Cloud implementaties en migraties: doe het nooit alleen!

Binnen korte tijd is de cloud de steunpilaar geworden van veel bedrijven. Volgens een recent onderzoek gebruiken twee op de drie bedrijven in Nederland de cloud om efficiënter te werken. Wellicht denkt uw organisatie er ook al enige tijd over na om over te stappen naar de cloud. Cloudmigratie en -implementatie vragen een gedegen planning. U maakt namelijk niet alleen een beslissing voor uzelf, maar ook voor uw medewerkers. Als alle neuzen dezelfde kant op staan verloopt de implementatie van de cloud snel en gemakkelijk. In deze blog vertellen wij u waar u op moet letten wanneer u een cloudoplossing wilt integreren of migreren.

1. Wat is een cloudmigratie en -implementatie?

2. Stappenplan cloudmigratie en -implementatie

   2.1 Van uw werknemers wilt u graag het volgende weten

   2.2 Binnen de organisatie zijn de volgende vragen belangrijk om te stellen

   2.3 Uw ICT-Legacy

   2.4 Bouw & Inrichting

   2.5 Support voor, na en tijdens de overstap

3. De veranderende rol van de cloud

4. Cloudmigratie: van cloud naar cloud

5. Migreren naar de cloud: doe het niet alleen!

Wat is een cloudmigratie en -implementatie?

Cloudmigratie is het proces van verplaatsen van bestaande IT-systemen, data en applicaties naar de cloud. Dit kan zowel van een on-premise omgeving naar de cloud zijn, als tussen verschillende cloudomgevingen.

Cloud implementatie is het proces van het instellen en configureren van cloudomgevingen en het implementeren van applicaties en data in deze omgevingen. Beide processen zijn onderdeel van het overstappen naar werken in de cloud.

Stappenplan cloudmigratie en - implementatie

Voor en na de installatie van een cloudoplossing zijn er vijf stappen nodig om de cloudmigratie en -implementatie goed te laten verlopen. Hiervoor inventariseert u vooraf bij uw medewerkers en binnen het bedrijf welke wensen, eisen en voorwaarden er zijn. Op deze wijze creëert u draagvlak voor de veranderende werkomgeving.

1. Van uw werknemers wilt u graag het volgende weten:

• Wat willen de gebruikers?

U peilt de bereidheid van uw medewerkers om de overstap richting de cloud te maken. Hierbij is het belangrijk om inzichtelijk te maken wat zij verwachten van werken in de cloud. Het managen van verwachtingen is hierbij de eerste stap.

• Welke programma’s gebruiken gebruikers?

U stelt een lijst op met noodzakelijke programma’s. Wellicht zijn er programma’s waar uw medewerkers veel gebruik van maken, die niet door de IT-afdeling zijn geïnstalleerd. Het is vaak nodig om een onderscheid te maken tussen essentiële en niet essentiële programma’s. 

• Wat zijn de eisen van de gebruikers?

Hierbij stelt u vast welke harde eisen er zijn. Denk hierbij aan zaken zoals voldoende opslagcapaciteit of programma’s waarin makkelijk vanaf een afstand kan worden samengewerkt.

• Bepaal het draagvlak

In het ene bedrijf zijn medewerkers direct enthousiast over de voordelen van het werken in de cloud, terwijl het in andere bedrijven even duurt voordat iedereen aan boord is. Bekende manieren om het draagvlak te verbreden zijn trainingen en communicatiecampagnes.

2. Binnen de organisatie zijn de volgende vragen belangrijk:

• Aan welke randvoorwaarden moet een systeem voldoen?

Als bedrijf stelt u bepaalde eisen aan een cloudoplossing. Afhankelijk van de diensten die u aanbiedt kunnen de eisen anders zijn. Voor financiële dienstverlener vraagt een cloudomgeving om extra aandacht voor security en de veiligheid van gevoelige gegevens. Terwijl zakelijke dienstverleners onderweg de voorkeur geven aan onbeperkte toegang tot de systemen vanaf wisselende locaties.

• Wat is er nodig voor een veilige werkomgeving?

Iedere sector en branche werkt met zijn eigen veiligheidsnorm. In de zorg is de NEN 7510 een gouden standaard als het gaat om informatieveiligheid. In andere sectoren zijn ISO-certificeringen (ISO 27001 of de ISO 9001) op het gebied van informatieveiligheid noodzakelijk om in aanmerking te komen voor een opdracht.

• Welke koppelingen en integraties zijn vereist?

