Hoe regelt u de bewaarplicht in de cloud?

Archiefkasten vol ordners, kijk er nog maar eens naar, want dat beeld verdwijnt. Nieuwe generaties zullen het woord ordner niet eens meer kennen. 7 tot 10 jaar lang mappen met klantadministraties bewaren? Het hoeft niet meer, als u naar de cloud gaat. Dat klinkt ideaal, maar werkt het ook goed genoeg en voldoet u dan precies aan de fiscale bewaarplicht?

Wat verwachten uw klanten?

Als accountantskantoor besteedt u vermoedelijk meer aandacht aan de bewaarplicht dan de meeste van uw klanten. Sterker nog, veel klanten gaan er waarschijnlijk van uit dat u de bewaarplicht voor ze waarborgt. Het is goed om daar duidelijke afspraken over te maken. Misschien verwacht uw klant wel meer van u dan realistisch is. Tegelijkertijd, is het volledig ontzorgen van uw klanten een mooie manier om u te onderscheiden van andere accountantskantoren.

De bewaarplicht: waar moet u op letten in deze digitale tijd?

Spreek je over de bewaarplicht, dan roept vrijwel iedereen ‘7 jaar’. Maar er zijn een aantal zaken waar lang niet iedereen van op de hoogte is. Zeker nu steeds meer digitaal gaat. U mag bijvoorbeeld van de Belastingdienst fysieke facturen wel digitaal opslaan, maar digitale facturen niet fysiek.

Ook aan de conversie van een fysiek document naar een digitaal document stelt de Belastingdienst eisen. U moet de gegevens volledig overzetten. Ook bijlagen van het document horen daarbij. En u moet aandacht besteden aan echtheidskenmerken, zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk. Lukt dat niet, dan verplicht de Belastingdienst u dat met technische of organisatorische maatregelen te compenseren.

Het doel is dat u de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van de gegevens waarborgt. Een concreet voorbeeld hiervan is niet alleen een factuur opslaan, maar ook de e-mail waarin deze factuur als bijlage zat. Zodat herleidbaar is, dat de factuur niet aangepast is.

Alle aanwijzingen kunt u vinden in de publicatie "Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht" van de Belastingdienst.

Wat verwacht u van uw IT-leveranciers?

Waar uw klanten verwachten dat u het regelt, verwacht u wellicht dat het door uw IT-leveranciers geregeld is. Alles is immers opgeslagen in de cloud en er wordt een back-up gemaakt. De vraag is echter: hoe lang gaat die back-up terug?

Stel bijvoorbeeld dat een medewerker, opzettelijk of onopzettelijk, een onderdeel van de administratie verwijderd. Dat is alleen via een back-up terug te halen, als u het binnen de standaard back-up tijd van 30 dagen ontdekt. Daarna is het weg. Natuurlijk, het is een scenario waar u niet vanuit wilt gaan. Zeker niet als u eraan denkt dat een medewerker zoiets uit kwade wil zou doen. Maar we kennen accountantskantoren waar het toch echt gebeurd is.

Welke IT-oplossingen zijn er om aan de bewaarplicht te voldoen?

We zien dat de meeste accountantskantoren voor een van deze oplossingen kiezen:

1. Een back-up van uw cloud-werkplek  

   Kiest u voor volledige zekerheid, zorg dan dat alles van voorgaande jaren terug te halen is. Concreet betekent dat een back-up termijn, oftewel retentietijd, van 7 of 10 jaar.

2. Dossiervorming in uw online software 

   U kunt ook de dossiervorming binnen uw online software zoals Twinfield, AFAS of Exact gebruiken. Maar pas wel op, op online software zit vaak geen retentietijd van 7 of 10 jaar. Vraag dat dus wel na bij de leverancier en tref zo nodig extra maatregelen.

Welke oplossing kiest u?

Het hangt ervan af of u volledig in de cloud werkt, of alleen gebruik maakt van SAAS, ook wel online software genoemd. En van de hoeveelheid risico die u accepteert. We noemden het voorbeeld van een medewerker die een deel van de administratie verwijderd. U kunt dat een acceptabel risico vinden. Een kwestie van onmacht. Of de Belastingdienst dat ook zo ziet, is sterk de vraag.

Meer doen dan de standaard

Wilt u zeker weten dat u niet verwijtbaar bent? Dan zult u meer maatregelen moeten treffen dan standaard aanwezig is in online software. Een volledige back-up van uw systeem, die 7 tot 10 jaar bewaard blijft, is beter. Gelukkig kunnen dergelijke back-ups steeds slimmer gemaakt worden, waardoor ze minder groot zijn en de kosten meevallen.

Heeft uw kantoor een mix van webapplicaties en traditionele applicaties? Let dan ook even goed op. Het is makkelijk om iets over het hoofd te zien, waardoor gegevens niet goed bewaard worden.

De enige juiste manier?

We zouden u graag voorzien van een hapklaar antwoord: zo moet u het regelen. Maar zo werkt het niet. Elk accountantskantoor is anders, gebruikt een andere combinatie van software, heeft andere processen. Er is beleid nodig om de bewaarplicht goed te borgen. Wij maken dat beleid dat als IT-partner samen met onze klanten. Wat daarbij helpt, is dat we inmiddels veel ervaring hebben met accountants. En we zitten niet vast aan een standaardoplossing maar we zoeken een oplossing die bij uw kantoor past.

Wilt u meer weten over werken in de cloud? Download dan de gratis whitepaper speciaal voor accountantskantoren.