ict accoutants

De vier kenmerken van Hupra!

Bij Hupra gaan wij maximaal voor onze klanten. Wij zoeken altijd naar de beste oplossing voor uw ICT-omgeving; een kwalitatieve combinatie tussen veiligheid en gemak. Persoonlijk contact is hierbij enorm belangrijk. Zo zorgen wij dat u altijd & overal gerust aan het werk kunt.

Lees meer over ons ⟶
setup a secure wifi network

Gratis e-book over het inrichten van een veilig wifi-netwerk

In dit e-book bespreken we een aantal belangrijke zaken waarmee u rekening dient te houden bij het inrichten van een veilig wifi-netwerk.

Download direct ⟶
veilig bestandbeheer Hupra ICT

Gratis whitepaper over veilig bestandsbeheer!

Hoe zorgt u er eenvoudig voor dat uw bestanden goed toegankelijk zijn en waarborgt u tegelijk de veiligheid van uw bedrijfsgegevens? Lees het in dit whitepaper

Download direct ⟶