In dit geval vraagt u zich af welke programma’s onmisbaar zijn voor het voortbestaan van uw organisatie. Dit zijn de eerste programma’s die geïntegreerd moeten worden in uw cloudoplossing. Indien nodig kan hiervoor maatwerk worden verricht.

• Verschillen in rollen en toegangsrechten

Voordat u de overstap maakt naar de cloud is het verstandig om na te denken over de verschillende rollen en toegangsrechten binnen uw organisatie. Hierbij definieert u welke bestanden, programma’s en taken noodzakelijk zijn voor welke medewerkers. Het is ook  mogelijk om alleen medewerkers die bestanden nodig hebben toegang te geven tot deze zaken. De overgang naar de cloud kan daarmee een gelegenheid zijn om rollen en toegangsrechten opnieuw in te richten.

• Kies een leverancier met ervaring in uw branche

Niet iedere organisatie is hetzelfde. In de meeste branches gelden verschillende wetten en regels. De werkwijze verschilt ook vaak van organisatie tot organisatie. Het maakt veel verschil of u digital natives wegwijs moet maken in de cloud of oudere medewerkers die eindelijk gewend zijn aan de oude systemen. Het is dan ook van groot belang dat de projectleiding ervaring heeft in uw branche. Op deze manier weet u zeker dat uw oplossing voldoet aan de wet- en regelgeving en de normen die gelden in uw branche. U kunt er daarnaast van op aan dat uw medewerkers op een goede manier worden begeleid in de overgang naar de cloud. Lees hier meer over het kiezen van de juiste cloudleverancier.

3. Uw ICT-legacy

Ieder bedrijf heeft al een computersysteem waarmee wordt gewerkt. Dit is uw legacy, oftewel uw nalatenschap wanneer u overgaat naar werken in de cloud. Hierbij houdt u rekening met het volgende:

• Welke applicaties kunnen niet mee tijdens de migratie naar de cloud?

Er wordt soms gedacht dat maatwerkprogramma’s niet mee kunnen tijdens de cloudmigratie. Gelukkig is dit niet waar. Ook programma’s met een fysieke component, zoals een barcodescanner, kunnen gewoon worden overgezet naar de cloud. Dit gebeurt door middel van virtualisatie. Hierbij wordt gezocht naar de best mogelijke manier om al uw bestaande programma’s en gegevens over te zetten. Kortom, iedere applicatie vindt zijn weg naar de cloud. 

Soms is het simpelweg makkelijker om een alternatief programma te gebruiken bij de overstap naar de cloud. Denk hierbij bijvoorbeeld aan urenregistratieprogramma's. 

Als u een specifiek programma meeneemt naar de cloud kan het programma door middel van maatwerk toch in de cloud gebruikt worden. In sommige gevallen wordt gebruik gemaakt van een hybride systeem, waarbij de oude applicatie op een lokale server beschikbaar blijft. Door deze aan de cloud te koppelen is deze applicatie via de cloud benaderbaar.

4. Bouw & Inrichting

Wanneer u de voorgaande drie stappen met succes heeft doorlopen is het grote moment aangebroken dat uw cloudomgeving wordt gebouwd. 

• Hoelang duurt de bouw & inrichting van de cloudomgeving?

De doorlooptijd van de bouw van de cloud is afhankelijk van de omvang van het project. Bij het gebruik van veel voorkomende programma’s, zoals het Microsoft Office pakket kan de overstap binnen enkele dagen geregeld zijn. Bij maatwerk duurt dit vaak langer.

• Kan de cloud voor livegang getest worden?

U wilt uiteraard een zo soepel mogelijke transitie naar de cloud maken. U kan voor livegang in een testomgeving zien hoe de cloud implementatie eruit ziet. 

• Hoe gaat de cloudmigratie en cloud implementatie in zijn werk?

Meestal is cloud implementatie aan soepel proces. Uw medewerkers werken op de ene dag nog op de lokale systemen en de volgende dag kunnen zij inloggen in de cloud. De migratie van uw (maatwerk-)programma’s naar de cloud regelen wij. Op het moment van overgang is al uw data beschikbaar in uw gloednieuwe cloudomgeving.

5. Support voor, tijdens en na de overstap

Als de cloud implementatie rond is en uw medewerkers tevreden hun werkzaamheden uitvoeren, kan het zijn dat u toch nog af en toe een vraag heeft. 

• Hoe is de ondersteuning geregeld?

Wanneer u na een cloud implementatie en/of cloudmigratie vragen heeft over zaken als back-ups, het toevoegen van nieuwe rollen en andere belangrijke vragen kunt u bij uw cloudleverancier terecht. Controleert u vooraf welke ondersteuning uw cloudleverancier biedt. 

• Wie zorgt voor de ondersteuning van uw legacy-applicaties?

Wanneer u legacy-applicaties blijft gebruiken in de cloud, zijn dit vaak maatwerkkoppelingen. Wanneer u grote wijzigingen in de cloudomgeving doorvoert, kan dit betekenen dat er ook zaken vernieuwd moet worden aan de manier waarop uw legacy-applicatie werkt. Zorg dat u vooraf duidelijk heeft wie u hiervoor kan inschakelen.

• Wie regelt het beheer in de cloudomgeving?

Tijdens de cloud implementatie maakt de leverancier vaak nieuwe werknemers aan in het systeem en deelt hen de rollen toe die u heeft opgegeven. Later kunt u dit zelf of door een IT-werknemer laten aanpassen wanneer er een wisseling van het personeelsbestand plaatsvindt. Diegene kan ook rechten toekennen of wegnemen.

• Hoe zijn de updates geregeld na de cloudimplementatie?

Na de cloudimplementatie is het noodzakelijk om de cloudomgeving regelmatig te updaten. Bij deze updates worden gaten in de digitale beveiliging gedicht. Dit gebeurt zoveel mogelijk buiten uw werktijden om en zorgt ervoor dat altijd volgens de laatste veiligheidseisen werkt. 

De veranderende rol van de cloud

Net als iedere ICT-oplossing is ook de cloud een uitdaging om goed te integreren in uw organisatie. Wij mensen houden nu eenmaal niet van veranderingen, dus is het voor werknemers goed om te weten waarom ze de overstap maken naar de cloud.

De rol van de cloud is de afgelopen jaren sterk veranderd. Vroeger werd de cloud vooral gebruikt als een plaats om data op te slaan en te delen. Bedrijven zetten het bijvoorbeeld in voor de marketingafdeling, die in de cloud met het CRM-systeem kon werken. Nu wordt de cloud steeds vaker gebruikt als een basisinfrastructuur voor veel verschillende soorten toepassingen en diensten. Tegenwoordig worden programma’s vaak door meerdere afdelingen gebruikt en lopen rollen en functies vaak door elkaar. Zo wordt een CRM-systeem niet meer alleen door de marketingafdeling gebruikt, maar ook de sales- of administratieafdeling krijgt te maken met het CRM-systeem.

Bedrijven kiezen steeds vaker voor cloudoplossingen omdat ze meer flexibiliteit en schaalbaarheid bieden, waardoor ze snel kunnen reageren op veranderende zakelijke behoeften. De cloud maakt ook nieuwe businessmodellen mogelijk, waaronder de opkomst van het bedrijfsmodel software als service (SaaS), waarbij software wordt geleverd als een abonnement en niet als een product.

Cloudmigratie: van cloud naar cloud

Door de groei van uw bedrijf vinden er op meerdere vlakken veranderingen plaats. Om ervoor te zorgen dat een cloudomgeving toegankelijk is voor elke werknemer of goed integreert met andere software, is het soms nodig om over te stappen van een publieke cloud naar een hybride cloud. Iedere cloudmigratie brengt de nodige integratie-uitdagingen met zich mee. Om een paar voorbeelden van cloudmigraties te noemen:

• Het verschuiven van infrastructuur en applicaties van de ene publieke cloud naar de ander;
• Van een publieke cloud naar een private cloud;
• Van on-premise systeem naar een private cloud.

Afhankelijk van uw wensen en mogelijkheden zijn er verschillende cloudoplossingen mogelijk om uw bedrijf online optimaal te laten functioneren.

Migreren naar de cloud: doe het niet alleen!

Cloud implementatie of cloudmigratie is een strategisch proces dat de nodige kennis en kunde vereist. Veel (kleine) bedrijven zonder interne IT-afdeling kunnen daarom opkijken tegen dit proces. Dat is gelukkig nergens voor nodig. Ook zonder (grote) IT-afdeling maakt u gemakkelijk de overstap naar de cloud. Cloudarchitecten zijn hierbij het antwoord! Dit is een externe partij of persoon die u helpt en adviseert over de migratie, implementatie of installatie van de cloud. Een cloudarchitect geeft u advies op maat. 

Het succesvol implementeren van een cloud is een vak apart. Hupra ICT heeft jarenlange ervaring en helpt u als ICT-partner graag bij de overstap naar de cloud. U hoeft dit dus niet alleen te doen. Een strategisch plan én een goede cloud-partner ondersteunen u tijdens dit process.

Wilt u meer weten over hoe uw bedrijf succesvol gebruik kan maken van de cloud? Download dan ons GRATIS vernieuwde e-book!